行政部門採購管理制度（精選20篇）

行政部門採購管理制度

行政部門採購管理制度寫好後該具備什麼特性？

1.權威性。管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用範圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯;

2.完整性。一個組織的管理制度，必須包含所有執行事項，不能有所遺漏，如發現或新的執行事項產生，應相應的制定管理制度，確保所有事項“有法可依”；

3.排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相牴觸的其他做法均不能實行; 特定範圍內的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用範圍，在這個範圍內，所有同類事情，均需按此制度辦理;

4.可執行性。組織所設置的管理制度，必須是可執行的，不能偏離組織本身事務，成為一紙空文；

5.相對穩定性。管理制度一旦制定，在一般時間內不能輕易變更，否則無法保證其權威性。這種穩定性是相對的，當現行制度不符合變化了的實際情況時，又需要及時修訂。

6.社會屬性。因而，社會主義的管理制度總是為維護全體勞動者的利益而制定的。

7.公平公正性。管理制度在組織力對每一個角色都是平等的，任何人不得在管理制度之外。

行政部門採購管理制度（精選20篇）

在日新月異的現代社會中，越來越多地方需要用到制度，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。什麼樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的行政部門採購管理制度（精選20篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。

行政部門採購管理制度1

一、 經費的審批報銷

學校的一切經費支出，由校長把關，總務主任負責實施，全體師生員工應遵守財務制度和財經紀律，支持財會人員履行職責。校長負責處理學校經費開支中的重大問題。

1、學校實行“一支筆”審核財務開支的制度，凡學校的一切經費支出都由校長

籤予以報銷。購置貴重物品價1000元以上須經校務會討論決定。

2、凡上級有關部門通知校領導，教職工參加的會議，外出聽課，學術討論會，參觀考察，函授學習等的開支，必須經校長同意，在通知單上批文，附在報銷單據上，經總務部門審核，校長籤，按財務管理規定及時報銷。

3、學校同意購買的教學用品、辦公用品、衞生用品、實驗儀器及藥品的報銷，原則上應持有國家統一正式票，由購物人，財物保管員驗收人籤，總務主任籤，校長審核籤，及時報銷。手續不齊全者出納和會計應予以拒報，否則，當事人和財會人員以作差錯事故處理。

4、財會人員發現在經費使用中，不符合有關財務制度，或違反財經紀律的，應履行職責，向主任和校長彙報，及時處理，否則，作失職論處。

5、學校的基建項目校長全權負責把關，預、結算籤後予以支出。

二、財物（校產）管理制度

為加強學校公物採購、審批、管理做到計劃購置，妥善保管，合理使用，責任明確，據有關規定，結合本校實際，特制定本制度。加強學校財產管理，是保證教育工作順利進行的物質條件，本着勤儉辦學的原則，全校師生員工必須人人愛惜學校財物，人人蔘與財物管理，上下一心，形成共識，切實加強財物的常規管理。

1、學校財產、物資的管理和使用，貫徹“統一領導，分工負責，管用結合，合理調配，物盡其用”的原則，實行管理人員責任制。

2、學校固定資產管理按行政管理體制，實現行政負責人和使用管理人員雙重責任制。根據校產分佈情況，按使用單位和存放地點，落實到處、室、班、組、人，誰用誰管，有獎有罰。

3、新購置的固定資產，必須符合審核、採購、驗收、報銷手續，經會計和財物管理員按發票登記後，方可使用。

4、建立和健全固定資產帳、冊制度，做到帳冊記錄齊全、帳物相符，物價一致。

5、總務處每學期對校產全面清查一次。

6、各科室校產清冊一式三份，總務處和有關處室財務管理員各執一張貼在本辦公室內。辦公物品的使用情況作為評比先進辦公室的一項指標，辦公室內公物的遺失或損壞，各科室負責人應予及時查處。

7、固定資產的減少，包括調出及報廢、損、丟失、變價等都必須經過部門負責人，校產管理員的鑑定，填報“申報單”報校長室審批，總務處備案。

8、班級課桌凳，衞生用具，教學用品，電器，設備等公物由班主任落實到人保管使用。

行政部門採購管理制度2

為加強對單位採購活動的內部控制和管理，防範採購過程中的差錯和舞弊，結合單位實際，特制定本制度。

一、崗位責任

1、辦公室採購人員負責按照採購預算實施採購活動，包括確定採購方式、詢價議價、擬定採購合同、完善採購文件。

2、辦公室倉庫保管人員負責所購貨物的驗收與入庫，並完善相關記錄。

3、單位聘請法律顧問負責對採購合同協議的審核。

4、單位聘請項目監管部門負責對貨物、工程驗收的審核。

5、分管副主任負責審核採購價格、驗收入庫和監督完善採購文件。

6、主任負責對採購合同、付款的審批。

7、財務科負責審核確定採購方式、發票真偽、支付貨款。

二、活動流程

1、各科室根據實際所需填寫“申購單”，經科室負責人審批同意後，定期報辦公室。

2、辦公室將各科室申購單彙總後，每月統一提出申購計劃，先報分管領導審核，然後經主要領導審批同意後交由採購人員實施採購。大宗物品須經主任辦公會研究同意後實施採購。

3、單項2千元（含）以上或批量2萬元（含）以上的大宗物品、1萬元（含）以上的維修工程，必須通過政府採購途徑購買；單項2千元以下或批量2萬元以下的小額零星物品、 1萬元以下的維修工程，可以自行購買，並索要正式、合格發票。對小額零星採購，按照“比質比價、貨比三家”的詢價原則，確保公開透明，降低採購成本。

4、對大宗物品，辦公室負責與供貨單位擬訂採購合同，然後由法律顧問審核，報主任審批後存檔備案。

5、對到貨物品，由辦公室倉庫保管人員進行驗收入庫，出具驗收證明。對重大采購項目或維修工程要成立驗收小組。對驗收不合格的物品要及時上報處理。

6、辦公室採購人員將應付款項目報財務科審核，並經逐級審批同意後由財務科執行付款結算。

三、其他相關控制措施

1、單位應當確保辦理採購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督，並根據具體情況對辦理採購業務的人員定期進行崗位輪換，防範採購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害單位利益。

