在發展不斷提速的社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編為大家收集的檔案工作責任追究制度（精選10篇），歡迎閲讀，希望大家能夠喜歡。
為進一步加強檔案安全建設，做好檔案安全管理工作，明確責任，特制定本制度。
一、適用對象及範圍。本制度適用於本館全體工作人員。
二、適用內容及事項。違反有關政策和規定，或者有以下行為的，依照本規定追究有關人員責任。
1、不關門窗，造成檔案丟失的;
2、沒有按規定要求定期進行檔案庫房及實體安全檢查，造成檔案安全事故的;
3、安全設施及設備責任人不認真管理維護設施設備，造成設施設備損壞的;
4、檔案庫房管理人員對檔案管理不力，造成檔案損壞的;
5、違反安全管理程序辦事，造成檔案安全事故的;
6、工作中無故脱崗，延誤重大事項辦理，造成檔案安全事故的。
三、追究辦法及實施
1、實行動態跟蹤管理，隨時檢查工作人員履行職責情況。
2、將事故責任追究與個人年度目標考核結合起來，本館工作人員在本年度內發生一次以上(含一次)事故的，取消評比先進資格。
3、對出現誤事故的當事人，經調查核實，視情節輕重分別給予批評教育、通報批評、調換崗位、紀律處分等。
四、健全組織與措施。
1、加強對本館工作人員檔案安全責任追究工作的領導。成立由局(館)長為組長，其他工作人員為成員的領導小組，負責全館的檔案安全事故追究制度的.實施和監督，並具體負責事故差錯追究制度的具體工作。
2、加強對安全事故追究制度落實的檢查監督。本着“事實清楚、證據確鑿、手續齊全、處理得當”的原則，對工作中出現的安全事故行為進行責任追究。達到教育懲戒、整改糾正之目的。
為加強檔案管理工作，進一步明確工作職責，學院實行檔案工作責任追究制度，按照“誰主管、誰負責”，“誰失職、誰負責”的原則，追究相關責任人的責任。
一、分管檔案工作的院領導要把檔案工作納入學院整體發展規劃，並列入議事日程;要貫徹執行國家關於檔案工作的政策、法規，對學院檔案工作提出領導、指導性意見;研究決定檔案工作的重大事宜及時解決檔案工作中的問題和困難，逐步改善檔案工作條件，使檔案工作與學院各項工作協調發展;對檔案工作中出現的重大責任事故負有領導責任。
二、辦公室分管檔案工作的主任要定期對檔案室進行檢查，發現問題協助及時解決;要定期聽取檔案室負責人的工作彙報，監督檔案室嚴格按照各項規章制度進行檔案的管理、使用工作;要主動協調檔案室與其他部門以及檔案工作與學院其他工作的關係;對檔案工作中出現的責任事故負有領導責任。
三、各二級單位分管檔案工作的領導要將本單位的檔案工作納入工作議程，具體領導、佈置本單位檔案的整理、立卷、移交及歸檔工作;積極支持、配合學院檔案室的工作;聽取本單位兼職檔案人員的工作彙報，幫助他們解決工作中的困難;定期檢查本單位的檔案工作。對本單位檔案工作中出現的責任事故負有領導責任。
四、學院檔案室主任要組織制定檔案工作各項規章制度，並監督檔案管理人員認真履行工作職責、嚴格按照規章制度進行工作;要及時計劃安排檔案室的工作，及時進行工作總結。對工作中的問題及時向院辦主任彙報;要定期檢查檔案的保管狀況，做到七防(防火、防盜、防高温、防潮、防蟲、防塵、防光)，對破損或變質的'檔案，要及時修復或複製，遇到特殊情況，及時報告、及時處理;對檔案工作中出現的責任事故負有直接責任。
五、專職檔案人員要保守黨和國家機密、認真學習、宣傳和貫徹執行國家關於檔案工作的法規和方針政策;要認真做好檔案的收集、整理、保管、鑑定、利用等工作;要認真履行工作職責，嚴格按照規章制度進行工作，發現問題及時向主管領導彙報;對檔案工作中由於自己失誤出現的責任事故負有直接責任。
六、各二級單位兼職檔案人員要根據學院有關規定，按時並保質保量地完成本單位檔案的收集、整理、立卷歸檔工作;要主動接受院檔案室的業務監督和檢查，按規定的要求向學院檔案室移交檔案;要注意文件材料的安全和保密;對檔案工作中由於自己失誤出現的責任事故負有直接責任。
一、主題內容與適應範圍
本制度規定了綜合檔案室及其各崗位工作範圍、工作職責與權限。
二、綜合檔案室工作職責
1、認真宣傳貫徹《檔案法》以及上級對檔案工作的有關規定，切實加強對本校檔案工作的監督指導，使檔案工作更好的為學校工作服務。
2、集中統一管理本校在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
3、制定本校檔案工作計劃、管理辦法規定。
4、對本單位的檔案工作進行監督、檢查和指導，並根據需要，組織必要的業務培訓。
5、指導、監督、檢查和考核有關部門按照歸檔的範圍和要求做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。
6、負責收集、接收、整理、統計、保管、開發利用本校的各類檔案和信息資料，為本校工作服務。
7、負責根據有關檔案鑑定的規定，按期提供鑑定小組鑑定，辦理好手續，銷燬失去保存和利用價值和各類檔案材料。
8、參加基建工程竣工驗收等專項活動，及時收集、整理各種有關的技術文件資料，參加設備儀器的開箱活動，做好各種文件的歸檔工作，並提出對檔案工作的要求。
9、負責定期組織檔案管理網絡人員進行業務活動，加強業務學習，不斷提高網絡人員的業務水平。
10、加強對檔案庫房的.管理，配置必要的設備，達到上級對檔案庫房的管理要求，加強對檔案管理人員的保密教育，嚴格執行保密制度。
11、積極收集與學校各項活動有關的校內外各類信息，逐步建立完整的信息系統。
12、認真完成領導交辦的其他工作。
1、各部門及子公司負責人必須重視檔案管理工作，按有關檔案規定，經常督促、檢查本部門的工作。
2、各部門及子公司必須配備專（兼）職檔案員。
3、把各部門及子公司檔案的收集、整理、立卷情況作為部門和負責人年終考核內容之一。不按要求做的部門不能被評為先進單位，負責人不能被評為優秀個人。
4、各部門及子公司的檔案應當按要求及時上交歸檔，逾期不上交歸檔的單位，給予全公司範圍內通報批評。
