企業文檔管理規範

下面是小編在這裏的企業文檔管理規範，我們一起來看一下吧!

1. Purpose 目的:

為規範管理，建立一個用於企業文件的形成、審核、批准、生效、修正、廢除及銷燬的程序，做到有章可循，按章辦事。

2. Scope 範圍: 企業所有的文件。

3. Responsibilities 職責:

3.1 各公司、各部門的負責人負責本公司本部門文件的建立和維護。

3.2 各公司各部門指定相應的負責人負責保管所有規程及文件正本，製備正式的工作複印件，並分發至相關部門。

3.3 各部門負責人應保證本部門使用的所有規程和其他文件是有效版本。

4. Procedure 程序:

4.1 本規程所指的文件包括企業各子公司、各部門所建立的管理和操作規程以及其應的各類表格：

4.2 文件的形成、審核和批准

4.2.1 各部門負責人應負責組織編寫用於本部門的管理文件。

4.2.2 在編寫過程中應與文件涉及的其它部門討論，徵求意見，使文件一旦實施後具有可行性。

4.2.3 編寫文件時必須遵循下列規則：

必須對內容進行有效陳述。

a) 儘可能全面的描述文件題頭範圍的內容，將文件所涉及的內容給予適當的規定。

b) 任何文件的內容不僅要讓使用者知道做什麼工作，而且還要知道該誰來做。文件中必須使用職位之類的字樣，如：信息部經理，總裁祕書等，而不是個人的名字。

c) 必須採用最合適的方法來制定文件以保證其內容易被理解和執行。當需要時可以利用表格或圖解來更清楚地解釋規程。必須按所描述的實際操作步驟的時間順序來排列文件內容。與某個文件有關的表格或工作記錄單必須作為該文件的一部分包括在該文件中。

d) 儘量避免在文件中使用“大體上”,“一般地”、“通常”之類的詞語，除非該條件在同條款中有所説明。

e) 所寫的內容必須與實際的工作相符。如果實際工作有所改變，相應的書面文件也應作修正。 f ) 在某個文件中如需引用其它文件，應在首次引用時標明所引用文件的編號和題頭(如：-文件管理程序)，未顯示版本號是指所使用的是引用文件的當前最新版本。

格式

規程文件應包含下述項目(文件的具體格式見附錄Ⅰ)，各類別的規程均配有專用的字母代碼。 ——文件號:

文件編號的完整表示是：文件類別的縮寫文件流水號-文件的修訂號，例如：HCOSO001-00其中H表示總部，CO表示總裁辦，SO表示祕書室;001表示該文件的流水號;00表示為新制定文本。

如HCOSO001-01表示為HCOSO001-00文件的第一次修訂。

——頁數 表明文件的頁數，

——文件名稱

要能體現文件所需要規定的事 ——起草人(或修改人)

應由起草人或修改人簽名並註明日期，表示起草人或修改人對該規程的內容負責。

起草人(修訂人)應經相關專業知識的學習和培訓，瞭解、掌握所起草文件涉及工作的要求，實踐經驗豐富，熟悉文件內容。

——審核人

應由文件使用部門的經理/主管或該文件的主要執行部門的經理/主管對該文件的內容及準確性進行核查後簽名並註明日期。如文件涉及幾個部門的工作，可進行多部門的審核，相應的部門經理/主管應在審核欄中籤字確認。

