第一節 公文概述
什麼是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。
公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物;公文還是宣佈和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。
公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。
寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。
根據國務院辦公廳1993年11月發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批覆; 11 函; 12 會議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批覆; 11 條例; 12 規定; 13 函; 14 會議紀要。
以上兩個文件是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。
公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發;⑥編號、印發;⑦立卷(歸檔);⑧銷燬。與寫作有直接關係的是擬稿。
二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，並且便於公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
(一)發文機關(版頭)
發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。
版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
1、由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。
3、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。
至於幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。
(二)公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。
(三)祕密等級 〖HT〗公文的祕密等級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家祕密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家祕密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、祕密分別可按30年、20年、10年認定。
(四)緊急程度
緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標註在版頭左上角“祕密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。
(五)發文字號 〖HT〗發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號文件，發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。
(六)簽發人簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發佈的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裏指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。
(七)標題
公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。
公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，這裏“國務院”是發文機關;“關於加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。
擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：
1、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關於”的“關於”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。
2、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規範性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規範性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，後加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規範性文件”，就顯得既明確又簡潔。
3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。
4、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。
5、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：
國務院關於依靠科技振興農業
(八)主送機關
加強農業科技成果推廣工作的決定
主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答覆的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。
確定主送機關應注意：
1、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。
2、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。
3、批覆下級請示，只能主送原請示機關(單位)，對相關機關(單位)，用抄送。
4、普發公文，主送機關應寫規範化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。
(九)正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之後，提行空兩格書寫。(寫法見後)
(十)附件
附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充説明或提供參考資料。附件附於正文之後。
(十一)印章
印章是機關權力的象徵。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋於公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要註明會籤機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，後蓋簽名章。 黨的文件，有特定版頭的普發性文件不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。
(十二)成文時間
一般就是公文的簽發日期，標註於正文右下方。聯合行文的成文時間，以最後簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，並寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標註於公文標題之下。
(十三)附註 〖HT〗附註用以説明在公文其它區域不便説明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用於表示公文的閲讀範圍、使用方法等內容，標註於落款下另起一行空兩格位置。其中閲讀範圍是對閲讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。
(十四)主題詞 〖HT〗主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規範的詞加文種組成，以便日後按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標註上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關於深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這裏也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特徵和歸屬類別，要有層次性，並且不要與標題混同。
(十五)抄送機關
民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該瞭解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。
(十六)印發機關和時間
印發機關，為發文機關的辦公部門;印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨着辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規範，同時還將新增一些格式構成要素。
三、公文正文的寫作方法
草擬公文正文必須符合以下要求：
(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，並需另紙加以説明。
(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“1994年”不能寫成“94年”。
(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前後一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。
(五)結構層次序數，依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。
(六)公文中應使用國家法定計量單位。
(七)引用公文，應先引標題，後引發文字號，並加圓括號。
(八)用詞準確、規範。使用簡稱時，一般應先用全稱，並註明簡稱。
(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。
公文正文的寫法主要有兩條： 第一、通過敍述、説理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敍事、説理、目的(或結論)三個方面來寫的。敍事是擺事實，説理是講道理，目的(或結論)是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敍述，説理表明目的。具體來説：
(一)向上級機關寫請示性的公文，一般先敍述情況，再提自己的看法，最後提出要求，請上級機關審批。
(二)寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最後請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。
(三)向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什麼事情，再根據什麼規定，最後請示協助解決所要解決的問題。
(四)向下級機關發佈指示性的公文，通常是先寫根據什麼情況，再提應該怎樣解決，最後提出具體辦法，要求下級貫徹執行。
(五)寫覆文(對下級請示的公文的批覆)，一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審核的意見，最後要求下級按批覆執行。
通過敍事、説理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，説理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。
第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。
簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，採取的是一文一事制。寫作時，應反覆地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能説明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。 確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。
