管理信息系統是一門新興的邊緣學科，是進行有效管理、正確決策和實現管理現代化的重要手段。下文是對信息管理系統在企業管理中的作用分析，歡迎閲讀！
關鍵詞：管理信息系統；管理；決策；信息化
摘要：當今世界，市場競爭日益激烈，用户需求多種多樣，企業要想取得長足發展，要求企業行動必須快捷、靈敏，面對市場需求能迅速做出正確反應。對於上述要求，人力已經很難完全達到，必須藉助當代信息技術，充分利用先進的管理知識來提高企業的管理水平，管理信息系統（MIS）的建設是我國企業在管理領域實現信息化的重要手段
1概述
1.1信息管理系統的發展
信息管理系統從20世紀50年代中期計算機用於管理領域以來,經歷了從簡單到複雜,從單機到網絡,從功能單一到功能集成、從傳統到現代的演化.根據 MIS 發展的時序和特點,可將MIS的發展歷程大致分為電子數據處理系統(EDPS)、管理信息系統(MIS)、決策支持系統(DSS)三個階段是利用計算機處理代替人操作的計算機系統,特點是面向操作層,以單項應用為主,數據資源不能共享,以批處理方式為主 是較少涉及管理問題,它是管理信息系統發展的初級階段.
MIS 的特點:能夠將組織中大量的數據和信息高度集中起來,進行快速處理,統一使用.有一箇中央數據庫和計算機網絡系統是MIS的重要標誌的處理方式是在數據庫和網絡基礎上的分佈式處理.利用定量化的科學管理方法,通過預測、計劃優化、管理、調節和控制等手段來支持決策由EDPS發展而來,與 EDPS 相比,MIS更強調信息處理的系統性、綜合性,除要求在事務處理上的高效率外,還強調對組織內部的各部門以及各部門之間的管理活動的支持.早期的MIS是指面向中層管理控制的信息系統,主要應用於解決結構化問題 作為一個獨立的系統,不具有管理控制的功能,但是作為管理信息系統的重要部分時,它使MIS具有了將數據庫處理和經濟管理數學模型的優化計算結合起來為管理者解決更復雜的管理決策問題的能力.它雖然不是管理信息系統,但是使得管理信息系統的發展更加完善.它與早期的MIS結合,成為管理信息系統發展的高級階段.
2信息管理系統的組織構成
2.1信息管理系統的組織構成
信息管理系統(MIS)涉及經濟學、管理學、運籌學、統計學、計算機科學等很多學科,是各學科緊密相連綜合交叉的一門新學科.作為一門新科學,它的理論和方法正在不斷髮展與完善.它除了具備信息系統的基本功能外,還具備預測、計劃、控制和輔助決策特有功能.
①MIS是以口頭或書面的形式,在合適的時間向經理、職員以及外界人員提供過去的、現在的、預測未來的有關企業內部及其環境的信息,以幫助他們進行決策.
②MIS是能夠提供過去、現在和將來預期信息的一種有條理的方法,這些信息涉及到內部業務和外部情報.它按適當的時間間隔供給格式相同的信息,支持一個組織的計劃、控制和操作功能,以便輔助決策過程.
③MIS是一個利用計算機硬件和軟件,手工作業,分析、計劃、控制和決策模型,以及數據庫的用户一機器系統.它能提供信息,支持企業或組織的運行、管理和決策.
④MIS是一個具有高度複雜性、多元性和綜合性的人機系統,它全面使用現代計算機技術、網絡通訊技術、數據庫技術及管理科學、運籌學、統計學、模型論和各種最優化技術,為經營管理和決策服務.
⑤MIS是一個由人、計算機等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的系統.它能實測企業的各種運行情況,利用過去數據預測未來,從企業全局出發輔助企業進行決策;利用信息控制企業的行為;幫助企業實現其規劃目標.
⑥MIS是一個以人為主導,利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備,進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護,以企業戰略競優,提高效益和效率為目的,支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統.
⑦數據處理功能.包括數據收集和輸入、數據傳輸、數據存儲、數據加工和輸出;
⑧預測功能.運用現代數學方法、統計方法和模擬方法,根據過去的數據預測外來的情況;
⑨計劃功能.根據企業提供的約束條件,合理地安排各職能部門的計劃,按照不同的管理層,提供不同的管理層,提供相應的計劃報告;
⑩控制功能與輔助決策功能.根據各職能部門提供的數據,對計劃的執行情況進行檢測、檢測、比較執行與計劃的差異,對差異情況分析其原因; 採用各種數學模型和所存儲的大量數據,及時推倒出有關問題的最優解或滿意解,輔助各級管理人員進行決策,以期合理利用人財物和信息資源,取得較大的經濟效益.