2、加強採購業務的記錄控制。由檔案室負責妥善保管採購業務的相關文件，包括：採購預算與計劃、各類批覆文件、招標文件、投標文件、評標文件、合同文本、驗收證明、投訴處理決定等，完整記錄和反映採購業務的全過程。

3、對於大宗設備、物資或重大服務採購業務需求，由單位領導班子集體研究決定，併成立由單位內部資產、財會、審計、紀檢監察等部門人員組成的採購工作小組，形成各部門相互協調、相互制約的機制，

加強對採購業務各個環節的控制。

4、加強涉密採購項目安全保密管理。涉密採購項目，應當在政工科的監督指導下，嚴格履行安全保密審查程序，並與相關供應商或採購中介機構簽訂保密協議或者在合同中設定保密條款。

行政部門採購管理制度3

為進一步加強區本級政府採購監督管理，建立和規範政府採購運行機制，提高財政資金的使用效益，促進廉政建設，根據《中華人民共和國政府採購法》（以下簡稱《政府採購法》），結合我區政府採購制度改革實際，制定了《政府採購管理制度》。本制度政府採購是採購人按照政府採購法律、行政法規和制度規定的方式和程序，使用財政性資金（預算內資金、政府性基金和預算外資金）和與之配套的單位自籌資金，省政府公佈的採購目錄內和採購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。

第一章 總 則

第一條 本制度。

第二條 第三條 政府採購組織形式分為政府集中採購、部門集中採購和單位分散採購。

第四條 區政府採購辦是負責我區政府採購監督管理的部門，依法履行對政府採購活動的監督管理職能。其主要職能是：依法制定政府採購有關規章制度；審核政府採購預算和實施計劃；擬定政府集中採購目錄、採購限額標準和公開招標數額標準，報區政府批准；管理政府採購網絡和發佈政府採購信息；批准政府採購方式；負責政府採購監督檢查；考核政府採購代理機構業績；開展政府採購宣傳與培訓；處理供應商的投訴事宜。

第五條 招標投標公司是集中採購機構，其主要職責:接受採購人委託，組織實施政府集中採購目錄中的項目採購；執行政府採購法律規章制度；管理政府採購檔案、提供有關信息報表；負責對其工作人員的教育培訓；接受委託代理其他政府採購項目的採購。

第二章 政府採購預算

第六條 採購人在編制下一財政年度預算時，應當將該財政年度的政府採購項目及資金列出，編制政府採購預算，隨同年度預算報區採購辦彙總，按預算管理權限和程序批准後執行。

第七條 政府採購預算一經批覆，原則上不作調整，如遇特殊情況需要調整和追加預算的，應報區政府採購辦批准。

第八條 採購人應根據批准的政府採購預算並結合本單位的工作實際，按月編制政府採購計劃，經區政府採購辦審核，並確認採購資金到位後方可組織採購。

第九條 採購人應當嚴格按照批准的政府採購預算執行。不得采購無預算、無計劃的採購項目。

第三章 政府採購方式及程序

第十條 政府採購實行集中採購和分散採購相結合。納入集中採購目錄的政府採購項目，採購人應當委託集中採購機構代理採購。但對技術複雜、專業性強、操作難度大的採購項目，經依法批准可自行採購或委託具有政府採購代理資格的其他採購代理機構組織採購。

第十一條 政府採購採用以下方式：

一公開招標；

二邀請招標；

三競爭性談判；

四單一來源採購；

五詢價；

六國務院政府採購監督管理部門認定的其他採購方式。

公開招標應作為政府採購的主要採購方式。

第四章 備案和審批

第十二條 政府採購備案和批准管理是指區政府採購辦對採購人、集中採購機構及其他採購代理機構按規定以文件形式報送備案、批准的事項，依法予以備案或批准的管理行為。區政府採購辦為政府採購工作的管理機構，具體辦理政府採購備案和批准事宜。

第十三條 審批事項應當經區政府採購辦依法批准後才能組織實施，下列事項應當報區政府採購辦批准：

一因特殊情況對達到公開招標數額標準的採購項目需要採用公開招標以外的採購方式的，由組織採購的機構提出申請報送區政府採購辦批准； 二因特殊情況需要採購非本國貨物、工程或服務的，由採購單位提出申請報送區政府採購辦批准；

三政府採購管理機構委託採購代理機構組織實施協議供貨採購、定點採購，其實施方案、招標文件、操作文件、中標結果、協議內容需要變更的；

四政府採購代理機構制定的操作規程；

五政府採購預算或項目的調整變更；

六法律、行政法規規定其他需要審批的事項。

第十四條 備案和批准事項由採購人、集中採購機構或其他政府採購代理機構依照有關規定向區政府採購辦報送。

第五章 監督檢查

第十五條 區政府採購辦對政府採購活動實行經常性監督檢查制度，依法對採購人、集中採購機構、其他政府採購代理機構執行政府採購法律、行政法規和規章制度情況進行監督檢查。

