摘要：隨着經濟的快速發展, 社會的進步, 行政事業單位在我國經濟發展中佔據着愈為重要的地位。對此, 加強行政事業單位內部控制管理, 促進信息現代化建設的快速提升, 成為經濟發展的關鍵環節。其中, 行政事業單位內部控制信息化是《行政事業單位內部控制規範 (試行) 》實施和落地的重要途徑。文章就行政事業單位內部控制信息化建設思路進行詳細的分析, 並針對其中可能存在的問題提出相應的解決方案, 以促進內部控制管理質量的提升, 促進行政事業單位的進步與發展。
關鍵詞：行政事業單位; 內部控制; 信息化建設
一、行政事業單位內部控制信息化建設需要解決的問題
1.內部控制信息化的覆蓋面比較小。行政事業單位內部控制主要包含單位層面內部控制和業務層面內部控制。其中, 前者主要是對部門職能、崗位職責分工等職權進行控制, 主要通過加強日常規範管理及文化建設進行管控;而對於後者, 則是需要利用強制手段進行完成, 主要涉及預算業務的處理、收入業務的管控等, 將控制的核心點與具體業務運營系統進行相互融合, 提升控制的效率。此外, 行政事業單位還可以通過規範中的“評價與監督”手段對內部控制進行有效的反饋, 同時着重加強對內部審計的管控, 以便在最大程度上發揮審計的行政職能, 控制風險。單位進行系統化的信息管理, 對於事業單位的評價與整改起着關鍵性的作用。
2.內部控制信息化與現存系統存在矛盾的關係。在開展內部控制信息化建設之前, 事業單位已經存在建成的業務信息處理系統並, 例如辦公自動化系統、財務系統、固定資產系統等, 這些系統基本上已經是可以滿足單位內部控制的基本管理需求。但是, 由於行政事業單位工作的特殊性及技術環境的變化、市場的進步與發展等因素, 導致了這些系統在管理過程中與採用的信息技術框架產生了一定的矛盾。因此, 單位需要採取一定的措施以保障內部控制信息化建設與現有的系統進行一個整合, 並對內部控制信息化建設進行重組與整改。
3.內部控制信息化建設的組織結構不完善, 責任沒有進行明確的落實。由於我國體制的建設與發展, 行政事業單位與市場多數以盈利為目的的企業不同, 通常沒有設置專門的內部控制管理部門, 而是交由財務部門進行集中的管理。但是實際上單位內部控制信息化建設與財務部門的管理是存在一定區別的。針對這一情況, 單位內部控制部門應當是由單位負責人牽頭, 財務部門、行政部門、信息部門共同參與的專門職能組織。內部控制部門具有一定的獨立性, 擁有一定的獨立權利以便可以保證在最短時間內將問題進行解決, 這樣才可以保障內部控制信息化建設的順利完成。
二、行政事業單位內部控制信息化的主要思路探討
行政事業單位內部信息控制管理在長期的發展中存在一定的問題, 將從以下幾方面對行政事業單位內部控制信息化的主要思路進行有效性探討。一是從信息化控制的對象進行探討, 內部控制信息系統的控制對象一般是單位日常的經濟活動。其中, 經濟活動主要是涉及業務活動, 既包含單位日常的管理活動, 也包含單一具體的經濟運行活動, 例如材料採購、資產管理或是費用報銷等。業務流程貫穿部門預算系統、政府採購系統等等核心管理系統當中, 連接着整體與部分的關係, 通過物流和資金流的運作形成對應的信息流。二是從採集系統方面進行分析。採集系統是收集控制對象行動結果信息的子系統, 在管理活動中大範圍採集有效的信息和及時獲取單位運營過程產生的信息, 這些信息通過分析及論證之後會將有用的數據存儲於數據庫中, 藉此為分析風險來源提供有效的依據支持。由於採集信息的速度與質量直接影響到控制的效率與質量, 所以在信息化環境下, 應當確定需要採集的內容, 並定期對數據內容進行清理, 以保障採集經濟活動信息的深度、廣度、及時性。三是從規則庫系統方面進行分析。規則庫系統顧名思義是由內部控制標準規範等具體詳細的準則所規定的控制指令和程序組成的數據庫。在規則庫系統中, 可通過結構化語言或是非結構語言對其進行描述並嵌入信息系統中以支持自動控制。