當負責審核的部門經理/主管不在時，該文件可由其指定的經理助理審核並簽字確認。 ——批准人

各子公司/部門的文件由相應的總經理批准，跨子公司/部門的文件，由總裁批准簽名生效。 ——修訂號 該規程的修訂次數。

——替代文件號

修改前文件或被替代文件的文件編號。

——生效日期

由文件管理員與使用該規程的部門經理討論後確定生效日期，並在已批准的文件上註明。 ——分發部門

必須標明該文件的分發範圍。

——目的

建立該文件的目的 ——範圍 該文件適用的範圍

——職責

闡明由誰來負責執行該規程所規定的工作事項。

——程序 該文件具體內容。

——變更歷史

註明變更實施的時間、變更的內容、文件號的變更、修訂號。

4.2.4 編寫文件應符合

4.2.3項下的要求，形成的文件應由部門負責人審核。

4.2.5 如果審核人對文件內容有異議，應將該文件退還給起草人作必要的修改，審核人必須熟悉文件所規定的內容並有能力評判所擬文件的準確性。

4.2.6 經部門負責人檢查後的文件應交文件管理員複查。複查的要點是：

——與現行管理和操作是否相符

——文件內容的可行性

——文字應簡練、確切、易懂，不能有多種解釋

——同已生效的其他文件沒有相悖的含義

4.2.7 經文件管理員複查後的文件，如需改正，交回原編寫人員所屬部門的負責人進行修改，直至符合要求。

4.2.8各子公司、各部門指定文件管理員，文件管理員將複查合格的文件的電子版按標準格式打印出來交相關部門負責人、批准人預核查，並存檔該電子版。

4.2.9 如相關部門負責人或批准人對文件持有異議，需通知起草人作必要的修改。

4.2.10修改程序按

4.2.1- 4.2.7進行。修改稿應附有未通過文件的草稿，以便相關部門負責人、

QM經理和批准人有針對性地重新審核。

4.2.11 文件管理員將修改好的文件打印在黃色正本頁上。

4.2.12 文件管理員將文件正本送交起草人-審核人-批准人分別簽字和註明日期。

4.2.13 黃頁會簽過程中，應無修改意見。如確有修改意見，應由文件管理員對黃頁規程進行修改。文件管理員有責任追蹤黃頁正本被及時會籤。(在兩個星期內需會簽完畢)。

4.2.14 會簽完畢，文件管理員按照

項下規定在黃頁正本上註明文件的生效日期。

4.2.15文件管理員及時將有關信息進行登記。

4.3文件分發

4.3.1文件管理員按照文件適用部門複印文件，並在每頁上加蓋“工作複印件”作為白頁工作件。

4.3.2文件管理員填寫“文件的發放和收回記錄”，將工作複印件分發至有關人員，文件接收人員在“文件的.發放和收回記錄”上簽名確認已收到此文件。

4.3.3文件的接收人必須保證部門內其它相關的文件使用人已進行適當培訓並能接觸該文件。

4.3.4各子公司/部門應指定專人管理本公司/部門的工作複印件，建立並及時更新本部門有效文件清單，確保文件不會丟失，並在需要時迅速找到相關文件有效版本複印件。

4.3.5 文件的發放和收回記錄應附在已批准文件的正本原件(黃頁)後由文件管理員負責保存。

4.4 已批准文件的獲取和收回

4.4.1 獲取

如確有需要，子公司/部門負責人應告知文件主管需要更多工作複印件。

在得到領導的許可後，文件管理員取相應文件黃頁正本複印，在每頁上加蓋“複印”章，交申請人。雙方在原“文件的發放和收回記錄”簽名確認。

任何人不得擅自複印文件接收人所持有的白頁規程文件或其他文件。

4.4.2收回

對於本部門不再需要的文件，部門負責人應與文件管理員協商(必要時需經公司主管領導同意)，將其持有的工作複印件退給文件管理員，記錄在文件的發放和收回記錄”中，質量管理部文件管理員應按照

4.5.3及時將收回的複印件銷燬。

4.5 文件的修訂、廢除和銷燬

4.5.1定義

文件的修訂：文件的題目不變，不論內容改變多少均為修訂。 文件的廢除：文件的題目改變，內容無論變或不變，原文件即稱廢除。

4.5.2 需要對文件進行更改，應按下列程序進行：

有關部門需對原文件作修訂或廢除時應填寫 “文件修改申請表”，説明更改或廢除的理由，註明原文件待更改的內容以及更改後的內容，經部門負責人確認後批准。

填寫完畢的“文件修改申請表”由文件管理員單獨歸檔保存。

新文件的起草、審核、批准和分發按照

4.2~4.3規定進行。

文件接收部門負責人在新文件生效之前對相關人員進行培訓，並妥善保管該文件，在未生效前不得將其置於相關工作場所。

新文件生效前一天，相關部門應將新文件置於工作現場，並立即收回舊版文件在三個工作日內送交文件管理員。

原持有人和文件管理員在舊版文件的“文件的發放和收回記錄”上簽名確認。

在被替代/廢除的原文件黃頁正本每頁上加蓋“已作廢”章。

文件管理員按照4.5.3的規定將收回的文件複印件銷燬。 4.5.3文件的銷燬

收回的白頁工作複印件在回收後應及時銷燬。文件管理員填寫“文件的發放和收回記錄”提出銷燬申請，相應的主管批准後實施銷燬。銷燬過程必須有人監督並在記錄上簽字。

將原“文件的發放和收回記錄”附在原文件黃頁正本後，由文件管理員歸檔保存5年。

4.6 各類文件的複查

4.6.1文件管理員及各部門負責人有責任複查持有的所有現行規程及其他文件，以保證其滿足生產/質量管理需求。

4.6.2 文件管理員每兩年定期分發文件定期核查記錄(見附錄Ⅵ)，相關部門負責人對相關文件的適用性、一致性進行核查，在5個工作日內完成該記錄，並交給文件管理員歸檔保存。

4.6.3需要時，修訂工作應按照

4.5進行。

5. 字體具體要求：

5.1字體大小：五號

5.2字體: 中文選擇宋體，英文選擇Arial。

5.3頁面設置：上：2.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm ，行間距：16磅。

6.表格表示方法

如文件有表格，則每個表格均要編號，表示為R十文件號十序號。如文件HCO001-00號文件的第一個表格表示為：R-HCO001-00-01，該文件的第二個表格為：R-HCO001-00-02。