第十六條 區政府採購辦對區直單位政府採購活動進行監督檢查的主要內容是：

一政府採購預算和政府採購實施計劃的編制和執行情況；

二政府集中採購目錄和部門集中採購項目的執行情況；

三政府採購備案或審批事項的落實情況；

四政府採購信息在省、市、區採購辦指定媒體上的發佈情況； 五政府採購有關法規、制度和政策的執行情況；

六內部政府採購制度建設情況；

七政府採購合同的訂立、履行、驗收和資金支付情況；

八對供應商詢問和質疑的處理情況；

九法律、行政法規和制度規定的其他事項。

第十七條 區政府採購辦應當加強對集中採購機構的監督檢查，監督檢查內容是：

一集中採購機構執行政府採購的法律、行政法規和規章情況，有無違紀違法行為；

二採購範圍、採購方式和採購程序的執行情況；

三集中採購機構建立和健全內部管理監督制度情況；

四集中採購機構從業人員的職業素質和專業技能情況；

五基礎工作情況；

六採購價格、資金節約率情況；

七集中採購機構的服務質量情況；

八集中採購機構及其從業人員的廉潔自律情況。

第十八條 供應商應當依法參加政府採購活動。

區政府採購辦應當對中標供應商履約實施監督管理，對協議供貨和定點採購的中標供應商進行監督檢查,對未認真履行採購合同的,應取消其供貨資格。

第十九條 對違反本辦法規定擅自採購的單位，可處罰款。情節嚴重的追究單位負責人和直接責任人的責任。

第二十條 區政府採購辦應按照《政府採購法》規定和《政府採購供應商投訴處理辦法》（財政部20號令）要求對政府採購活動的相關詢問、質疑和投訴進行處理與答覆。

第二十一條 監察機關應當加強對參與政府採購活動的單位和個人實施監察，應當參與數額巨大或重大采購項目活動的監督。

第二十二條 政府採購監督管理部門、政府採購各當事人有關政府採購活動，應當接受審計機關的審計監督。

行政部門採購管理制度4

一、公司所有辦公用品的採購工作

統一由辦公室負責採購，其他任何部門不得擅自採購。自行採購辦公用品的不予報銷其採購資金。

二、辦公用品的分類

本制度所規定的辦公用品分為一般辦公用品和特殊辦公用品兩類。一般辦公用品指單位價格100元以下的日常辦公消耗性用品，如筆、本、紙、碳粉等；特殊辦公用品指單位價格在100元以上但不超過500元的一次性辦公用品以及單位價格在500元以上的非消耗性用品。

三、辦公用品的採購

1、一般辦公用品的採購在每月月末由辦公室依據庫存及辦公用量情況提出採購計劃，報辦公室主任批准後，集中購置；特殊辦公用品的採購，由所需部門填制《辦公用品申購單》（需部門經理簽字），報辦公室主任批准後，由辦公室統一購買。

2、採購人員必須嚴格按照採購審批計劃進行採買，不得隨意增加採購品種和數量，凡未列入採購計劃或未經領導審批的物品，任何人不得擅自購買。否則，財務不予報銷。辦公用品採購要嚴把採購物品質量，做到秉公辦事，貨比三家，擇優選買，不從中謀取私利，並做一《辦公用品報價對比分析表》報總經理審批。

3、認真辦理出入庫登記手續，未辦理入庫手續的用品，不準直接使用。

四、辦公用品的領取

1、一般辦公用品可根據工作需要，由使用部門工作人員直接到辦公室文祕室簽字領取。

2、特殊辦公用品需由使用部門填寫《辦公用品請領單》，經本部門經理簽字轉辦公室主任批准後，至辦公室文祕室辦理領用手續。

五、辦公用品的管理

1、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，要建立辦公用品管理台帳，做到入庫有手續、發放有登記。

2、各表單至辦公室文祕室領取。

六、報銷規定及程序

1、報銷時，發票必須附有申購單，否則不予報銷；

2、未經辦公室確認，自行採購辦公用品的不予報銷其採購資金；

3、所有報銷單必須由辦公室主任簽字方可，否則，財務不予報銷。

4、經辦人辦公室主任複核會計審核財務經理審批董事長出納

本制度最終解釋權歸公司辦公室，自董事長簽字之日起實施。請各部門及員工嚴格遵守並執行，謝謝工作支持與合作！

行政部門採購管理制度5

為更有效的制止鋪張、浪費現象，切實管理好辦公經費，依據相關法規、政策，結合我單位實際情況，制定本採購管理制度，具體內容如下：

一、要由民主推薦，成立採購管理小組，至少三人以上。

二、對常規性及較大宗的單位辦公用品的採購，年初要有具體詳細的計劃，並報單位領導辦公會審批。

三、對單筆購置5000元

，批量購置10000元的固定資產，要上報局機關審批。

四、採購單價在500元（含500元）以下的(來源：）低值易耗品和日常辦公用品，以及在500元以內的日常開支由辦公室負責人審批決定；購置單價在500元以上的大宗款物品或500元以上的支出項目由辦公室負責人報請局分管領導審批。

五、辦公室對所採購的辦公用品及其他物品應進行入庫清點、造冊登記，對價值在200元以上的大宗辦公用品及其他物品應建立相應台賬，對其領用人、保管人、使用人都一一登記。領取時要經辦公室負責人審批通過，履行必要的領藉手續，一旦丟失或人為損壞應照價賠償。

六、採購小組在外出採購時，不得一人獨自行動，須3人以上集體行動。

七、採購小組在外出採購時，對所購物品需經市場調查，做到心中有數。嚴把質量關，力爭使所購物品物美價廉。

八、採購小組在採購後，對採購發票要嚴格按照財務制度把關，發票內容要實事求是，所購物品品名、規格、數量、單價、價款、經辦人等內容應齊全。

九、未盡事宜按照國家相關規定執行。

行政部門採購管理制度6

1 、總則

加強對物資採購的管理，進一步規範公司生產、辦公用品採購工作，提高採購工作的效益，根據我公司實際，現制定本規定。

2 、採購原則

2.1 比價、定點採購原則；公開、公平、公正原則，所有辦公用品的購買，都應由辦公室統一負責。凡是能在定點採購的辦公用品，要納入定點採購，不能列為定點採購的，按採購原則，進行市場比價採購。

2.2凡採用單一來源採購方式(包括定點採購)的，應遵循公開、公平、擇優的原則，按照權限由主管部門與申購單位共同確定供應商。

2.3 按審批計劃採購，不準採購計劃外的物品。

3 定點供應商確定原則:

3.1 根據市場調研，認真考察，貨比三家，以質優價廉、售後服務好、質量好為原則，方能定為定點供貨單位。

3.2 每月進行詢價、比價、每半年進行考核，根據考核結果，確定或淘汰定點供應商。

3.3 建立供貨商名錄，根據情況變化及時更新。對長期合作的供應商，辦公室應建立檔案，索取有效的營業執照複印件、各類相關的證照。並每年對供應商做出評價。

3.4 建立《採購台賬》(件附件一)，要求記錄全面、準確、真實。

4 採購程序

4.1 辦公室隨時瞭解廠內日常消耗性辦公設備用品需求情況並確定公司辦公用品採購計劃；廠領導和各部門根據業務工作需要，提出辦公用品需求計劃，報辦公室彙總。

4.2 辦公室按需求統一購買。採購工作要科學、合理、增強透明度，採購前，應做到市場調查，充分掌握欲購物品的性能，價格及附加物件，力爭達到貨真價實、優質低價。

4.3 大宗辦公用品和固定資產採購，各部門因工作需要購置的，須先提出《採購申請單》(附件二)，註明用品名稱、規格、型號、用途等具體要求，辦公室審核，報公司主管領導審批同意後，辦公室根據申請單審批費用指標，按照採購原則進行辦理