就其功能來説,管理信息系統是組織理論、會計學、統計學、數學模型及經濟學的混合物,它全面使用計算機技術、網絡通信技術、數據庫技術等,是多學科交叉的邊緣技術,因此是技術系統.從社會技術系統 的觀點來看,MIS和組織結構之間是相互影響的,引進MIS將導致新組織結構的產生,而現存的組織結構又對MIS的分析、設計、引進的成功與否產生重要影響,其影響要素包括組織環境、組織戰略、組織目標、組織結構、組織過程和組織文化.所以管理信息系統既是技術系統,同時也是社會系統.
3信息化對企業管理的影響
3.1計算機信息管理文化與傳統管理文化
計算機信息管理(ComputerInformationManagement,CIM)包含三個部分:計算機、信息和管理.計算機是信息處理的關鍵設備和基礎設施;信息是計算機處理的對象;管理是一種集成手段,它包含對信息的組織、使用與管理可以描述為:利用系統工程學的觀點和方法,研究如何有效地利用計算機技術、通信技術、網絡技術、信息處理技術和辦公自動化技術形成綜合應用,對信息資源、信息設施和信息系統的組織、規劃與管理.對於企業的發展而言,物流愈來愈成為其發展的瓶頸.目前,我國國內沒有一家能讓眾企業均信服的第三方物流(簡稱TPC)企業,使得許多企業都拿出大量資金自己做物流.因此,第三方物流企業應該抓住這個時機,搞好自己的物流管理.現代物流是以計算機信息管理和通信技術為核心的產業,但目前的企業物流尚處於傳統的傳遞、送貨階段.因此,第三方物流企業要有嚴格的、科學的管理系統實現事務處理信息化、信息處理電子化的能力,充分利用計算機和計算機網絡來處理信息,以提高自身競爭力.要達到此目的,其關鍵就是加緊物流管理信息系統的開發建設.
3.1.1計算機管理文化的特點
①快捷文化.使用計算機,首要的目的是為了提高效率.長期以來,計算機技術進步的核心一直是圍繞着處理速度在進行.現代計算機的處理速度,相對於我們普通業務而言,其速度已幾近於忽略不計了.現在普通計算機業務的效率已經不是由計算機機器本身所決定,而主要取決於我們的操作能力和業務流程的科學程度.追求計算機操作能力的提高和業務流程的改善,就是在追求好的計算機文化.否則,對繁瑣的業務流程墨守不變,操作僅停留於原始的地步,這就是在遠離計算機文化了,程度甚的,可以説是沒文化(計算機信息管理文化).
②嚴密文化.計算機信息管理文化,是圍繞着機器的文化,在正常狀態下機器運轉的過程不可能出錯.如果錯了,只可能是使操作者先前的參數錯了,或者是編程錯了,或者是操作錯誤.它要求操作者要有嚴密性.從事計算機信息管理,或者是在現代條件下從事現代的工作,特別要求的就是嚴密性.
③創新文化.計算機俗稱"電腦",它不是一般的機器.正如人是動物,但不是一般的動物一樣.只要軟件適宜,操作思維正確,它就可以在紛繁的數據處理中,帶來創新的東西.所以説計算機信息管理文化,要求精確思維,但又不能機械思維,要勇於創新.而傳統文化相形之下在創新上往往體現出一定的惰性.
4信息管理系統在企業管理中的作用
4.1商業網站的建立
WEB技術的發展帶來了網站建設的繁榮,現代商業企業必須建立屬於自己的網站,以加大企業宣傳的力度.各種商業企業更應儘快利用網絡來宣傳自己,樹立企業形象.網站的建立主要依賴網絡的傳播.對於現代社會,網絡應用已相當普及.網絡的普及,帶來了新消費媒體的進一步發展.越來越多的消費者喜歡從網站上了解企業及商品的信息.這就給商業信息化建設帶來契機.商業企業都想在網絡上佔領一塊陣地,為企業宣傳推廣拓寬渠道.商業網站的建立,為商業信息化中電子商務的發展創造了條件,也為商業企業實現在線銷售、在線支付、電話接洽、E-mail、Fax或信函,以及Web訪問協調為一體,等技術提供了基礎信息交流平台.
