1 溝通管理
溝通是信息憑藉一定符號載體在個人和羣體間從發送者到接收者之間的傳遞,並獲取理解的過程。完美的溝通是經過傳遞後被接收感知到的信息與發送者發出的信息完全一致, 信息的發送者和接受者能就某一信息達成認同、共識。縱觀項目的整個過程,項目啟動、項目計劃、項目實施、項目收尾,每一個階段均是以溝通為載體。溝通通暢是確保一個項目預定目標得以實現的基本保證, 而溝通管理就是為了確保項目信息的及時收集和傳輸以及最終處理所實施的一系列過程, 它對於項目的成功與否起着關鍵作用。
2 溝通管理方式
目前, 越來越發達的科技引導着我們的生活方式向多元性發展, 溝通的方式和途徑也越來越多樣化。溝通方式可劃分為如下四種:
(1)書面的(書面報告、呈報材料)和口頭的(指示、通知等)。
( 2)內部的(在項目範圍內)和外部的(對顧客、新聞界、公眾等)。
( 3) 正式的(報告、情況介紹會、討論等)和非正式的(專門談話、私下聚會)。
( 4 )縱向的(組織內部從上到下、從下到上)和橫向的( 同級之間)。
溝通的具體途徑主要包括:書面材料、電子郵件、電話、短信、會議、實地溝通、非正式溝通等。如在飛機轉包項目研製階段需要顧客對一些工藝方法進行批准, 首先內部相關部門必須準備充分的書面材料證明工藝方法是符合顧客及適航部門要求的,包括數據分析、檢測報告等;項目經理以電子郵件的方式將這些數據發至遠在國外的顧客或第三方(NADCAP),通過審核後顧客發送正式的批准備忘錄, 需要對這些書面材料備案留存以備在將來的檢查(E A SA檢查)中作為證據。
3 溝通管理原則
3 . 1 溝通有效原則
所有的溝通工作都是為了使某一問題得到解決、使矛盾各方最終達成一致而開展的。接收者應做到認真聆聽、不明確的情況下對關鍵點提出疑問, 信息發佈者在表達中要做到言簡意賅, 去偽存真避免繁瑣宂長的表達對於信息帶來的誤解。
3 . 2 溝通必要原則
過度的溝通工作或繁雜的文檔規定使項目管理工作效率低下, 那將是得不償失的。項目的整個過程需要處理的問題、傳遞的信息、涉及的部門繁雜,一切要以必要為準繩。
3 . 3 溝通及時原則
信息的產生、傳遞與接收就是為使項目得到順利進行, 溝通的及時可以使項目中出現的問題儘快得到解決, 項目得以持續進行。
3 . 4 統一性原則
在項目的溝通中, 從信息的產生、傳遞、接收到信息的反饋的全過程必須是一致的。這樣才能節省溝通的時間,增強溝通的效果。如書面溝通使用統一的文件格式、會議紀要使用統一的模板使人易於理解。
4 某機型研製中溝通管理的應用
某飛機機翼是迄今為止中航工業生產的最大的空中客車飛機部件, 也是技術含量最高、生產難度最大的部件。2 0 0 9 年1 1月, 空中客車公司宣佈推出一種用於某系列飛機的新型翼梢— — 鯊鰭小翼, 鯊鰭小翼高約2 . 5 m,經過加強的翼盒結構能夠承載重量更大的鯊鰭機翼, 製造技術難度也相應增高。試驗表明,安裝了“鯊鰭”翼梢的某型飛機,能夠至少減少3 .5%的燃油消耗,相當於每年每架飛機減少7 0 0 t的二氧化碳排放,大大增強飛機的環保性能,提高飛機起飛性能、有效提高飛機的航程和載客量。空客表示, 鯊鰭小翼和選裝的新型發動機將使n e o系列飛機的燃油效率提高1 5%。鯊鰭試製項目中充分運用了以下溝通方法。
4 . 1 內部溝通
( 1 )召開項目啟動會議。
在啟動會議中明確項目目標, 項目進度,進度安排等,同時明確項目團隊成員在項目中所承擔的角色、職責。
( 2 ) 建立例會制度。
每週定期召開項目研製專題例會, 檢查各相關部門是否嚴格按照計劃的節點完成項目任務並解決項目中存在的`問題。每次會議都必須出正式的會議紀要併發給各相關單位。
( 3 )建立內部交流平台。
項目團隊內部定期舉行展板會, 將項目中的問題、需解決的時間、負責人等信息公示在展板上使項目成員明確各自的職責, 並瞭解他們各自應完成的工作任務。
( 4 )編制項目進展報告。
項目經理在每週結束時, 將項目進展報告包括進度表進行更新以電子郵件發給項目組成員及顧客同時抄送相關部門職能領導。
項目經理通過以上溝通途徑把不同部門、不同背景的成員“攢沙成團”,愉快的協作從而完成項目目標的實現。項目經理是企業與顧客之間的紐帶, 要把顧客的要求準確傳達到企業內部如質量要求、技術要求等;除了需要協調內部問題進行溝通外,要與顧客進行實時的溝通、構建良好的合作關係。
4 . 2 與顧客的溝通
( 1 )項目團隊成員與客户定期召開電話會議, 及時讓客户瞭解項目進展狀況和遇到的問題,增進雙方的相互理解,有利於項目工作開展。
( 2 )提前做好溝通計劃,避免因為不能配合顧客的時間,約不到顧客,而導致項目推遲, 無謂的增加項目等待時間。
( 3 )合理利用非正式溝通。駐廠代表遠在他鄉, 由於語言和文化的差異時常會感到寂寞、孤獨。項目團隊成員不定期地與顧客駐廠代表進行私下交流, 聚餐聯誼等非正式溝通方式使雙方關係更加融洽、和諧,讓顧客代表深深體會該團隊是一個為共同目標而奮鬥的團隊。 5 結語
為做好每個階段的工作, 以達到預期標準和效果,就必須在項目部門內、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道,快速準確的傳遞和溝通信息,使項目內各部門達到協調一致。通過良好的項目溝通管理, 能更好的實現項目目標。
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