5 驗貨

5.1 所採購的辦公用品到貨後，由倉庫管理員按送貨單進行驗收，經核對(名稱、規格、數量、單價、金額、質量等)無誤後，在送貨單上(一式二聯)簽字驗收，然後將送貨聯留存歸類，另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。

5.2 付款

採購員收到供貨單位發票後，須查驗訂貨單位合同，核對所記載的發票內容並在發票背面簽字認可後，攜驗收入庫單結算髮票以及開列的支付傳票，交主管部門負責人審核簽字後，做好登記，做到帳、卡、物一致，最後交財務處負責支付或結算。記賬聯由記賬員做記賬憑證並歸檔。

6 保管

辦公用品進倉入庫後，倉庫管理員按物品種類、規格、等級、存放次序、分區堆碼，不得混亂堆放，並由記賬員按送貨單序號和貨單內容在辦公用品收發存帳冊上進行登錄。倉庫管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。

7 採購紀律

7.1 參與物品採購的單位和工作人員，不準參加可能影響公平競爭的任何活動；不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”；不準在供貨方報銷任何應由個人支付的費用；不準損害公司利益，徇私舞弊，為對方謀取不正當利益。

7.2 物品採購過程中發生的“折扣”、“讓利”等款項，應首先用於降低採購價格；確屬難以用於降低採購價格的，一律進入公司財務帳內，不得由部門坐收坐支，不得提成給經辦人員。

7.3對違反規定的行為，應追究有關責任人紀律責任，由此造成的損失由責任人賠償，並按公司規定懲處。

行政部門採購管理制度7

第一章 總則

第一條 為加強公司物資管理，規範物資採購程序，制定本制度。

第二條 本制度適用公司各部室

第三條 辦公室負責本規定製定、修改、廢止的起草工作。

第二章 計劃

第四條任何物品採購前必須由使用部門申報採購計劃，部門採購計劃須有部門領導簽字，經主管領導審核後報總經理審批。

第五條 物品採購計劃每月申報一次，於每月3日前按規定程序審批後報辦公室，對計劃外物品辦公室有權拒絕採購或辦理辦入倉手續(經總經理批准的急件除外)。

第三章 詢價

第六條 各部門報採購計劃前須進行初步詢價，並隨採購計劃一併報辦公室。

第七條 單價100元以下，批量300元以下的材料由使用部門和辦公室詢價；單價100元以上，批量300元以上的材料報集團材料部詢價。日常辦公用品及辦公設備由使用部門和辦公室詢價。

第八條 每種物品詢價不少於三家並填寫詢價表，詢價表內容應包括品名、品牌、單價、規格、供應商名稱、供應商電話等。

第四章 採購

第九條 公司所有物品均由辦公室依據按規定程序審批的採購計劃統一辦理採購。

第十條 採購物品時須由辦公室採購人員和使用部門指定人員同時進行，違者每次罰款50元。特殊情況下單獨採購需經公司領導批准。

第十一條 採購必須遵照"貨比三家"、"擇優擇廉"的原則，嚴禁採購質次價高的物品。如有發現每次罰款100元。

第十二條 所有采購的物品均需開具税務發票。5000元以上物品採購前須簽訂購銷合同，並由總經理批准。不簽訂購銷合同每次罰款50元。

第五章 入倉

第十三條 所有采購的物品均需按規定辦理入倉手續並填寫入倉單，無入倉單的，財務不辦理報銷手續。

第十四條 辦理入倉時，倉管員應對物品的品名、規格、數量、質量等進行審驗，並與審批單、發票進行核對。物、單、票不符者不予入倉，如倉管員沒發現賬物不符而被督導室檢查發現，對倉管員處以50元罰款。

第六章 附則

第十五條 本制度自下發之日起執行，相關規定如與本制度衝突，以本制度為準。

第十六條 本制度由辦公室負責解釋，未盡事宜由總經理或辦公室會議決定。

行政部門採購管理制度8

1、制定採購計劃

（1）餐飲企業廚房部門及經營部門每天經營結束根據每天物資的消耗率，對原材料進行預算並提交申請。預算必須是符合經營需要，合理存在的，必須適應經營需要。採購計劃申請必須由領導部門進行審批方可實施。若供應商供貨則直接由各部門人負責人

（2）計劃外採購或臨時增加的項目，並制定計劃或報告財務部經理審核；

2、審批採購計劃：

如果本次採購價格波動較大，物品屬於第一次購買的情況，必須提出申購原因，對價格進行估計，待有關部門核實審批後才可進行採購。

（1）財務部將各部門的採購計劃和報告彙總，並進行審核；

（2）財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做採購物資的預算；

（3）將彙總的採購計劃和預算報總經理審批；

（4）經批准的採購計劃交財務總監監督實施，對計劃外未經批准的採購要求，財務部有權拒絕付款。

3、物資採購：

（1）採購員根據核准的採購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行採購，以保證及時供應。

（2）大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。

（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單採購部，採購人員要按計劃或下單進行採購，以保證供應。

（4）計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批准後可進行採購，以保證需用。

4、物資驗收入庫：

（1）無論是直撥還是入庫的採購物資都必須經倉管員驗收；

（2）倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完後要在發票上簽名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。

