物業公司檔案管理規章制度

在日常生活和工作中，人們運用到制度的場合不斷增多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的物業公司檔案管理規章制度，歡迎閲讀與收藏。

物業公司檔案管理規章制度1

1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、註記工作。

2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住户資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。

6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應複印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閲、複印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。

物業公司檔案管理規章制度2

1.客户檔案的管理工作由客務部負責。

2.客户資料按單元號一户一檔建立，按樓層統一存放在客户檔案文件櫃內。

3.每個客户檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客户加班等申請單等組成，退租客户的資料須及時裝訂另存。

4.每個客户檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客户檔案的標牌須與檔案內現客户的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客户檔案，對已裝訂好的退租客户資料打印目錄後按樓層裝入文件盒內存放。

7.客户檔案查閲可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閲覽。

8.原始客户檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客户檔案管理系統，將客户各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

物業公司檔案管理規章制度3

一、制度內容

為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度。

二、管理目標

客户檔案資料全面、準確、有效。

三、適用範圍

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

一般客户檔案包括以下的資料：

1.收集客户單位資料

2.客户繳費記錄包括各樣應付之押金

3.客户裝修工程文件

4.客户遷入時填具之資料

5.客户資料補充

6.客户聯絡資料

7.緊急事故聯絡人的資料

8.客户與管理處往來文件

9.客户違規事項與欠費記錄

10.客户維修記錄

11.客户投訴記錄

12.客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

四、注意事項

1.及時上行下達客户與管理之間的'知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

2.協調與客户之間的關係，加強橫向溝通；

3.做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；

4.接聽客户投訴，解決客户投訴；

5.接聽客户工程報修電話，及時聯繫修復。

物業公司檔案管理規章制度4

1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;

2、專管人員須將業主的檔案資料分户建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閲;

3、客户信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性;

5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閲，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;

6、為確保文檔安全，文件櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。