5、擅自銷燬、塗改、偽造檔案的，對有關責任人給予記過處分，情節嚴重的給予記大過處分。
6、按時上交檔案的.部室及子公司年終總結大會給予公司範圍內表彰。
7、各部門及子公司的兼職檔案員，應按規定及時收集本部門產生的文件、材料和聲像資料，並按時將預立卷移交檔案室的，進行年終表揚和獎勵，並作為年終考核內容之一。不按檔案有關規定做的，本人不能被評為優秀。
一、檔案工作崗位職責
（一）分管檔案工作領導崗位責任制
1、負責本單位檔案工作，把檔案工作列入本單位發展規劃和本單位年度計劃。
2、負責審定檔案管理各項制度、辦法和措施，並做好監督檢查和貫徹執行。
3、把檔案工作列入本職工作日程和崗位職責，解決檔案管理工作中遇到的實際問題。
4、關心檔案室建設，關心檔案管理人員的生活、工作和學習。
（二）主管檔案工作領導崗位責任制
1、組織安排學習、貫徹國家檔案法律、法規和業務規範，組織制定本單位檔案管理制度、辦法、規定和控制措施，並組織檢查指導。
2、按照有關規定和要求抓好本單位檔案管理工作。
3、負責組織對檔案工作和文書立卷工作進行監督檢查指導。
4、組織檔案人員學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理人員業務素質和專業技能。
（三）檔案人員崗位責任制
1、檔案工作人員要忠於職守，遵守紀律，具備專業知識，貫徹執行檔案法律、法規、方針、政策和業務規範。
2、集中管理好本單位各種門類、各種載體檔案，維護檔案的完整與安全。
3、建立健全檔案管理制度，實現檔案管理標準化、規範化、現代化。
4、對本單位下屬單位的檔案工作和本單位各業務部門文件材料的'形成、積累和立卷歸檔工作進行監督指導，確保案卷質量。
5、參與科研項目、技改項目鑑定，參與基建工程項目竣工驗收和設備開箱驗收，各種文件材料及時歸檔。
6、定期鑑定檔案，提出銷燬意見。
7、努力開發檔案信息資源，編寫有關參考資料，搞好利用服務工作。
8、完成領導和上級檔案部門交辦的有關工作。
（四）各業務部門及其負責人和文書處理人員（即檔案管理網絡成員）崗位責任制
1、各業務部門要把文件材料的形成、積累和立卷移交列入本部門的工作職責和工作程序。
2、各業務部門負責人負責本部門文件材料的形成、積累和按時立卷歸檔，並納入其崗位職責和工作議程。
3、各業務部門文書處理人員
3.1 熟悉本部門基本業務，掌握本部門文件材料形成、積累規律和立卷歸檔的基本知識與操作技能。
3.2 按照本單位檔案分類大綱、編號方案、歸檔範圍和保管期限，做好文件材料的收集、整理和分類組卷。
3.3 按照本單位立卷歸檔制度規定的歸檔範圍、時間和要求，向檔案部門移交檔案並辦理交接手續。
3.4 積極參加上級和本單位舉辦的檔案業務培訓學習，提高文書處理和檔案業務素質。
3.5 接受本單位檔案人員和上級檔案行政管理部門的監督、指導。
二、獎勵辦法
有下列績效者，由分公司依法給予精神獎勵和物質獎勵。
1、檔案工作的分管領導和主管領導，在宏觀決策、統籌規劃、組織協調、督促指導中績效顯著。
2、檔案人員忠於職守，在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著者。
3、各部門兼職檔案人員認真負責，在文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作中成效顯著。
三、處罰辦法
違背國家檔案法律、法規或不履行上述第一條所示檔案工作、崗位職責之一的，依據《晉城煤炭運銷分公司檔案工作責任追究制度》的規定給予處罰。
一、檔案工作人員必須宣傳、貫徹國家頒發的《檔案法》、《保密法》的規定，忠於職守，遵守紀律，嚴守機密，維護國家的安全和利益。
二、檔案工作人員必須努力學習專業知識，提高檔案的理論水平和操作技能，較好地完成各項任務。
三、檔案工作人員必須搞好檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、編目、統計工作，千方百計地維護檔案的`完整齊全，延長使用壽命。
四、檔案工作人員必須加強對所屬機構檔案的管理，並進行監督指導。
五、檔案工作人員必須維護檔案的安全，落實好安全措施，必須嚴格履行檔案的利用審批、登記和檔案接收、移出、交接手續。
六、檔案工作人員必須搞好檔案上架排放，分類編目、編制檢索工具和資料彙編，熱情、周到地為利用者服務。
七、對玩忽職守，造成檔案損毀丟失、失密、泄密的檔案工作人員，要追究政治和經濟責任，情節嚴重者要追究法律責任。
根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，結合綜合檔案室的實際情況，現制定《z外國語職業技術學院綜合檔案室安全責任制度》。
第一條檔案安全工作實行行政領導負責制，由學院常務副院長具體負責安全工作。
第二條安全保衞保密工作實行以系部、處室為單位，對檔案資料庫房、空調、抽濕機、複印機、微機等重要設備負責管理，責任到人，列入幹部、職工的考核、評選先進的條件之一。
第三條學院成立檔案安全領導小組，在分管院長的領導下，負責貫徹執行上級有關檔案安全工作指示、規定；對幹部、職工進行“五防”（防特、防盜、防火、防破壞和防治災害事故）教育，檢查督促工作人員對安全、保密保衞管理制度執行情況，發現不安全因素要及時報告，迅速處理。如發生重大治安災害事故，要及時向公安機關報告，保護現場配合公安機關進行查處。
第四條系部、處室負責人要對本部門安全負直接領導責任；組織貫徹實施上級和本部門關於搞好安全管理工作的指示、決定，制定本部門的安全崗位責任制，確保本部門的安全。
第五條責任劃分
（1）領導人因不重視對幹部、職工進行法制、安全教育，不重視檔案安全防範工作，或安全制度不健全，而導致火災、事故、案件的發生，造成嚴重損失的要追究領導人的責任。
（2）凡不遵守工作規程、不執行安全保衞保密工作條件，有章不循，擅離職守，工作不負責任而造成火災、事故和案件的，要追究直接責任者的責任。
