企業使用OA辦公系統的好處
無論是企業還是政府機關,都會有大量的文案需要處理,複雜的工作流程需要安排,決策者需要依據紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的辦公系統,對辦公人員和企業決策者來説,工作效率上的提高是顯而易見的.在網絡連接千萬家的時代,辦公自動化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進行協同辦公成為可能.今天的中國,"企業信息化","政府部門信息化"都忙得如火如荼,一套優秀的辦公自動化(OA)系統將是企事業單位邁進數碼時代的"基石".
眾所周知,我們絕大多數企業和非贏利單位,都採用層層授權的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通,高層瞭解底層的信息除了通過的直接下屬(中層管理者)外,就是自己親自了解,親自了解往往很累;通過中層管理人員,則有一個信息反饋的效率和成本問題,無疑,單位的信息化能提高效率節省成本.
基於層層授權,各司其職的`思想,近年來應用較廣的企業信息管理系統(MIS),ERP等.這些軟件使企業高層很方便地瞭解企業採購,銷售,庫存以至財務的情況,企業的中層到底層都置於了最高層的管理監督之下.因此這類軟件大多上級對下級控制有餘,同級與同級的部門與人員協作交流不足.控制太多,人就會變成機器,工作就缺乏樂趣,只有協作交流起來,工作就變得輕鬆有趣,更符合人性,更容易發揮普通人的智慧和積極性.辦公自動化軟件把單位的各個部門緊密聯繫在一起,強化了機構內部員工之間,部門之間的信息交流與協同工作,使得機構內部的辦公,業務流程都能在內部局域網或互聯網上進行,相互間可以親密地交流協作!
辦公自動化的發展是一個不斷進化的過程,隨着電腦和網絡技術的發展可以分為以下幾個階段:辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數據,用一些單機版軟件等.辦公網絡化,單位的電腦有了局域網並連上了互聯網,實現了資源共享,但內部缺乏秩序和安全.網絡程序化,在辦公網絡化的基礎上,有了網絡辦公軟件的辦公平台,實現了輕鬆有序的管理.將來還可能有網絡辦公的智能化,辦公變得越來越輕鬆.
辦公自動化軟件,具體來説有哪些作用呢
首先能極大地提高工作效率,不用拿着各種文件,申請,單據在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網絡上進行.
其次是節省運營成本:包括時間和紙張.
第三是規範單位管理:把一些彈性太大不夠規範的工作流程變得井然有序,比如:公文會籤,計劃日誌,用款報銷等工作流程審批都可在網上進行.
第四是提高企業競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發揮員工的智慧和積極性提供了舞台.無疑,企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不瞭解情況,缺乏數據的環境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學的決策.
辦公自動化應該作為企事業單位除了生產控制之外的信息處理與管理的集合,應該是對於單位的領導來説,OA是決策支持系統,能夠為領導提供決策參考和依據.對於中層管理者OA是信息管理系統,而對於普通管理者,OA又是事務/業務處理系統能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境,使之準確,高效,愉快的工作.
近年來,隨着網絡技術的迅速發展普及,通過利用先進的網絡資訊技術,實現辦公自動化的解決方法,被稱為網絡辦公自動化解決方案.隨着INTERNET技術,國際互聯網絡的發展,目前的辦公自動化已由傳統的局域網內互聯互通上升到了支持移動辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領域.
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