自我國在2002年頒佈《信息系統工程監理暫行規定》後,信息化工程的質量有了明顯的改善和提高。但是,由於信息化工程的建設屬於智力密集型工作,難度大、可視性差、變更頻繁,因此信息化工程的質量控制就顯得更加的複雜,具有信息量大、綜合性強、技術難度高等特點。所以,信息化工程監理企業在分析問題、找出原因、運用質量控制方法的同時引入業務信息管理系統,使監理工作系統化、程序化、標準化,不但節省了人力,更提高了信息化工程的質量。
信息化工程監理業務管理系統依據信息化工程監理企業工作中的實際需求進行設計。該系統的建設目的就是要開發出一套適用於信息化工程監理企業針對日常工作管理、人員管理、項目控制的綜合性管理系統。此係統建立在廣域網上,企業員工可以通過系統提交自己的工作計劃、工作日誌、監理文件等各項業務,向管理者彙報自己每日工作的實際情況。同時企業管理人員可以通過系統對員工的各項業務申報工作、日常工作完成情況工作量等內容進行評審、檢查和統計。
該系統是為企業管理者和員工提供一個管理與被管理、發佈與執行、審核與提交的互通平台,重點考慮到由於信息化工程監理工作經常出差、不在企業駐地工作的特性,該系統採用B/S架構,客户端無需配置,使業務管理不受任何地域的侷限。只要能夠連接互聯網,無論員工在何地都可以登錄系統,通過系統的各項功能完成幾乎所有日常業務工作的需要,大大提高了企業業務處理的效率及管理的成效,同時系統能夠滿足幾百名員工同時進行在線操作。
因此信息化工程監理業務管理系統的設計總體思維體現在以下幾點:
(1)系統應符合公司相關業務流程的規定,滿足日常工作需要,並達到操作過程中的直觀、方便、使用、安全等要求。
(2)系統採用B/S結構,即Browser/Server(瀏覽器/服務器)結構,用户不需要安裝客户端軟件,在系統允許的網段及互聯網就可以通過瀏覽器使用系統[3] ,用户界面完全通過WWW瀏覽器實現。無論用户的規模及分支機構有多龐大,都不會增加任何維護和升級的工作,所有的操作只需針對服務器進行,這大大節省了人力、時間、費用上的消耗。
(3)系統採用模塊化設計方法,按照用户的需求,模塊彼此之間儘量以數據連接為主,以特徵連接為輔,儘量減弱模塊之間的聯繫程度,增加模塊的獨立性。既便於系統功能的修改,又便於未參與開發的技術維護人員補充、維護。
(4)系統應具備數據庫維護功能,及時根據用户需求進行數據的添加、刪除、修改等操作。能夠對數據庫進行備份和恢復。
根據系統設計總體思維以及對信息化工程監理企業需求調研的結果進行分析、歸納、整理得出:
(1)信息化工程監理業務管理系統中存在四類角色用户,分別為項目經理、監理工程師、部門經理及工程部經理。
(2)由於本系統涵蓋功能較多,有些功能是不同角色共同具有操作權限,有些功能只限制特定角色用户才能操作,加上實際業務流程的複雜性,所以本系統以功能項為主體按照系統需求中要實現的功能把系統劃分為以下四大模塊:日常工作管理模塊、項目工作管理模塊、統計分析模塊及系統管理模塊。
下面分別對不同角色用户的操作權限及系統四大功能模塊所具備的各項子功能進行詳細介紹。
(1)角色即參與者,是具體用例的驅動者。該系統共分為四類角色:
項目經理角色可以在線實現工作計劃的編制及查詢、工作日誌的編制、審核及查詢、監理文件的編制及查詢、文件檢查任務的執行及確認、關鍵工序管理的申報、關鍵工序計劃的編制及維護、項目信息的維護、通知公告查看等操作。
監理工程師角色可以在線實現工作日誌的編制及查詢、工作計劃的查詢、監理文件的編制及查詢、通知公告查看等操作。
部門經理角色可以在線實現工作計劃的`審核、工作調度情況查詢、監理文件查詢、通知公告查看、關鍵工序計劃的審核、項目信息的創建、維護及查詢等操作。
工程部經理角色可以在線實現工作調度情況查詢、通知公告的發佈、文件檢查計劃的發佈、關鍵工序管理的發佈及審核、關鍵工序計劃的審核、項目工時統計、員工工時統計、系統用户管理及權限管理等操作。
(2)功能模塊設計是結合系統自身的具體特點,在總體功能模塊設計的基礎之上對各子模塊分別進行設計,該系統具備4大功能模塊分別為:
日常工作管理模塊主要包括工作計劃管理、工作日誌管理、文件管理、通知公告管理及查詢管理等功能。具體可以實現編制工作計劃、工作計劃審核、編制工作日誌、工作日誌審核、工作調度查詢、監理文件查詢、編制監理文件、發佈通知公告、通知公告查詢、工作計劃查詢、工作日誌查詢等功能。
項目工作管理模塊主要包括文件檢查管理、項目工序管理、項目信息管理等功能。具體可以實現發佈文件檢查計劃、執行文件檢查任務、執行文件檢查確認、關鍵工序管理申報、關鍵工序審核、關鍵工序計劃管理申報、關鍵工序計劃審核以及項目信息的創建、維護、查詢等功能。
統計分析模塊主要包括人員工時統計、項目工時統計兩大功能,該功能只有工程部經理角色具有操作權限。該功能統計所需的數據主要是從項目經理、工程師角色編制形成的工作計劃與工作日誌中所涉及到的項目名稱、實施人、所用工時這三類數據中進行提取。
員工工時統計,可以使工程部經理在一段時期內對員工工時情況進行統計分析、比對,通過數據去分析相同時間內,人員工時差異所反映的問題,作為對人員工作量飽和度考核、評價的重要指標之一。工程部經理可以在該功能下通過選定起止時間,分別輸入員工姓名、選擇部門名稱或工作類型進行不同範圍人員的工時統計。
項目工時統計,可以使工程部經理對不同項目在一定時期內所消耗工時情況進行統計分析,通過數據分析項目工時差別的原因,考慮是否需要對項目人力投入情況進行調整。也可以通過對同一項目在不同時期所產生工時的差異,判斷項目目前所處於項目關鍵期或者處於項目停滯等時期。
系統管理模塊主要包括用户管理、權限管理兩大功能。工程部經理可以通過用户管理功能,實現新增用户、修改用户資料、刪除用户、設定用户名、初始密碼等基本操作;使用系統的用户由於在公司的級別以及工作內容不同,所以要設計人員權限分配,也就是説不同權限的人員可使用的系統功能是不同的。而且信息化工程監理業務管理系統功能繁多,某一功能操作權限可能僅分配給唯一用户,也可能分配給多個不同角色用户,所以權限管理為方便工程部經理對所有人員設定權限操作提供了便利的平台。
數據庫設計也是信息化工程監理業務管理系統設計中非常重要的部分,設計質量的好壞,數據結構的優劣,直接影響到管理系統的成敗。信息化工程監理業務管理系統的數據表過多,數據類型也比較複雜,主要包括人員信息、工作崗位、文件類型、關鍵工序管理、項目信息、文件檢查任務、工作計劃、工作日誌、文件檢查計劃信息表、關鍵工序信息表、關鍵工序計劃信息表、通知公告信息表、監理文件信息表等數據庫列表。
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