【摘 要】在中國大力推進現代企業制度建設的大背景下，承擔着企業運營與發展”樞紐”和”橋樑”作用的辦公室，其職能也在悄然發生着變化。尤其在人員規模小、腦力密集和部門設置簡單的中小企業，它不僅僅是單純的服務機構，更是體現一個企業對內對外管理現代化水平的重要標誌之一。如何將內外服務溶於日常管理，在提升服務水平和服務質量的同時達到提升公司管理水平的目的，是值得現代企業研究的一個重要課題。
【關鍵詞】辦公室；管理；企業
由於公司整體人員規模的限制，中小企業機構設置通常較為簡單，企業涉及到行政、後勤、安全，甚至信息化、人力資源工作都可能放在辦公室，其主要職能就是對上對下、對左對右的上情下達、組織籌劃和溝通協調。同時，辦公室是重要的輔助決策和參謀機構，是公司決策的基礎管理環節。這樣重要的一個管理部門，是企業對內對外的第一形象，每個工作細節展現出的專業、高效直接體現着企業的整體精神面貌和職業素養，辦公室帶入的工作作風其實是企業文化的源頭，所以，搞好辦公室服務與管理建設工作至關重要。
一、中小企業辦公室特點
1.面對的羣體更加廣泛，具有工作靈活性
由於中小企業辦公室職能較為集中，需要橫向、縱向溝通協調的事項多，加之企業人員規模小，基本和每個人都會有打交道的機會，使辦公室與各部門的事項溝通方式、信息傳達渠道以及問題處理方法更具有靈活性。
2.部門職能更加繁雜，具有事件突發性
辦公室工作並非重複性的簡單勞動，而是每天處於解決不同事件的環境中，每天面臨着新挑戰和新問題，這也考驗着辦公室人員的溝通協調能力、應變能力和迅速反應能力。
3.人員配置更加緊張，具有一人多崗性
較之大型企業的分工精細化和專業化，中小企業的分工更多依據的是崗位工作量的大小，不同專業和領域跨崗、兼崗的情況較多，尤其在辦公室工作中，職能多與人員配置有限這一矛盾的存在必然導致一人要身兼數職，這也是辦公室工作性質決定的。
二、中小企業辦公室工作面臨挑戰
1.企業對辦公室重視不足，戰略定位較低
對於企業而言，辦公室作為“公司大總管”，雖然事務繁雜，但在傳統觀念中，它只是服務和辦事機構，並不直接創造價值，而且是經營費用的主要出口。所以，在資源分配、激勵配比以及職業發展上，企業更傾向於業務部門及其員工。基於此，如何保證辦公室工作正常運轉和內部穩定，保證員工工作熱情和工作主動性，是企業管理層需要考慮的一個難以迴避的問題。
2.辦公室工作繁雜且疲於應付，管理提升難
對於辦公室部門管理者也就是辦公室主任來説，職能分工決定其每日關注的管理條線比較多，很容易造成“拆東牆補西牆”的管理混亂，領導和員工每日頭暈眼花的埋頭處理突發事件，根本沒有時間深層次思考如何更有效地開展工作，管理水平停滯不前，甚至跟不上企業經營管理需要。
3.對於辦公室人員培養較隨意，員工發展空間小
通常企業中辦公室人員，尤其是基層管理人員，流動性是比較大的。究其原因，在較強的人際關係壓力下，辦公室人員往往是學習培訓機會少，領導同事關注少，職位發展通道窄。當然，辦公室員工流動性不影響公司整體運行，但對於隊伍穩定、對於文化建設甚至公司可持續發展的影響不容小覷。
三、中小企業辦公室職能發揮的一些思路
1.牢固樹立“以敬為先”的職業素養，提升問題解決技巧
不管辦公室職能如何轉變，服務是辦公室工作的基礎職能，因此辦公室人員應首先樹立濃厚的服務意識，在工作中擺正位置、進入角色，才能在對領導、對同事和對外部的溝通過程中體現出企業文化中優秀的職業素養。
有了“以敬為先”的職業素養，就有了從凡事從工作出發的公正原則，就有了一切服從大局的團隊精神，就有了想他人之所想的換位思考，那麼在面對諸多錯綜複雜的矛盾時，其實很多問題就可以迎刃而解了。懂得“尊重”二字，是解決各類問題的關鍵技巧和原則。