5、報銷及付款

（1）付款：

①採購員採購的大宗物資的付款要經財務總監審核，經確認批准後方可付款；

②支票結帳一般由出納根據採購員提供的準確數字或單據填制支票採購人員不得使用支票。

③按酒店財務制度，付款1000元以上者要使用支票或委託銀行付款結款，1000元以下者可支付現款。

（2）報銷：

①採購員報銷必須憑驗收員簽字的發票連同驗收單（入庫單），經出納審核是否經批准或在計劃預算內，核准後方可給予報銷。

②採購員若向個體户購買商品，可通過税務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明並簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監批准後方可給予報銷。

6、採購部業務操作制度

1、按使用部門的要求和採購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表；

2、向主管呈報調查表，彙報詢價情況，經審核後確定最佳採購方案；

3、在主管的安排下，按採購部主任確定的採購方案着手採購；

4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現貨採購和期貨採購；

5、貨物驗收時出現的各種問題，應即時查清原因，並向主管彙報；

6、貨物驗收後，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續。

7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上採購申請單或經銷合同；

8、將貨物採購申請單、發票、入庫單或採購合同一併交財務部校對審核，並辦理報銷或結算手續。

行政部門採購管理制度9

第一條總則

為加強企業規範化管理，確保公司能購到高品質低成本的產品，從而達到降低成本之目的，特制定本制度。

第二條目的

選擇合格的供應商並對採購過程進行嚴格的控制，確保供應商提供的商品能滿足公司各門店的要求。

第三條適用範圍

本制度適用於公司採購部所有采購人員，價格之審核、接單、訂購、驗收等，除另有規定外，悉以本制度處理。

第四條權責

1、由本公司採購部門負責生鮮產品的採購工作

2、訂單處理負責訂單的收集彙總，生鮮產品的銷售統計

3、收貨部和檢驗室負責對生鮮商品的相關質量數量進行審核

4、儲運部門負責對貨物進行運輸，加工，分揀，配送

第五條採購原則

1、嚴格執行詢價議價程序。生鮮商品必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨條件、資質、信譽、客户羣等因素的基礎上進行綜合評估

2、職責分離原則。採購人員不得干涉商品採購外的其他部門工作

3、一致性原則。採購人員採購的物品或服務必須與採購單所列要求規格、型號，數量相一致。

4、廉潔自律，不收取供應商任何形式的饋贈。

5、嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督

第六條採購計劃的制定

1、生鮮採購工作根據公司的銷售任務和毛利計劃及庫存情況編制本組採購計劃經領導批准後實施採購

2、本部門還需根據公司業務的淡旺季的需求，核對倉庫的庫存量，確定生鮮商品的品項、規格、數量等方面的實際缺口編制並調整採購計劃

3、採購計劃經公司領導核准後，採購部與財務部各持一份，採購部依據採購計劃進行採購作業，財務部依據採購計劃安排所需採購資金的審批

第七條採購的實施

1、選擇供應商

（1）生鮮供應商的採購選擇要從批准的合作供應商中選取；

（2）本組在選擇供應商時應當挑選三家以上的供應商詢價，以作比價、議價依據

（3）部門主管在審價時，認為需要再進一步議價的，則由採購主管親自與供應商議定價格

（4）公司領導在核價時，均可視需要再行議價或要求採購部門進一步議價

2、價格調查

（1）已核定的商品，採購必須經常分析或收集商品資料，作為降低成本的依據

本組成員均有義務經常性市調以協助主管了解市場行情，以利於領導做決策參考

（2）已核定的生鮮產品採購單價如需上漲或降低，應及時瞭解相關情況彙總上報

（3）採購數量或頻率有明顯的浮動時，應及時作出採購計劃的調整以應對變化

3、詢價和比價

（1）根據採購生鮮商品的品項、規格、標準、數量和交付期的不同，採購人員應選擇至少三家符合採購條件的供應商作為詢價對象；

（2）採購人員根據過去採購的情況，市場變化情況，以及公司成本預算等情況，確定採購目標價格；

（3）在得到供應商的報價信息後，採購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的商品符合公司實際的採購要求，並對供應商所報的價格、交付期等方面進行比較分析，以便選擇條件最優的供應商；

（4）供應商提供報價的商品規格與請購規格不同或屬於代用品時，採購人員要經過主管的確認為準；

（5）專業用具或相關材料採購人員應該和部門相關人員共同詢價議價；

（6）在供應商的報價條件不能滿足要求時，採購人員應與供應商及時進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致。

4、訂購作業

（1）在採購作業所需的全部條款與供應商達成一致後，採購人員需填寫正式的採購單，訂單需要列明一下內容：

A供應商資料：包括名稱、編號

B採購商品的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別註明；

C訂單所採購的數量、重量；單位包裝數量、重量，包裝件數

D價格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款

E交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量

F付款方式：主要有現金採購和銀行轉賬支付

G標示：商品本身或包裝上的文字標記（訂單號、供應商、品名、規格、單位包裝的數量、重量、批號）

H所需的質量證明材料（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等）

I質量保證條款：發生質量問題時進行退換或其他處理方法。

J裝箱清單（送貨單）和銷售發票的要求。

（2）採購訂單經物控部門負責人審核後，加蓋公司合同公章生效。採購單一式兩份，雙方各一份。訂單處理中心負責採購訂單的存檔

（3）採購人員應控制商品訂購交期，及時向供應商跟蹤交貨進度。

第八條驗收與付款

1、依相關檢驗與入庫規定進行驗收工作

2、依財務管理規定，辦理供應商付款工作

行政部門採購管理制度10

1 目的

加強對本公司工程項目物資採購的管理和控制，確保工程物資質優價廉，滿足工程設計和施工需要。

2 適用範圍

本制度適用於本公司自建工程項目材料採購、驗收等管理工作。

3 工作職責

3.1 各項目部材料部門是該項目工程材料設備和管理的歸口管理部門。

3.2 項目部具體實施工程材料設備的採購、驗收、發放、使用等管理工作。

4 物資管理要求

4.1 按照批准的物資採購計劃和文件，按質量準確採購各工序所需的工程材料、工程設備，遵守國家有關法律法規，執行本公司《採購控制流程》的有關規定。

4.2 材料採購實行分級管理，物資種類分為：

4.2.1 重要物資：鋼材、水泥、商品砼、設備、木方、九夾板；

4.2.2 主要物資：砂、石類、紅磚、空心磚、防水材料、管材、施工用電電線電纜等各類地方材料；

4.2.3 輔助物資：其他建築材料、週轉材料等。

4.3 材料採購計劃編制

4.3.1 工程項目各工序需統一使用材料清單。

4.3.2 工程項目進度表(如遇計劃更改，應補充計劃表)，在需用材料清單中應註明品種、規格、數量、質量要求以及供貨時間等內容。各使用單位(班組)每月應提前將所需材料清單按物資種類報送項目部組織採購。

