公司共享文件夾管理制度
在充滿活力，日益開放的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼擬定製度真的很難嗎？下面是小編為大家整理的公司共享文件夾管理制度（精選6篇），歡迎閲讀，希望大家能夠喜歡。
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司及各部門文件和外來文件的管理。
3 職責
3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發佈的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等文件。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，並獲得文件號。
3.5 質量體系文件的編制、審核、批准、發佈，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。
4.4 外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規範、客户要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客户提供文件、設備文檔等。
5.1.2 文件階層分類
（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3) 三階文件：管理制度、規範/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。
（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類文件的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規範、客户要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發佈的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規範化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發佈、彙總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性文件或制度彙編類文件等的系統文件。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級文件：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規範、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客户的文件為非受控文件，不作標識;
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批准和發佈
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審核，常務副總批准、審閲和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閲簽發單》，部門負責人審核，常務副總批准、審閲和簽發。
7.2文件歸檔、發放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經審批後的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;
(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定範圍發放文件,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中籤名。
7.2.3文件保管與借閲
(1)文件保管：所有經批准發佈的文件皆應登記編目並歸檔保存於文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，並確保文件清晰易於識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放於文件產生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放於檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閲文件時可向文件歸口部門辦理借閲手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閲登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閲及使用範圍，由授權使用的.人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，並實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批准由原文件起草、審核、批准部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》並實施更改。
(3)文件修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的.作廢與銷燬
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發佈時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《文件銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標註“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批後，交由相關部門傳閲執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，祕密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發放、傳閲、披露應遵守以下原則：
文件密級發放、傳閲範圍
絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
祕密公司部門主管級以上人員，祕密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
一、總則
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由祕書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯文件的文號。
第四條 公文的閲批與分轉
1、凡正式文件均需由祕書根據文件內容和性質閲籤後分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送總經理親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要即閲即辦。
2、一般函、電單據等，由祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯繫後再分轉處理。
3、為加速文件運轉，祕書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閲與催辦
1、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閲讀文件應抓緊時間，當天閲讀完後應在下班前將文件交祕書處，閲批文件一般不得超過兩天，閲後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，祕書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。
4、文件閲完後應送交祕書，切忌橫傳。
5、行政祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得祕書同意予以複印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。
三、文件借閲和清退
第六條 各部門有關人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須祕書同意後方可借閲。
第七條 借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔範圍
凡下列文件統一由行政祕書歸檔：
1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等；
2、各種專業例會記錄；
3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
4、有保存價值的客户資料及處理結果；
5、企業日誌和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷燬
第十一條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，祕書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。
六、附則
第十二條 本制度解釋權歸行政部。
第十三條 本制度自公佈之日起執行。
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料並督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。
第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統、部門檔案員的職責：
（一） 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔範圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，並向檔案員辦好交接簽收手續。
（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用文件資料登記手續。
第二節 歸檔範圍
第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關於員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規定的保密範圍材料。
第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。
第三節 平時歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。
第二十一條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在文件處理登記薄上註明。
第四節 立卷
第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。
第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。
第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條 有關卷內文件資料的情況説明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可説明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求託裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。
（一）總則
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1、兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閲單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閲批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閲籤後，由機要祕書分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閲批後分送承辦部門閲辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要即閲即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
3、為加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閲與催辦。
1、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交機要室，閲批文件一般不得超過兩天，閲後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。
4、文件閲完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。
5、兩辦機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6、按照閲文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閲文。
（三）發文的管理
第八條 發文的規定
1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和厂部，各羣眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2、各羣眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。羣眾團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘文件均由分管廠領導批准簽發。
第九條 發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發文件主要用於：
（1）公佈全廠規章制度；
（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發佈有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯繫有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨羣工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨羣工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部文件發佈。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條 發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9、文稿審核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要祕書統一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要祕書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要祕書應拒絕蓋印分發。
（五）文件的借閲和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閲。
第十二條 借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要祕書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔範圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨羣組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上彙報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。
2、業務科室，各羣眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷燬
第十七條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條 經審核同意銷燬的文件，應派專車分別由兩辦機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
1、目的
為了更好的規範公司各類文件的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。
2、適用範圍
公司及公司各部門、各門店對內發文。
3、標準
結合公司實際要求，在遵循文件格式及標準的前提下，對其格式及標準進行了靈活運用。
4、內容
4.1公司常用文件
4.2規格:統一使用a4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。
4.4保密等級:公司文件管理分a、b、c、d、e五個保密等級
a級:機密文件，限總經理、董事會等以上成員知悉；
b級:高級文件，限部門經理以上管理成員知悉；
c級:中級文件，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉； d級:普通文件，限公司內部所有成員知悉；
e級:一般文件，限公司內部及門店所有成員知悉。
5、文件的擬稿、審批、發放與簽收
5.1擬稿
5.1.1各部門文件的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責文件審核。
5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規範、標點正確、篇幅力求簡短。
5.2審批
5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉；
5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。
5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上載到共享並以電話通知方式先行*作，後補發紙質版並簽收。
5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執行。
5.3發放與簽收
5.3.1公司文件發放/流轉/存檔均由人事部負責
5.3.2公司的文件均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的文件流轉工作。
6、生效日期
6.1本管理制度自20xx年xx月xx日起實施。
6.2本制度最終解釋權歸人事部負責。
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