書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
1.稱呼
也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裏簡要説明幾條細則：
(1)給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關係的，就寫關係的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
(2)給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等;同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。
(3)給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字後加上輩分稱謂，如“李花侄女”等;亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
(4)給師長的信。通常只寫其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對於十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫鬆平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名後加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
(5)給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如“XX委員會”、“XX公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。
2.正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好!”“近好!”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好!”“春節愉快!”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好?”“久未通信，甚念!”之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要説的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敍情説理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3.結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
結尾的習慣寫法有兩種：
(1)在正文寫完之後，緊接着寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”。
(2)不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。
4.署名和日期
在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。
【書信格式範文一：給遠方小學生的一封信】
遠方的小學生：
你好!我是來自俗稱“人間天堂”——杭州的小學生。我們杭州有這個美譽昌因為這裏有優美的環境和著名的景點——西湖。傳説西湖是從天上掉下來的一顆明珠。西湖邊有婀娜多姿的'垂柳，有三三兩兩的攝影師;還有在西湖邊玩耍的小朋友們，構成了一幅動人的畫面。還有湖中成羣結隊的野天鵝在水中嬉戲;美麗的荷花在微風中翩翩起舞;水面隨風輕輕波動。學了《草原》這篇課文，我想，你們那兒的環境也一定很美吧!
我還有一個温馨的家庭。它是一個為我遮風擋雨的地方。家裏充滿了生機：有歡天喜地的笑聲;有嚴厲的教導聲;還有鋼琴的聲音。
我來自我介紹一下吧，我是一個比較膽小又略微內向的小學生。我有很多愛好：彈鋼琴、畫畫、寫作、編故事、體育運動……彈鋼琴是我的強項，還拿過浙江省一等獎呢。
我們將要開展“手拉手”的活動。到時候，我們成為了要好的朋友，就可以互幫互助，取長補短，我想了一些建議：可以常常通過寄信的方式進行交流，互相寄一些當地的特產。比如説，杭州有絲綢用品。還可以寫信説説家鄉的變化、學習方面，或者討論討論問題。我還想寫邀請函邀請你到杭州來玩。如果你還有別的困難，我們會盡全力幫忙的!
祝你
學業進步，天天快樂，身體健康!
【書信格式範文二：致雷夫老師的一封信】
致雷夫老師的一封信：
雷夫老師，您好!很冒昧打擾您了，可能您還不知道我是誰吧?首先我做個自我介紹：我是來自中國浙江省杭州市的一位學生，我所在的學校是天長小學，我叫金穎。雖然我只是個四年級的學生，但是我通過蔣老師推薦的《第56號教室的奇蹟》認識了您。我從書中瞭解到你們那兒的生活很充實很幸福，因為你們班的同學可以玩各種各樣關於學習的遊戲，如BUZZ或心算，他們還不會因為害怕而膽怯，永遠那麼陽光自信，他們還能在您的帶領下游覽各國的大好河山。既然您把你們班的奇聞趣事都告訴了我們，那我也向您做一些我們的分享，我們班有平易近人，親切隨和的老師，幽默風趣，活潑開朗的同學，還有一個温暖的大家庭。
不過我還是有一些小問題想問您：一、你們班上銀行裏的錢是真的嗎?二、你們外出旅遊真的住五星級酒店嗎?三、您頭髮着火了，他們真的掄起胳膊使勁打您的頭嗎?
期待您的回信，祝您工作愉快!
中國小朋友：金穎敬上
20XX年2月21日
文萃咖