4.3.3 項目材料部門接到需用材料清單應結合庫存情況，統一策劃，分別編制材料採購計劃。

4.3.4 重要材料採購計劃須經項目經理和項目第一責任人進行審核批准後實施，主要材料及其它材料採購計劃由項目經理批准，施工項目材料部門負責組織實施。

4.3.5 物資採購後要準確、及時驗收，做到合理保管，妥善看護，減少保管損耗，使物資安全存放。

5 材料採購合同

5.1 材料採購的供方一般應在單位頒發的合格、優質分承包方名單中確定，並由合同成本部檢查監督。

5.2 各種材料採購合同，由項目部負責簽訂，合同成本部檢查監督。

5.3 材料採購合同必須符合國家法律法規，儘量採用國家標準合同文本。

5.4 對違反合同，不能按質按量按時供貨的供應商，項目部應及時上報合同成本部，由項目部提出處理意見，並報公司主管領導批准後予以通報除名。如該供應商從名冊中除名，此供應商在一年內不得使用。

6 材料的驗證

6.1 根據採購合同和生產要求，必要時項目部應組織材料員不定期的到供應商(直接供方)貨源處進行驗證，發現問題及時提出改進要求，確保供方按質、按量、按時供貨，這種驗證也可在採購邀標文件中約定。

6.2 如工程合同中規定(項目部)需對供貨商(供方)物資進行驗證工作，但不能代替材料部門的現場驗證。

6.3 材料進貨驗證的分級管理重要材料、主要材料的進貨驗證由項目部負責，質量員和材料員驗證，其它材料的進貨驗證，應由項目部委派的倉庫保管員驗證、負責。

6.4 材料進貨驗證必須按合同條款進行，根據供貨商提供的有關規格、數量、質量等證明文件，清點查驗進庫(工地)材料，材料驗證人員填寫“物資驗收記錄”。

6.5 需作現場複試檢驗的材料，由項目部及時送試驗室。根據複檢檢驗報告作好有關標識工作。(複檢合格產品為綠色標牌，不合格產品為紅牌，待檢產品為黃牌)。

6.6 在進貨檢驗中發現不合格材料，應及時按規定作出不合格品的處理工作，嚴禁使用於工程中，做及時清退出場，做好退貨處理工作。

行政部門採購管理制度11

1、為保證醫院各項物資、材料供應及時，確保醫療工作順利開展，制定本制度。

2、適用範圍

凡醫院工作所需勞保用品、採暖五金、電器設備、醫療器材、維修材料等物料採購，均適用此制度。

3、後勤用品採購管理

3.1後勤採購包括勞保用品、採暖五金、電器設備等非醫療用品的採購，含固定資產和辦公用品的採購(執行《固定資產管理制度》與《辦公用品管理制度》)。

3.2依據各部門申報的採購計劃(經部門負責人簽字，院領導審批)與後勤庫管核對庫存後集中進行採購。

3.3採購員必須充分掌握市場信息，收集市場物資情況，預測市場供應變化，為醫院物資採購提出合理化建議。

3.4採購工作必須做到堅持原則，掌握標準，執行制度，嚴格財經紀律，不允許有損公肥私的現象存在，做到無計劃不採購，質量規格不明不採購，價格不合理不採購。

3.5採購物資做到及時、準確、適用，嚴把質量關；避免盲目採購造成積壓浪費。

3.6對外加工訂貨，要對生產廠家及物資的性能、規格、型號等進行考察，將結果與使用單位協商，擇優訂貨。

3.7簽訂定購合同，必須註明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等。

3.8凡購進一切公用物資，必須經庫房辦理驗收手續，庫房驗收時，應對數量、質量、規格等認真核查，做到發票與實物相符，並依據採購員採購發票辦理入庫手續，否則不予入庫。

4、醫療器材採購管理

4.1普通器械:根據各科室工作要求，由藥械科供應人員與科室協商制定品種、規格及數量基數。正常損耗交舊換新，由於任務變更等原因可增減基數。

4.2裝備性儀器設備:由各科室年終提出下年度新購進、更新計劃並填寫可行性報批表(包括品名、規格、數量、價格、產地、申報理由等)，交藥械科彙總。萬元以上儀器裝備應附有技術論證報告(即從技術上説明購買該台儀器及選定該廠產品的較詳細理由)，報院醫療器械管理委員會(或藥械科)研究，提出傾向性意見，呈醫院總經理審批後實施。

4.3各科室制定基數的普通器械及消耗物品，按消耗規律定期提出計劃交藥械科供應部門採購供應。

4.4裝備性儀器設備一般為合同訂貨，統一由藥械科對外訂購。合同應明確以下事項:

4.4.1關健性指標，如質量、性能技術要求；

4.4.2到貨不合要求應立即提出退換或索賠；

4.4.3交貨期限，規定到期不交貨的賠償條件；

4.4.4保修期限及培訓計劃；

4.4.5付款方式等。

4.5科室有特殊需要的器械、儀器設備需自行購買的，要經科室主任審查、簽字同意，向藥械科聲明後，並經醫院總經理同意，方可自行購買，購買後攜儀器實物到藥械科補辦驗收、出入庫等手續。

4.6所有醫療器械和儀器設備都由藥械科倉庫發放，各科室指派專人憑領物單領取。

4.7醫師個人使用的聽診器、叩診錘、音叉、檢眼鏡等，醫院正式醫師由科室主任或醫務部門批准，由藥械科供應部門一次性配備登記，易損部分以舊換新，調離本院或離開醫師崗位時應交回撤賬；實習生、進修生、研究生個人使用的器械，發給負責“三生”管理的人員保管，並保持適當基數，輪流使用。