其中主要的不同點在於非結構語言並沒有嚴格的評判標準, 不具備一定的強制性。四是從風險分析系統進行分析。主要是將風險分析的結果與規則庫系統中的標準控制進行比對, 若是控制對象與控制標準偏差過大, 則可以將信息傳遞至控制系統進而阻止該經濟活動繼續進行或提示該經濟活動已經不具備有效的實際操作性能, 可實施性能降低不利於行政單位的進步與發展。五是從控制監督系統進行分析。控制系統應當基於單位當前實際的經濟運行情況, 在瞭解行政單位管控中出現的問題之後進行鍼對性的系統控制, 在保持管理系統整體性的基礎上進行有效性管理, 保證信息化建設的順利進行。同時, 在控制系統的運行過程中也絕不能離開監督系統的輔助。監督系統能夠進一步排除其中可能存在的風險, 及時發現問題, 以便及時解決, 避免問題的堆積造成不必要的風險與危害。六是從決策管理系統方面進行分析。決策管理系統是行政單位進行內部控制管理的核心, 對於單位的長期發展與進步起着至關重要的作用。因此, 管理者在進行決策的過程中, 決不能僅僅根據自己的主觀認識及經驗進行主觀判斷, 必須建立在有效數據的基礎之上進行, 才能保障決策的準確性。
三、行政事業單位內部控制信息系統的建設過程
1.完善組織的結構及具備良好的人事關係。在這部分建設過程的分析中, 主要以交通部某單位為例子進行具體的.闡述。該單位成立了以局長為負責人的項目領導小組及建設小組, 輔以財務部門及信息部門等部門進行管理, 業務部門參與, 軟件公司負責研發。這些部門應當具備其本身獨立的職權, 有獨立作為的主動權, 但同時這些部門也應當是互力互助, 共同保證內部控制的順利進行。在該行政單位內部控制管理的前期, 項目小組分別赴各地進行考察, 並涵蓋預算管理、收支管理、政府採購管理及資產管理為主要內容進行主要的調研, 以保障信息收集的有效性。
2.落實詳細的內部控制流程。在這一塊內容中, 首先, 需要建立起一套內控信息化體系, 並將單位的內部制度、崗位職責、崗位分工等內控信息歸集、整理錄入系統中, 並在系統中形成相關標準文檔。其次, 對辦公自動化系統、預算管理系統、固定資產管理系統等按照內控規範進行相關業務流程梳理, 儘可能根據業務的範圍進行風險分析, 將經濟活動的決策與執行監督機制充分融合入實際的業務流程中, 強化內部控制信息化建設進程。再次, 單位需要對內部控制在運行的過程中出現的問題進行詳細的記錄與報告, 以方便後期進行修改和及時解決相關問題, 同時也需要跟蹤和監督缺陷的整改過程, 隨時監督, 持續改進, 確保內部控制的執行力度。最後, 需要採取多樣的評價方法多角度評價, 通過多方面人員共同參與評價的方式進行全面評價, 按照業務抽取、風險點索引等方式建立內控自我評價報告制度, 以確保相關領導或部門可以及時獲取內控評價的相關數據和報告。
3.規範化管理單位內部的組織結構, 保障各部門之間的交流與合作。信息化建設的控制主要體現在數據資源、業務平台、內控服務項目等。其中, 數據資源層的數據來源的渠道各異, 其中包含結構化數據及非結構數據。同時, 將服務總線與內部控制服務進行交互的融合, 這主要是將內部控制的管理平台與信息服務的總線進行有效連接, 在最大程度上保障信息數據的資源共享。系統應基於XML的網絡服務作為標準的的分佈式調用協議, 確保單位現有的系統可以與數據進行相統一。
四、總結
行政事業單位內部控制信息化建設是受到多方面制約的, 例如單位內部的管理環境及市場的發展情況, 與時代信息化的發展密切相關。因此, 行政事業單位的信息化建設應當以長遠發展的眼光為切入點, 儘可能在單位內部建立起信息化系統, 並且保障多方部門系統的統一性、協調性, 共同為單位的發展貢獻一份力量。
參考文獻
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