第六條檔案資料庫房安全管理制度
（1）檔案資料要指定專人負責，認真執行檔案資料借閲制度，定期清點，做到帳與檔案、資料數量相符。
（2）存放檔案資料庫量，要符合安全要求，要建立、健全安全保衞制度。
（3）庫房範圍內嚴禁吸煙，不準攜帶火種入庫，無關人員不得入內。管理人員離庫時要切斷電源、關窗、鎖門。
第七條安全防火管理
（1）安全防火管理分工是：綜合檔案室防火責任人是分管院長，部門負責人是各系部、處室防火責任人，按照要求，防火責任人要切實履行職責，認真抓好安全防工作。
（2）要嚴格執行易燃易爆化學物品的'保管和使用的規定，檔案資料庫房電腦室等重點防火部位，應設立防火標記，配置足夠的防火器材，建立健全嚴格的防火安全措施。
（3）檔案資料庫房管理人員要經常檢查電源線路，電器設備有無漏電，做好防範措施，注意用電安全。
（4）發生火災應迅速向公安消防部門、分管院長、綜合檔案室主任、保衞部門報告並採取措施用時撲滅。
一、專職檔案員崗位責任制
(一)認真貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的法規，
加強學習，不斷提高政治、業務素質。
(二)遵守保密守則，做好檔案庫房的“十防”工作，確保檔案的安全。
(三)負責收集、整理、保管、利用和統計本機關各門類載體的檔案。
(四)能獨立進行檔案的分類、立卷、編目、微機、管理案卷的.排列、檔案檢索工具的編制，並按時、按質、按量完成本職工作。 (五)督促和協助兼職檔案管理人員整理立卷和移交需要歸檔、入庫的文件材料。
(六)熟悉庫存檔案情況，能根據內容，準確、迅速找出所需要的檔案材料。
(七)辦理檔案的借閲登記，利用效果登記，定期檢查檔案的數量，及時催退借出的案卷。
(八)根據工作需要，編制各種專題目錄、索引等參考資料。
(九)對下屬機構的檔案工作進行指導、監督和檢查。
(十)按時向省檔案局移交永久保存的檔案及現行公開文件。
二、兼職檔案員崗位責任制
(一)認真貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的法規，加強學習，不斷提高政治、業務素質。
(二)負責本部門文書檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案等門類和載體的收集、整理工作。
(三)每年6月30日以前完成上一年度的文書檔案的歸檔工作，並向局檔案科移交。
(四)嚴格遵守檔案管理工作各項制度，保證應歸檔文件材料齊全完整，其書寫載體材料符合規範。
(五)業務上接受局機關檔案科專職檔案人員的指導、監督和檢查。
三、檔案員工作考核辦法
(一)檔案員工作考核根據《檔案員崗位責任制》規定的內容進行。
(二)檔案員工作考核每年同幹部考核同步進行。
(三)考核採取個人、處室考核相結合的形式，個人先自評，再由領導審查，並簽註意見。
(四)考核評議根據《檔案員工作責任制》，分優、良、中、差四個等次，並根據評議結果確定其工作總成績。
(五)檔案員工作考核，應與幹部、職工、專業技術人員考核相結合，考核結果作為本人評選、轉幹、升級、職稱評定和工作安排的主要依據。
一、 主要內容及歸檔範圍
1、主要內容
1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
2、歸檔範圍
2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。
2.3會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其説明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
二、檔案的管理機構及其主要職責
1、管理機構
1.1 文書結案後，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批准後可留存影本。
2、 檔案管理機構主要職責：
2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；
2.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；
2.3 做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；
2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
三、檔案的種類
1、 法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。
2、 企業的`重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3、 計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
4、 總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
5、批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。
6、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
8、彙報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、彙報或發佈的各類文書資料。
9、勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
10、聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。