行政部門採購管理制度12

為了規範採購行為，保證採購質量，控制採購價格，提高採購效率，特制定本制度。

一、加強領導

1、成立醫院採購委員會，由院長、分管院長、總務科、監察室、財務科及相關部門人員組成。物資採購領導小組是醫院物資採購的領導機構，負責對物資採購的程序、採購物資的質量、價格等進行監督。

2、成立物資採購小組，由總務科科長、專職採購員、監察室和需要採購的部門1名人員組成。物資採購小組是醫院物資採購的實施部門。辦公室設在總務科。

二、物資管理部門職責

採購涉及主管部門、財務部門、採購部門和倉儲部門。

1、主管部門負責固定資產和物資採購的申請審核、固定資產和庫存物資的質量(有權確定採購物資的生產廠家，但不能指定供應商)、固定資產的調配和庫存物資出庫的審批。固定資產、辦公用品、衞生被服的主管部門是行政部； 醫療設備的主管部門是設備科；醫療器械、醫用耗材、衞生材料的主管部門是護理部；藥品的主管部門是藥劑科。

2、財務部門負責固定資產和庫存物資採購的申請審核、庫存物資的出入庫的彙總審核、固定資產和庫存物資的總賬、固定資產和庫存物資的報銷審核，庫存物資的監督和定期監盤。

3、採購部門負責固定資產和庫存物資的採購，固定資產和庫存物資驗收時的質量保證，審查醫療設備、醫療器械、藥品和衞生材料的“三證”，各主管部門負責“三證”資料的保管。

4、倉儲部門負責庫存物資的入庫登記，日常庫房管理，按照審批的出庫單進行出庫發放，月末彙總上報入庫和出庫彙總表。辦公傢俱、設備、運輸車輛、辦公用品、衞生被服的倉儲部門是行政總務科；醫療器械、醫用耗材、衞生材料的倉儲部門是護理部-耗材庫；藥品的倉儲部門是藥劑科-藥庫。

三、採購原則與方式

1、採購物資本着公平、公正、公開的原則，實行陽光采購；必須堅持秉公辦事，維護醫院利益的原則，本着處處節約的原則，並綜合考慮質量、價格及售後服務等方面，擇優選購。

2、採購小組在接到經過審批的採購計劃後應迅速組織相關人員(一般不少於3人)限期將所需物資採購到位，不得拖延，影響工作。

3、採購小組在採購物資時要憑院長審批的購物計劃方可外出採購。在採購物資時，要堅持勤跑多問，堅持集體談價，真正採購價廉物美、質量可靠、經久耐用的物品。

4、一次性採購量較大，市場上質價差異較大且涉及範圍較廣的物資採購可採取公開招標的形式進行採購。

5、採購人員應認真檢查物資質量，力求價格合理、質量合格，如因失職而採購

偽劣產品，採購人員應負一定經濟責任。

四、採購方法:

1、藥品耗材類、印刷品等一律實行招標定價，由醫院採購委員會組織實施。

2、總務後勤類物資根據市場行情詢價議價方式採購，常用的量大的後勤物資採取招標方式或者詢價議價進行採購。由醫院採購部組織實施，按審批權限予以審批。

3、20萬元以上的設備必須招標採購，由醫院採購委員會組織實施。股東會審批 4、2萬元以上∽20萬元以下的設備可採取招標或詢價方式進行採購，由醫院採購部組織實施，由董事會審批。

5、2萬元以下的設備及物資採取詢價方式採購，由醫院採購部組織實施，由院長審批。

五、採購程序

1、計劃和立項:

(1)醫院常用後勤類、辦公類物資由總務庫管人員或者使用部門主任、護士長擬定採購計劃單，按分級審批權限的規定報批後，交採購部按計劃採購。原則上每月採購二次。

(2)藥品耗材類由藥劑科庫房管理員根據各臨牀科室用藥情況(包括品種及數量)，結合醫院基本用藥目錄擬定採購計劃單報藥劑科主任簽署意見，報經分管院長、院長分級審批同意後，交由採購部組織實施。

(3)突發事件的緊急採購或臨時急需採購，由使用科室提出，經過分管院長征求院長同意後，及時交採購中心採購。

(5)特殊物資(體內植入物)的採購，由使用體內植入物的科室提前3天提供植入物的品種、規格、並認真填寫植入物申請表。採購部在充分尊重臨牀科室的需求前提下，依據詢價比價結果確定植入物的品種，使用科室應按設備科、院感科的規定對植入物進行嚴格驗收、登記、交接等工作，以確保植入物的安全使用。

2、調研、論證、詢價。

物資採購計劃立項後，採購委員會負責組織採購部、使用科室、業務科室、審計人員進行市場調研、考察和詢價，考察結束要寫出書面考察報告，並如實向招標採購委員會彙報考察情況，必要時出示樣品，提供討論決策的依據。

3、招標、議標

醫院大宗物資及設備通過調研和論證後，由採購委員會組織採購部進行招標、議標。招、議標結果應由所有參加招、議標人員簽字方可生效。

六、驗收和入庫

1、嚴格執行出入庫驗收制度，常用後勤類、辦公類物資由總務庫管人員、業務主管部門負責人依據採購部下發的通知單共同負責驗收。

2、耗材類由庫房管理員、護理部、使用單位負責人共同負責驗收(包括品名、規格、型號、有效期、生產廠家、批准文號、註冊商標、進口批文、檢驗報告、外觀質量、數量、單價、總價等)，合格後方可入庫。