4.2客户關係管理
客户關係管理,其核心思想是將企業的客户(包括最終客户、分銷商和合作夥伴)作為最重要的企業資源,通過完善的客户服務和深入的客户分析來滿足客户的需求,保證實現客户的終生價值.客户關係管理又是一種旨在改善企業與客户之間關係的新型管理機制,它實施於企業的市場營銷、銷售、服務與技術支持等與客户相關的領域,要求企業從"以產品為中心"的模式向"以客户為中心"的模式轉移,也就是説,企業關注的焦點應從內部運作轉移到客户關係上來.
4.3電子商務--流通領域的衝擊波
Internet的迅速發展將整個世界經濟帶入了一個從未有過的高速增長期,隨着網絡技術的成熟,電子商務的概念已經逐漸深入人心,電子商務正飛速興起,電子商務大潮正在全球範圍內急速改變傳統的商業模式.在線購物、B2B、B2C已經成為大家談論的'焦點.在未來的20年,電子商務的膨脹將形成指數型上升曲線.電子商務系統提供了一種商家與客户進行交流的新方式,但電子商務帶來的衝擊是革命性的,對傳統企業提出了嚴峻的挑戰:要求企業管理者以全新的思維來看待未來的客户、未來的競爭對手、未來的技術工具,僅僅把現有的商業流程實現數據處理自動化並不意味着可以在"新經濟"時代取得成功.電子商務要求的是與之相匹配的管理思維的更新和革命.這對已經建立起一定規模的傳統企業來説並非易事.企業要成功地實行電子商務,一定要建立一個高效的信息收集系統.通過網站的設計.建立一個良好動態數據庫,並對信息進行加工處理,進而瞭解市場的需求動向及企業自身的經營情況,企業的產品在網上受歡迎的程度等.同時能與 ERP、BPR、SCM和CRM系統進行整合,進而優化自身的資源配置,最大地降低成本,提高經營效益.電子商務的建設還要重基礎.如今,由於技術的進步,企業經營數據信息的收集越來越細,處理方式已經由以往的靜態處理變為動態處理,信息的集成、整合更加趨於實時化.一個計算機管理系統可以對企業的操作層、管理層和決策層三個層面提供全方位的支持.然而在現實當中,國內的不少企業經營者卻沒能將企業業務流程中所產生的商業數據,通過信息系統整合成為管理信息.目前國內商業企業信息管理的計算機應用,很大程度上仍停留在基本數據的收集層面,只能對操作層提供有限支持,企業經營數據的處理沒有上升到信息層面,從而無法為管理層和決策層提供決策依據.出現這種狀況的主要原因,是我們的商業管理人員缺乏數據的整合意識,無法將信息系統採集到的商品數據,通過計算機重新進行整理、組合.面對浩如煙海的基礎數據,得不出相應的經營結論.這種層次的計算機應用,只會給企業平添管理成本.因此,企業經營者必須從一開始就明確"基礎數據"與"管理信息"的不同,只有這樣才會去有意識地完善企業的計算機信息管理系統.
4.4有效應用商業智能軟件
商業智能軟件已經開始引領起一場新的信息化變革,為商業企業運營管理注入新的活力,而商業智能軟件本身也成為最有力的數據挖掘、信息分析整理、輔助決策、數據管理等的綜合性工具.現階段許多商業企業已經應用商業智能技術,但目前運用不成熟,進一步促進商業智能技術的應用與推廣,促進商業智能市場的健康發展,完善商業智能標準化建立,將有利於商業企業信息化的發展.商業企業信息化建設是通過科學管理模式、現代信息技術管理工具,來提高商業企業的競爭力.商業信息化的完善,為商業企業發展帶來巨大的契機.隨着國外商業企業的進入,國內商業行業競爭壓力加劇,推行商業信息化變得尤為重要.因此,積極通過網絡技術、電子商務技術加快商業信息化建設,推動企業管理及經營模式變革,才能贏得競爭優勢.
4.5信息管理系統在現代物流企業中的作用
由於信息技術和計算機網絡技術的飛速發展,計算機信息管理系統運用於物流管理,從而引發物流業在我國的迅速發展,併成為國民經濟發展的重要推動力.現代物流業已從為社會提供傳統運輸服務,擴展到以現代科技、管理和信息技術為支撐的綜合物流服務.現代物流是生產營銷的重要支持系統,是提升企業競爭力的有效途徑,計算機網絡收集、發佈信息,更重要的是通過計算機系統對信息進行分析、判斷最後決策,並控制現實物流運行.充分運用計算機信息管理系統降低物流成本,適應現代社會對物流高速、安全、可靠,特別是低費用的需求,這也是未來物流的主要發展方向.現代物流企業的現狀是近20年以來, 由於信息技術和計算機網絡技術的飛速發展,中國物流業也同國民經濟一樣有了較大發展.