條理清楚，是指公文的佈局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即於開端處，先用極簡要文句，説明全文的目的或結論(新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”)，喚起閲者注意，使閲者腦子裏先得一個總概念，不得不繼續看下去。然後，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應採取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。
第二節 通知與函的寫作
一、通知的寫作
通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬於下行文。它適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發佈規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項;任免和聘用幹部。
(一)通知的類別
根據功用，通知可分以下類別：
1、發文通知
①批轉性通知 對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關於解決特困户住房問題意見的通知》、《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。
②轉發性通知 對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於在接待中不擺煙酒等問題的通知》;《建設部轉發國家物價局財政部關於發佈中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知》。
③發佈性通知 發佈本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《國務院辦公廳關於發佈〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。
2、知照通知
用於向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用幹部、設立或調整機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：《關於×××等四同志職務任免的通知》;《國務院辦公廳關於設立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知》;《國務院辦公廳關於暫停實行夏時制的通知》。
3、事項通知
①佈置性通知 就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、佈置工作、提出要求。例：《國務院關於在全國範圍內開展清理三角債工作的通知》。
②規定性通知 上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例：《教育部財政部關於改變研究生學習期間生活待遇問題的通知》。
③會議通知 告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼有告知和佈置作用。例：《關於召開××座談會的通知》。
(二)通知的寫法
1、標題
通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發文通知裏要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，發佈本機關自制規約文書，對重要的規章應由“頒發”、“發佈”等動詞提起。除發佈的規章應用書名號，其餘均不使用書名號和標點符號。要具體處理好“關於”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重複出現“關於”和“的通知”字樣。
2、主送機關
視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規範化的統稱。雖不屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規範化統稱。
3、正文
一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然後寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。
正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做到條理清晰，一目瞭然。
由於通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，恕不一一。
4、落款
正文結束後在右下方署名署時並蓋公章。
二、函的寫作
函屬於平行文。它適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主管部門請求批准等。 根據主動與被動，函有發(去、問)函和覆函之別。根據形式和規格，函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務的.文書，但公函的內容往往比較重要，涉及行使權力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用，格式如同一般書信，不加標題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。
(一)函的類別
本教材專指公函的分類。
1、聯繫函
①商洽性函用於單位、機關之間互相商量、接洽工作和委託對方辦理某一事項。例：《××學校關於商洽×××同志調動工作事宜的函》;《××縣人民法院關於×××遺產糾紛案託查的函》。
②詢答性函用於單位、機關之間互相詢問或答覆問題。例：《××省科學技術委員會關於詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》;《國務院辦公廳關於懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的覆函》。
3、告知函
主動將有關信息(如問題、意見、情況)告知對方。例《中國科學院關於學部委員增補結果的函》。
2、請批函
向有關主管部門請求批准事項時用請批函。這裏的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關係的業務主管單位，而請求批准的只限業務事項。例：《×××××學報關於申請廣告許可證的函》。
(二)函的寫法
1、標題
函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯繫函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答覆性質的函，文種均須標明“覆函”。
2、主送機關
頂格寫機關全稱或規範化簡稱，後標冒號。覆函的主送機關即來函單位。
3、正文
開頭 發函的開頭應簡述發函的緣由或目的;覆函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。
主體 發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項;覆函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答覆。不論去函還是覆函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。
尾語 發函一般用“專此函告”，“敬請函覆”等作結;覆函多用“此復”、“特此函覆”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。
落款 正文右下方署名署時並蓋公章。 正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸並符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。
第三節 報告與請示的寫作
一、報告的寫作
報告適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。
(一)報告的類別
1、呈報報告
這是直接向上級機關彙報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專題報告兩種。
①綜合報告 是向上級彙報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況，往往有一文數事的特點。例：《關於××市九五規劃執行情況的報告》。
②專題報告 是向上級彙報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告，往往有一事一報、迅速及時的特點。例：《關於元旦春節市場安排情況的報告》。
2、呈轉報告
這是向上級機關彙報工作情況、提出意見、建議並請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告。例：林業部《關於加強野生動物保護管理工作的報告》。
3、回覆報告
這是用於答覆上級的詢問或彙報所交辦事情辦理結果的報告。答覆報告往往是對一些重大事項的答覆，對一般性事項用函作答即可。例：××市民政局《關於擁軍優屬情況的報告》是“八·一”建軍節前開展專項活動的回覆性報告。
(二)報告的寫法
1、標題
報告標題通常由事由和文種組成。
2、主送機關
報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。
3、正文
正文由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由主要交待報告的起因、理由或註明目的、意義等，是正文的開頭;報告事項即正文的主體內容，如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與設想等;報告尾語根據類別而定，呈報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥，請批轉各地各部門執行”的要求。
4、落款
正文結束，在右下方署名署時並蓋公章。
二、請示的寫作
請示適用於向上級請求指示、批准。
(一)請示的類別
1、請求指示
如對有關方針、政策、法規、指示等不甚理解;對工作中發生的重大問題或一些新情況新問題依據原先規定難以處理;平行機關間對某一工作發生意見分歧無法統一，需要向同一上級機關請示作出裁決等等，這些都屬於請求上級指示的政策性請示。例：《關於確定××市高校行政級別的請示》。
2、請求審批
對涉及經濟、編制、物資、人事等下級機關在職權範圍內不能決定或解決的;對本單位因特殊原因不能按統一規定執行需變通處理的，這些都屬於請求上級審批的工作性請示。例：《關於××建設項目需用資金的請示》。
(二)請示的寫法
1、標題
請示標題通常由事由和文種兩部分組成。
2、主送機關
應是發文機關的直屬上級機關，且只能主送一個上級機關，不得多頭請示。如是受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。應根據隸屬關係逐級請示，不得越級請示，因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被超過的上級機關。
3、正文
請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語三部分構成。請示起因一般先説明行文的目的、依據，強調請示的必要性，為請示事項的提出作好必要鋪墊;請示事項是請示的核心內容，要求明確、具體地指出，並做到既符合政策、法規，又具有建設性、可行性;請示尾語一般有“特此請示，望於批覆”，“以上請示請批准”等慣用語。
4、落款
正文結束，在右下方署名署時並蓋公章。
(三)報告與請示比較
相同點：①兩者都屬上行文。②為督促各級領導幹部認真履行職責，對行文負全責，上報的報告、請示首頁須註明簽發人。③通常情況下，報告和請示的標題可省略發文機關。
相異點：①性質和行文目的不同，報告屬陳述性公文，其行文目的在於彙報工作、反映情況、提出意見和建議、答覆詢問等，故不要求上級機關回復;請示屬呈請性公文，其行文目的在於請求指示或審核批准，需要上級機關給予答覆。②上級機關處理原則不同，對待報告上級機關只在認為有必要時才予批覆，而對請示上級機關不管同意與否均應批覆。③篇幅容量不同，對報告雖也提倡一文一事，但像綜合報告等顯然多為一文數事且篇幅較長;對請示則嚴格要求一事一請，篇幅相對較短小。④行文時間不同，報告在事前、事中、事後均可行文;而請示必須事前行文
文萃咖
