書信是寫給具體收信人的私人通信。除了保護有關的私人祕密外，一般對屬於書面作品性質的信件也給予版權保護。書信是暫時見不到面的人們相互交流情感與思想的工具。那麼書信的具體格式是怎麼樣的呢?
書寫格式
①稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
②問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等,可以接正文。(不過很少。)
③正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。
④祝頌語。以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接着主體正文之後，不另起段，不加標點;二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚歎號，以表示祝頌的誠意和強度。
稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。
⑤署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行寫日期。
如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上“又附”，再另起一行書寫未盡事情。
主要部分
書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
稱呼
也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。(具體可參見第四編《應酬稱謂》)稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裏簡要説明幾條細則：
(1)給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關係的，就寫關係的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
(2)給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等;同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。
(3)給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字後加上輩分稱謂，如“李花侄女”等;亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
(4)給師長的信，通常只寫其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對於十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫鬆平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名後加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
(5)給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如“XX委員會”、“XX公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。
正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好!”“近好!”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好!”“春節愉快!”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好?”“久未通信，甚念!”之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要説的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敍情説理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。(可參見下節《常用書信用語》的“祝頌語”。)
結尾的習慣寫法有兩種：
(1)在正文寫完之後，轉一行空兩格寫“此致”，再換一行寫“敬禮”。
(2)不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。
(3)也可以寫“平平安安”“天天開心”等詞語。
署名日期
在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”、“敬上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。
書信範文：給媽媽的一封信1
親愛的媽媽：
您好!我來到這個世界已經十年了，在這十年中您總是默默地為我不辭辛苦地奔波操勞，卻從來沒有收到女兒給您的祝福，更沒有收過任何禮物，隨着日曆的翻動，轉眼又到了母親節，女兒想説：“媽媽，我愛您!”
在生活中，您對我無微不至地照顧，卻從來不求回報，您只求我能健健康康地成長。
記得有一次，外面下起了傾盆大雨，可我又沒有帶傘，眼看別的同學都走了，可您還沒來接我，正當我着急得來回走動時，一個熟悉的身影向我走來，我走近一看，啊!原來是媽媽您，回家的路上，咱們母女倆有説有笑，您把傘都傾斜在我這一邊，回到家，您的身上都濕了，媽媽，謝謝您對我的關心與照顧，您也要關心一下自己的身體呀!
在學習中，您也對我十分嚴格，您對我約法三章：
1、每次考試要考95分以上，否則休想看電視;
2、每天完成一篇350字的.文章，而且字跡還要工整，否則以後去春遊就不去;
3、每天要完成老師佈置的作業外還要完成您佈置的卷子和練習。
我的休息時間幾乎都被您奪走了，儘管您在生活中對我無微不至地照顧，但都被您的嚴格所掩蓋，如果沒有媽媽的嚴格，我就沒有今天的學習成績，媽媽，感謝您在學習中陪伴我，謝謝您!
最後，我祝您身體健康，工作順利，母親節快樂!
您的女兒：陳慧穎
20xx年xx月xx日
書信範文：給媽媽的一封信2
親愛的媽媽：
“世上只有媽媽好，有媽的孩子像塊寶……”每當聽到這首歌的時候，我都會想到您那熟悉的身影。您把許多的愛都給了我，然而您卻自己過着平凡的生活，並沒有得到一絲的愛。
記的我九歲的時候，我從外面打棒球回來，我就感覺像到了太陽一樣熱似的，熱的受不了。就洗起了冷水澡，我剛洗完，您就回來了，説道：“哎呀，今天我們小虎真不簡單，自己動手洗澡了。”洗完後不到十幾分鍾，我便咳嗽了起來。您問道：“小虎，你是不是用洗了涼水澡啊？”我回答説：“是呀媽媽，怎麼了。”您急忙給我穿了大衣，背起我就往醫院跑。我曾多次向您説到：“讓我下來，讓我下來，我要自己走。”可您什麼話也不説，直奔醫院。
汗水濕透了您的衣服，可您卻不覺的累，我在您的背上輕聲哭泣。到了醫院才得知我感冒嚴重了，醫生給我開了藥，打了針，叮囑我不管多熱，都不能用冷水洗澡，更不能喝涼開水，休息幾天就好了。回到家後，您在我旁邊為我端藥、端飯，就連晚上您也不睡覺，在我旁邊守着我，直到我病好。
像您這樣點點滴滴的愛，説也説不盡。在這裏對您的愛只能凝結成一句話：媽，您辛苦了！我愛您！
祝您身體健康萬事如意！
您的女兒：xxx
20xx年xx月xx日
文萃咖
