一、文字功底是現代祕書的基本素質
現代祕書是“掌管文書並協助公司領導處理日常工作的人員，是領導的參謀助手，祕書工作的基本性質要求祕書必須具有良好的書面語言表達能力，要擅書(即辦理文書)，以“書”為主，寄情於“書”，要會駕馭文字材料。
祕書人員的書面表達能力即指一般的寫作能力，寫作能力是祕書人員非常重要的基本功。文祕人員一定要具有良好的書面表達能力，具有紮實的文字功底，這是祕書人員最起碼的素質要求。由於祕書寫作的對象主要是公文，因此，祕書人員要根據領導授意與工作需要，需經常撰擬各種文稿，這就要求祕書不僅應具備一般的書面表達能力和寫作技巧，而且應熟知各種公文的寫作，熟練掌握各種公文的要求與方法，能夠撰寫出觀點正確、內容充實、結構嚴謹、表達流暢、格式規範、文筆精練的各類公文。
二、現代祕書文字表達能力的培養
祕書在工作中要從事各種公文的寫作，要求熟練掌握各種公文的寫作方法和技巧，迅速準確地撰寫各類公文。為能撰寫一篇高質量的公文，充分發揮公文的作用，提高工作效率，在寫作時必須注意各個環節。
(一)、公文寫作前，要大量佔有材料，構思文章
寫作前要做好材料準備工作。公文要有的放矢的，寫作前要積累豐富的材料，並加工處理，去粗取精，去偽存真，然後構思全局，列出提綱，為文章的結構層次、觀點的提煉，都從這裏起點。這樣才能更好地體現領導的意圖和決定。
(二)、合理安排結構，善於謀篇佈局，突出中心
撰寫公文要求文字簡練，善於謀篇佈局、合理安排結構，中心突出，層次清楚，邏輯性強，結構緊湊，這就高度體現了公文寫作的本質特徵。公文應圍繞主題，中心突出，結構合理，詳略得當，重點突出。
(三)、具有一定的文學知識，懂得語法和邏輯知識
祕書應具有一定的文學功底，懂得語法和邏輯知識。不寫錯別字，正確使用簡化字，書寫規範，字跡工整，詞彙豐富，並能選用最恰當的詞語，準確地反映實際情況，增強工作的主動性，準確地貫徹落實黨的方針政策，使公文意圖生動地突現出來。
(四)、熟悉各種公文的種類、用法及格式
公文是一種特殊的文章，除要遵行一般的寫作規則之外，還需要遵循公文寫作的特殊規律。文祕人員在撰寫公文時，無論是的公文的內容、公文文種的選擇、公文格式、文風、還是行文語氣以及表達方法等因素，都應規範運用。因此，公文寫作時，行文關係要正確，選用文種要恰當，使用語言要準確，公文格式要規範。
公文內容必須符合國家的法律法規、路線方針政策，合乎上級指示和規定，與本機關其他現行有效文件保持一致。實事求是，即要求公文的內容能從實際情況出發，有切實的客觀針對性，有利於解決實際問題;要忠實地反映情況和問題;各種判斷要合乎實際;各種解決問題的方法措施應切實可行，具有可操作性。文種使用要恰當。不同的文種，具有不同的功能和作用，並體現發文機關與受文機關之間的關係，體現了不同的行為目的。文種使用不當，會造成行文關係的混亂。恰當地使用文種，可以進一步增強公文的效能，確保公文的寫作質量。因此，祕書要深入研究文種，恰當使用文種，因此，文祕人員在撰寫公文時，要注意常用公文文種的區別，要“對號入座”、忌“張冠李戴”，應準確掌握和正確應用，根據行文關係、行文目的'選擇文種，使用文種。
公文格式要規範。公文的規範格式能夠體現公文的法定效力、權威性與嚴肅性，以規範、莊重的形式和邏輯力量引起人們對它的重視，為人們閲讀、承辦和管理公文創造便利條件，有利於提高工作效率，是公文有效性的切實保障。這些格式規範對於表明公文的來源、去向、內容、時間、傳知範圍及對公文印製規格有着重要的作用，我們要根據公文寫作的目的、內容、需要以及所要解決的實際問題去寫作。
(五)端正文風，行文語言準確、簡練
樹立健康優良的文風，這是當今公文寫作的一項重要任務。首先要堅持實事求是的原則，這也是祕書工作的基本原則。祕書撰寫文件時，應注重調查研究，堅持實事求是的原則，內容要符合客觀實際，掌握分寸，客觀公正。
其次，公文語言一定要準確、鮮明、生動、簡練。公文的語言要準確，是指文章要真實、貼切、規範、恰如其分地反映客觀事物，並揭示其本質意義。詞義要精當準確，詞彙要豐富，正確地進行科學的判斷和符合邏輯的推理。它要求觀點符合黨的國家的方針政策，準確體現發文機關意圖，材料真實可靠;語言質樸、合乎語法、符合邏輯;語氣輕重恰如其分，以保證語言的嚴謹、準確、通暢，規範、完整、清晰、耐久，準確表達中心思想。
公文的語言要鮮明，即立論明確，不能有歧義。處理好材料與主旨的關係。贊成的、反對的，歌頌的，批判的，態度明朗，是非清楚，是非愛憎分明，不能含糊其辭、模稜兩可。公文的語言要生動，就是把所要寫的事情、思想和情感栩栩如生地表達出來，也就是寫“活”了。反映新事物，研究新問題，內容有新意。公文和文學作品不同，文學作品講的是形象的生動性，公文講的是解決問題的需求性、這就得運用公文語言的表達技巧。因此，祕書人員一定要紮紮實實過好文字語言關。
公文的語言要簡練，在語言質樸、通順的基礎上，文字簡明扼要，概括力強，言簡意賅。要求用最簡潔的文字，順暢而有條理地説明問題，表達豐富的內容。該短則短，該長則長，句中無餘字，篇中無剩言，不累贅重複，不宂長拖沓。行文簡潔，主旨突出，進一步提高辦事效率。切忌長而空，累贅重複，宂長拖沓。我們一定要提高對端正文風的認識，杜絕弄虛作假、套話連篇，空洞無物、浮華雕飾、矯揉造作等風氣對公文的影響，樹立優良文風。講究工作實效，注意調查研究;提高自身的素質。
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