人力資源檔案管理論文

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摘要：

人力資源檔案管理作為人力資源管理的一個重要組成部分，對於人力資源充分發揮作用有着至關重要意義。本文基於此開展研究，探討了我國人力資源檔案管理目前存在的諸如工作效率低、工作人員素質欠缺、管理方法落後等問題。並針對上述問題提出了應對的措施，為我國人力資源檔案管理的發展提供了依據。

關鍵詞：

人力資源;檔案;檔案管理

在現代社會，人力資源已經成為了各行各業發展中一個最為重要的環節，因為任何工作的開展都不能離開人這一最為基本的因素。而對於人力資源的管理來説，除了開發、使用等環節外，人力資源檔案的管理也是人力資源管理的一個重要方面。因為，科學合理的人力資源檔案管理能夠更好的提升人力資源管理的整體效率，從而促進組織的發展。

一、人力資源檔案管理工作中存在的問題

人力資源檔案管理效率低。簡單的説，人力資源檔案管理的效率就是在實施人力資源檔案管理過程中，所消耗的人力、物力等資源同檔案管理最終實現的管理效果之間的比例關係。對於人力資源檔案工作來説主要包括的工作內容有檔案的收集、歸檔保存和調用等。例如，對外來務工人員的工齡和職業發展進行建檔，既要對外來務工人員的基礎檔案資料進行蒐集，還需要對務工人員在就業過程中的職位轉移、薪酬等方面資料進行蒐集，這些資料的蒐集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，蒐集來的資料和檔案的利用率卻很低。

2.人力資源檔案管理人員素質欠缺。在人力資源檔案管理中，管理人員的素質能力有着十分重要的作用。而我國很多檔案管理人員在專業素質上都存在着明顯的差距。集中的表現在有點人力資源檔案管理人員都是兼職的，不是專門從事人力資源檔案管理的；有的人力資源檔案管理人員年齡明顯偏大，在工作積極性上明顯不足；有的人力資源檔案管理人員對於信息技術的掌握不夠深入，導致在信息化時代下，人力資源檔案管理工作難以實現數字化。

3．管理方法不夠先進。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調用的方法。目前大多數電力工程建設檔案管理還處於傳統管理的狀態，檔案管理資料多是紙質的，這些資料規整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設的施工過程中，有很多能夠為以後工程建設提供借鑑的工作細節，卻往往因為無法快速形成紙質檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質量。

二、應對人力資源檔案管理問題的'對策

規範化人力資源檔案管理，提升工作效率。人力資源檔案管理應當首先建立一套完善的工作規範，明確檔案管理工作的各個流程和環節，利用規範的制度，來提升工作的人員的積極性，激發出工作熱情。這其中最為有效的就是科學的考核辦法，利用科學的獎懲機制來督促工作人員合理的安排工作，從而達到提升工作效率的目的。具體的説可以多設置一些獎勵措施，如對全年工作沒有出現問題的工作人員可以發放物資獎勵等。2.強化人力資源檔案管理人員素質。對於人力資源檔案管理來説，人力資源同樣是核心要素。這就要求我國的各類組織要首先設置專門的人力資源檔案管理崗位，確保專人負責人力資源檔案管理，從而保證人力資源檔案管理的專業性。其次要多培養一些年輕的人力資源檔案管理人員，培養他們在人力資源檔案管理工作的熱情，激發他們的積極主動性，從而提升人力資源檔案管理的效果。第三，現代人力資源檔案管理要求的是複合型人才，不僅要掌握專業的人力資源檔案管理知識，還要具備有足夠的信息化技術能力，這就要對人力資源檔案管理人員進行信息化技術的培訓，使其掌握基本的信息化技術，從而保證人力資源檔案管理工作的開展。

3.應用信息化技術手段。對於人力資源檔案管理來説，要實現全面的信息化管理，一是需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時瞭解工作需要哪些設備；二是應該制定檔案管理信息化的戰略，並真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。

三、結語

人力資源檔案管理對於人力資源的開發、利用等方面都有着很好的促進作用，完善人力資源檔案管理能使人力資源的整體管理效率大幅提升。而我國由於社會發展的多方原因，在人力資源檔案管理方面存在着一些問題，我們必須要正視和解決這些問題，才能保障人力資源檔案管理工作朝着更好的方向發展。

作者:黃衞東 單位:廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部

參考文獻

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