因此，不管是公司領導還是部門領導，身先士卒的引導員工樹立這樣的職業素養，通過多種形式的學習、培訓或者是案例分享潛移默化影響我們的.員工，是企業文化建設工作的一項重要內容。
2.夯實辦公室各項制度規範，提升基礎管理水平
很多時候，辦公室工作出現拆東牆補西牆的窘境，甚至政令不暢的情況，還是因為基礎管理工作沒有夯實。一個企業基礎管理任務，可以説80%都在於辦公室。辦公室管理水平的高低決定着企業整體辦公效率的高低。
因此，辦公室要建立一套科學合理、準確高效和反應敏捷的管理制度體系以及工作流程，同時在工作實踐中緊跟企業發展，持續驗證、糾正以及優化這套體系，更要注意的，制度存在與其執行情況是兩回事，真正的貫徹執行至關重要。
3.多種渠道推動辦公室綜合素質，提升辦公室輔助決策能力
首先，要充分發揮辦公室主任的領導作用。
管理工作再細也不多餘，但精力有限，越是多頭緒的工作職能，辦公室主任越應該從複雜的日常工作中解脱出來，做到抓重點、管“要害”，協助領導考慮全局性的工作，統籌兼顧。辦公室工作往往“牽一髮而動全身”，所以這“一發”是不是要牽，如何牽，是辦公室領導要思考和協助籌劃的事情。當然，針對基礎工作領導要做好崗位分工，貫徹好崗位目標責任制，讓各自崗位都可以有計劃、有方法的開展具體工作，是充分發揮領導作用的基礎。
其次，要不斷提升辦公室員工的學習能力。
由於每天面對不同人與事的變化，辦公室人員的學習能力比其他部門員工顯得更為重要，因此，不僅要具有紮實的文字功夫，要不斷提升公文寫作能力，更要在公司業務狀況、有關政策法規等公司內外信息方面隨時學習和吸收並與工作實際結合，每一項重要工作完成以後，辦公室人員要認真總結經驗教訓，總結是提升學習能力的有效方法。
再次，要大力提高辦公室整體創新管理水平。
辦公室創新意識是服務管理水平得以提升的關鍵。創新，就是要轉變服務方式，將忙亂的、被動的服務向從容的、主動的服務轉變，要立足於實現公司戰略目標，實現超前管理，早計劃、早研究和早動手，被動性工作主動去做，變被動為主動；創新，也是要轉變管理方式，將無序的、低效的管理向規範的、高效的管理轉變，要立足於建立現代企業目標，增強協同辦公能力，優化管理組織、共享管理資源、順暢管理渠道，最終實現企業決策效能的提高。
4.統籌包括辦公室在內的員工梯隊建設，提升辦公室員工職場競爭力
辦公室作為企業運行的“中樞”，員工參與服務與管理的主觀能動性至關主要，否則辦公室將是“一潭死水”。企業領導應積極轉變對辦公室職能的傳統觀念，充分認識到辦公室職能對於企業發展的重要意義。
重要的一點，是要提升辦公室在企業的戰略地位，將辦公室員工的職業發展納入到企業整體梯隊建設當中，賦予他們更多的學習、培訓和展現的機會，讓積極要求進步的員工得到提升理論水平和業務素質的機會，同時也可以考慮將辦公室作為企業員工鍛鍊綜合能力的必修課，通過人員的流動加強其他部門對於辦公室工作的瞭解、理解和支持，增強員工之間的平等意識。
總之，作為一個溝通上下、聯絡各方的綜合管理部門，辦公室要深諳“尊重”的含義，懷着“敬人之心”，立足企業發展戰略，踏實、深入的做好管理協調工作，推動企業內部領導之間、部門之間、員工之間思想一致、行動統一，從而減少企業內耗、發揮最大效能。
參考文獻：
[1]王雪莉，馬琳，王豔麗. 高管團隊職能背景對企業績效的影響：以中國信息技術行業上市公司為例[J]. 南開管理評論. 2013（04）.
[2]李豔輝. 戰略人力資源管理對企業績效的影響研究[J]. 中國商論. 2016（23）.
文萃咖
