企業檔案管理規章制度

在我們平凡的日常裏，我們都跟制度有着直接或間接的聯繫，制度一經制定頒佈，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。我們該怎麼擬定製度呢？下面是小編收集整理的企業檔案管理規章制度，歡迎大家分享。

企業檔案管理規章制度1

一、總則

1.1 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發展和經營服務，特制定本制度。

1.2 本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關係的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

1.3 公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。

1.4 公司的檔案工作實行統一領導、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便於公司在經營中的借鑑和利用。

1.5 本制度適用於公司所有檔案資料的管理。

二、檔案管理的機構與職責

2.1 公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統一歸檔的原則。

2.2 公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統一的歸檔和日常管理，並對公司各部門的檔案管理進行指導、監督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。

2.3 公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應指定專人兼職檔案員負責收集、保管本部門的檔案資料並督促其及時歸檔。

2.4 辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。

2.5 檔案工作人員出現工作變動或離職時，應將其經辦或保管的.檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷燬。

2.6 所有檔案工作人員應忠於職守，遵守公司保密制度，嚴守公司祕密，不得向無關人員泄露檔案內容。

三、檔案管理

3.1 檔案的歸檔

3.1.1 公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案等。

3.1.2 對於應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。

3.1.3 除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

3.1.4 公司各部門人力資源部除外的檔案工作人員應於每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。

3.2 檔案保管

3.2.1 公司所有檔案資料均進行專人、專櫃管理。

3.2.2 檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合檔案管理員進行。

3.2.3 檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，並根據檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。

3.2.4 檔案工作人員應參照國家的規定和公司《保密制度》，對檔案資料進行密級劃分，並確定保管期限，上報董事會，經批准後執行。

3.2.5 所有檔案資料劃分四個密級：普通級、祕密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見《保密制度》。

3.2.6 檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防黴、防光。

3.2.7 對於檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規定執行。

3.3 檔案的查閲、借閲

3.3.1 公司員工查閲、借閲檔案時，應嚴格辦理查閲借閲手續，由檔案管理員對查閲借閲人、所查閲檔案名稱、查閲借閲時間和歸還時間進行詳細登記。

3.3.2 查閲借閲密級檔案時，如查閲人為《保密制度》中知曉範圍外的員工或公司外a href=// target=_blank>咳嗽保胩鈈礎兜蛋覆樵借閲申請單》，經檔案管理員審核，批准人審批後方可進行查閲借閲。公司員工不得查閲借閲檔案內容與本身工作無關的檔案。

3.3.3 檔案查閲借閲的批准權限：普通檔案由辦公室主任審批;祕密級檔案由行政總監審批;機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長審批。

3.3.4 原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料複製副本，供需要部門借閲，副本在使用部門使用完畢後，由檔案室回收、保管和銷燬，其處理等同於檔案原件。

3.3.5 查閲、借閲公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標誌和塗改，不得損壞檔案。

3.3.6 嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和複製，否則將按照公司《保密制度》的有關規定予以處罰。

3.4 檔案的銷燬

3.4.1 對於超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷燬。銷燬前，檔案管理員應將銷燬檔案3.4.2 清單上報辦公室主任，經辦公室主任審核，報批准人批准後，方可銷燬。

3.4.3 任何人不得私自銷燬檔案。普通檔案和祕密級檔案的銷燬由總經理審批，機密級和絕密級檔案的銷燬由董事長審批。檔案的銷燬具體見《檔案銷燬程序》。

3.4.4 檔案銷燬時應有2人以上進行現場監督，嚴禁私自銷燬檔案。

四、附則

4.1 本制度由公司辦公室制訂，並負責解釋和組織實施。

4.2 本制度報總經理批准後施行，修改時亦同。

4.3 本制度施行後，凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有牴觸的制度以本制度為準。

4.4 本制度自頒佈之日起施行。

企業檔案管理規章制度2

第一章 總 則

第一條 為了加強公司各類檔案的系統管理，實現檔案管理的規範化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二條 凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據為已有。

第二章 檔案管理體制

第三條

1、統一管理原則：公司檔案實行統一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據為己有。面試網

2、保守祕密原則：員工都有保守檔案祕密的義務，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。

第四條 公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、各項規章制度檔案、工程技術檔案各項目資料、圖紙資料、建設工程、拆遷檔案等其他資料。

1、與公司財務有關的資料由財務部保管。未經董事長許可，任何人不可動用。

2、有關文書、各項規章制度方面的資料，由辦公室保管。

3、設計方案、施工圖、設計變更、監理、洽商、設備廠家的資質文件及其往來資料以及設計院、勘察單位之間往來資料、採購的設備、材料説明書、檢驗報告、質量保證書等，由工程部自行歸檔保管。

4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢後，辦公室應保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

5、前期部方面資料：項目立項申報資料、徵地、拆遷批覆、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、覆函、證件等前期技術資料，由前期部自行歸檔保管。

6、拆遷部方面資料：徵地、拆遷批覆等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

7、各部門向辦公室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔範圍外的請示、

報告、計劃、總結及一些重要資料複印件等由各部門自行保管。

第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負責歸檔管理，辦公室有責任對各部門的檔案管理工作進行監督和指導。

第六條 因工作變動或因故離職時，應將文件材料交接清楚，才能離職。

第三章 檔案的歸檔範圍

第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔範圍。

1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記等。

2、各種工程圖紙、設計變更通知書等工程資料。

3、各類工程檢測、鑑定報告。

4、各種協議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及説明書。

5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計報告、資產評估報告。

7、公司各種管理規章制度。

8、公司各種註冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發佈會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用於營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發展大事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。

12、其他需要歸檔的重要文件。

第四章 檔案的借閲管理辦法

第八條 凡需借閲公司檔案者，均須填寫《檔案借閲審批單》，籤批後方能借閲。

第九條 借閲的檔案密級與領導籤批

1、公司各部門因工作需要，借閲、查閲需辦理相關手續，經部門經理簽字，董事長助理或

總經理審批後，可辦理借閲、查閲手續。

2、重要檔案及財務檔案，須由董事長批准，方可借閲。

第十條 借閲檔案必須嚴格履行登記手續，依據《檔案借閲審批單》，為借閲人調出所需檔案並記錄檔案借閲信息。借閲檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、複製，須經董事長助理或總經理批准。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第十一條 公司檔案借閲查閲只供公司內部各部門。檔案借閲時間為3天，如需延長，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閲檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量，承擔一切賠償責任。

第十二條 借閲檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償損失。借閲者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄;由於泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字後，才能調離。

第十三條 加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

第五章 檔案的銷燬

第十三條 辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。

第十四條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經辦公室確認，報董事長助理、總經理審批，並進行登記後予以銷燬。

第十五條 銷燬時要有二人監督，銷燬檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷燬的文件作為它用，或作廢紙出售。

第六章 罰 則

第十六條 有下列行為之一，視情節輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷燬公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、塗改、偽造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續辦理借閲，外帶者或越級查閲者檔案管理者同罰。

6、泄露公司檔案機密者。

7、其他危害公司利益的行為。

第二七條 本制度由辦公室負責解釋、補充。 對未盡事宜，辦公室隨時調整更新。

企業檔案管理規章制度3

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整公文上的各種附件一律不準抽存。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閲後歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔範圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔範圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閲，借閲者都要填寫《借閲單》，報主管人員批准後，方可借閲，其中非受控文檔的借閲要由部門經理簽字批准，受控文檔的借閲要由總經理簽字批准。

2、檔案借閲的最長期限為兩週;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時彙報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閲時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。