12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
四、檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑑定、保管、銷燬、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
五、檔案的收集
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
六、立卷歸檔的範圍
凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
七、立卷歸檔的時間
凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政文化和中心立卷
一、檔案管理辦法
第一條為了規範人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制訂本制度。
第二條集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。
(一)原始檔案：員工入司時隨轉的人事檔案材料，員工轉正後調入公司管理。
(二)新建檔案：員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況複印件備查材料。
(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、户籍所在地、畢業學校、學歷、專業、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統的形式所形成的記錄。
經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導，該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理，並對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監督考核。
二、人事檔案的建立
第四條新建人事檔案收集範圍
由人力資源部門直接形成的材料：
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業證複印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。
(三)工資調整審批表。
(四)鑑定書、鑑定表以及其它各種鑑定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的.個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。
(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料：
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模範或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。
(三)業務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文着作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑑定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。
(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。
(八)重要的社會關係、親屬關係的記錄材料。
(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應具備的條件：
(一)必須是已經處理完畢，而不是懸而未決或沒有最後審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料，應當分別製成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬於歸檔範圍但手續不完備的材料，應先將手續補齊，並在辦理完備後再行歸檔。
(四)檔案內容必須實事求是，不能帶有虛構、想象、誇張的成份;人物傳記、寫人物事蹟的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內容應當完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要儘可能查清註明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應轉交相關部門處理後，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時，還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記，並有計劃地進行收集補充。
應妥善處理不應歸檔的材料：
(一)經過鑑別，凡應轉往有關單位保存或處理的材料，應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指幹部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對後，應按程序辦理接收手續。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應開列詳細清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數，經批准後退還本人，並由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料，可經批准後給予銷燬，並應對其本人説明。