現代物流企業存在的問題是
①我國企業在物流方面的信息化、集成化管理與計算機信息管理系統水平普遍較低.基礎設施能力不足,技術裝備落後.交通運輸能力仍不能滿足運輸需求,主要運輸通道供需矛盾依然突出.
②物流管理、服務水平低.由於條塊分割、部門分割,缺乏統一規劃、重複建設,加上市場發育滯後,全國物流企業大多數處於小、多、散、弱的狀況,沒有形成有效的社會服務網絡.
③物流人才和信息化是實現物流現代化的根本條件.物流行業人才培訓和物流管理亟待加強.
④相關領導對物流對於國民經濟的重要性認識不足,
通過計算機信息管理系統的運用,高效率的配送將降低物流成本.運用計算機信息管理系統合理安排配車計劃,選擇最佳的運送手段和途徑,從而降低配送成本.計算機管理系統,進行物流信息收集的數據庫化和代碼化、物流信息傳遞的標準化和實時化、物流信息存儲的數字化等.因此,條碼技術、數據庫技術、電子定貨系統、電子數據交換等先進計算機信息管理系統將在我國的物流業中得到普遍的應用,從而縮短物流時間,降低物流成本.如:計算機系統提供的正確、及時的採購、銷售信息,提供適時、適量、適價的採購、銷售信息,及時瞭解供應商和銷售商的績效,幫助物流管理者制定科學的策略和行之有效的方案.
藉助計算機信息管理系統進行最優控制,降低物流成本.在傳統的手工管理模式下,企業的成本控制受諸多因素的影響,往往不易也不可能實現各個環節的最優控制.企業採用計算機信息管理系統一方面可使各種物流作業或業務處理能準確,迅速的進行;另一方面通過信息系統的數據彙總,進行預測分析,可控制物流成本.例如,將全世界的電腦資源都利用起來,採取外包的形式將一台電腦的所有零部件、元器件、芯片外包給世界各地的製造商去生產,然後通過全球的物流網絡將這些零部件、元器
件和芯片發往同一個物流配送中心進行組裝,再由該物流配送中心將組裝好的電腦迅速發給訂户.另外與下游顧客之間的聯繫也要通過計算機信息管理系統,比如物流配送中心向供應商提出定單這個過程,就可使用計算機,藉助計算機信息管理系統來實現數據交換技術,物流配送中心通過計算機信息管理系統收集下游客户的定貨也可以自動完成.
物流管理智能化.這是物流自動化、信息化的一種高層次應用,物流作業過程大量的運籌和決策,如生產、庫存水平的確定,運輸工具、路徑的選擇,自動導向車的運行軌跡和作業控制,自動分揀機的運行,物流配送中心經營管理的決策支持等問題都需要藉助於計算機信息管理系統才能解決.在物流自動化的進程中,物流智能化是不可迴避的技術難題.任何一種物流設備都必須接受物流系統計算機的管理控制,接受計算機發出的指令,完成其規定的動作,反饋動作執行的情況或當前所處的狀況. 智能程度較高的物流設備具有一定的自主性,能更好地識別路徑和環境,本身帶有一定的數據處理功能.專家系統、機器人等相關技術在國際上已經有比較成熟的研究成果,這為降低物流費用創造條件.計算機信息管理系統進行物流管理能從根本上解決傳統物流存在的成本過高、時間過長、不易掌握物流車輛的具體方位等問題,不斷簡化物流操作流程,努力降低物流成本,切實提高經濟效益和工作效率,為企業的更好發展注入生機與活力.
結束語
隨着信息技術的不斷進步,計算機在企業管理中的作用正逐步被人們所認識.實時的數據採集和網狀的信息傳遞結構,徹底改變了數據的生成方式和以往的線性傳遞模式,從而大大提高了企業管理信息的效能.信息使用效率的提高,則可以大大縮短決策時間,加快企業對於環境變化的反應速度.因此,未來企業的競爭實力將不取決於企業的規模,而取決於企業的數據傳遞速度和信息的整合能力.可以説,未來商戰的制高點是信息管理.無論你是大型商場,還是連鎖經營,不建立一套完備的信息管理系統,就無法與具有強大信息處理能力的競爭對手相抗衡.
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