(五)銷燬人事檔案履行一定審批手續，任何個人都不得擅自銷燬。
第六條人事檔案的整理要求：
(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管範圍與人員管理應相一致。
(四)材料增減時應進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本，對於機密性較高的人事檔案，可根據工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，並對於員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經該公司人事負責人審核後建立並逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科於每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，並對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯繫方式、家庭住址、户籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄於每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構成：檔案代碼+四位數字，按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫)，如採購管理中心，其人事檔案編號為CGG。
(三)員工辭職後的檔案編號繼續保留，不重複使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內，調動或辭職抽出後不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續保留。抽出檔案後應該在檔案袋上予以標明。
第九條人事檔案建立的具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，後備管理幹部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，並要求歸檔。
三、人事檔案的轉遞
第十一條人事檔案轉遞的具體程序
(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名後註明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。
(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起，並將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤後，必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執單上簽字蓋章，且及時反饋到轉出公司、部門。
第十二條人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執行保密制度，按要求裝袋密封交接，並在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閲檔案。
第十三條員工晉升科級(含)以上級別，轉正後一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理幹部被免職後，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。
第十四條員工離職後由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，並妥善保管二年。銷燬時須填寫《檔案銷燬申請單》，經集團公司人力資源中心核准後予以銷燬。
四、人事檔案的查詢、借閲
第十五條檔案查詢和借閲應按程序辦理
(一)檔案的查詢應先申請，説明查詢的對象、理由和範圍，所在公司、部門人事負責人批准後，方可登記查閲。不得隨意讓人查閲員工檔案。
(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批准，並辦理借檔登記。最長借閲期限為一星期。若需延長，需辦理續借手續。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，説明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閲、借檔和出具證明也應按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。
第十七條人事檔案管理必須由專人負責，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。
第十八條人事檔案存放必須配備專門設備，不得與其它檔案混放一起。
第十九條人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條凡出現以下情況，將根據情節輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次：
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當手續將人事檔案帶出檔案保管場所的。
(五)不按規定銷燬人事檔案的。
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