3、一次性衞生材料每次購置必須進行質量驗收，務必檢查合格證、消毒日期、出廠日期、有效日期，並有院感辦進行抽樣檢驗合格後入庫。

4、藥品由藥庫管理員、藥劑科主任、藥品會計共同驗收。注意藥品數量、質量、價格、生產廠家、批號、生產日期、有效期等。

5、儀器設備由設備科、使用科室、財務科依據採購合同要求共同驗收，5萬元以上設備原則上由分管院長組織驗收(進口設備邀請商檢局)。

6、所有物資的驗收，均應詳細記錄驗收結果並有全體驗收人員簽名。

七、物資的報銷

物資採購發票應先由採購人員、證明人、驗收人、採購部主任簽字，報分管院長

審核，最後由院長審批報銷。缺一手續財務科不得付款。分期付款的按招標採購合同付款比例，依據發票審批手續進行分批付款。

八、常規物資採購時限

各物資庫管人員應在每月的4-5日和20-25日集中報送採購需求計劃表，採購部應在七個工作日內完成採購交倉庫驗收入庫。

九、採購監督

醫院監事會是醫院的監督監視機構，負責對採購計劃、價格、物資入庫、物資使用的審查和稽核，同時負責市場詢價義務。對在採購中出現明顯違反採購制度、價格虛高或質量不符合要求的情況，有提出糾正和處罰的權利。

行政部門採購管理制度13

一、 目的

為了進一步加強公司制度管理，健全企業採購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定此制度。

二、 工作程序

(一) 採購原則

1.採購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。

2.採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。

3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由總務後勤人員負責採購；

4.物料採購應儘量採用月結方式為付款條件與供應商洽談。

(二)採購申請

1.採購之前，採購經辦人依照所購物件的品名、規格、數量，需求日期及注意事項填寫“物品申請單或採購定單”。

2.緊急採購時，由採購部門在“物品申請單”上註明“緊急採購”字樣，以便及時處理。

3.若撤銷採購，應立即通知總務後勤人員或採購部人員，以免造成不必要的損失。

(三)採購流程

1. 採購經辦人在“物品申請單或採購定單”內需填寫所購物品的估算價格、數量和總金額。

2. 各採購經辦人在採購之前必須把“物品申請單或採購定單”交到財務部進行審核，報總經理審批後，方能進行採購。

3. 採購物料定單必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批後複印一份交與財務。

(四)採購經辦人職責

1. 建立供應商資料與價格記錄。

2. 做好採內參市場行情的經常性調查。

3. 詢價、比價、議價及定購作業。

4. 所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。

5. 做好平時的採購記錄及對帳工作。

(五)採購方式

1. 集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。

2. 長期報價採購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。

3. 每年第一個月重新審定上年度供應商，與供應商洽談需兩人以上進行，並對供應商評審，且作出相關評審記錄。

(六)採購實施

1.“物品申請表”批准簽字且到財務部備案後，辦理借支採購金額或通知財務辦進匯款手續。

2.採購人員按核准的“採購定單或物料申請表”向供應商下單並以電話或傳真確定交貨日期或到市場採購。

3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字後，才能辦理入倉手續。

(七)採購付款方式

1.物品採購無論金額多少，一律由經辦人簽字，財務經理審核，總經理核准簽字後方可報銷。

2.物料採購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、採購定單、收款收據等單據方可結款或開支票。

(八)採購經辦人行為規範

1. 採購人員應本着質優價廉的基本原則，經過多方詢價、議價、比價後填寫定“採購定單或物品採購申請單”。

2. 採購經辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者，給予辭退，情節嚴重者提交機關處理。

三、 附則

各部門需要採購時，凡是沒有按上述審批手續審批和流程採購的，財務部將拒絕付款。

行政部門採購管理制度14

1、制定採購計劃

(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制採購計劃和預算報財務部審核；

(2)計劃外採購或臨時增加的項目，並制定計劃或報告財務部審核；

(3)採購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。

2、審批採購計劃:

(1)財務部將各部門的採購計劃和報告彙總，並進行審核；

(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做採購物資的預算；

(3)將彙總的採購計劃和預算報總經理審批；

(4)經批准的採購計劃交財務總監監督實施，對計劃外未經批准的採購要求，財務部有權拒絕付款。

3、物資採購:

(1)採購員根據核准的採購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行採購，以保證及時供應。

(2)大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單採購部，採購人員要按計劃或下單進行採購，以保證供應。

(4)計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批准後可進行採購，以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)無論是直撥還是入庫的採購物資都必須經倉管員驗收；

(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完後要在發票上簽名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①採購員採購的大宗物資的付款要經財務總監審核，經確認批准後方可付款；

②支票結帳一般由出納根據採購員提供的準確數字或單據填制支票，若由採購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的範圍內；

③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委託銀行付款結款，30元以下者可支付現款。

④超過30元要求付現金者，必須經財務部經理或財務總監審查批准後方可付款，但現金必須在一定的範圍內。

(2)報銷:

①採購員報銷必須憑驗收員簽字的發票連同驗收單，經出納審核是否經批准或在計劃預算內，核准後方可給予報銷。

②採購員若向個體户購買商品，可通過税務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明並簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監批准後方可給予報銷。

行政部門採購管理制度15

酒店採購應控制成本、接受財務監督及其他部門的監督、稽查，全面負責酒店的採購工作。

第一條採購工作基本要求

1、所有采購項目均需酒店總經理籤批授權、財務部批准同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。

3、採購人員須對自己採購物品的價格、品質負責。

4、採購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息並整理成價格信息庫，以書面形式彙報給酒店財務部及公司。

5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。

6、採購時間要求：一般物品採購時間為3-5天，急用物品第二天必須採購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購。

7、採購部禁止採購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。

8、禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜。

9、採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日後的採購工作提供便利。

第二條採購崗位職責

1、瞭解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的採購成本及採購資金的控制要求，熟悉瞭解各種物品的採購計劃。降低物資食品採購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。

2、瞭解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態，會同有關部門根據實際經營情況，合理、科學地根據採購計劃，對各種物品進行價格調查。

3、蒐集市場上各類物質的價格信息，作好資料的存檔工作；積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資週轉。

4、大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的.工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。

5、主動協調與酒店內其他各部門的關係，經常傾聽使用部門對物資採購工作的意見，及進改進採購工作。

6、協助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。

7、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關係。

8、嚴格執行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業。

第三條臨時物品採購工作程序

1、臨時物品的採購申請：臨時採購物品必須是在營業部門運行過程中的某些突發需求(包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單，註明所需採購物品的名稱、規格、數量等

2、臨時物品的採購審批部門負責人簽字審核，檢查所需採購物品的名稱、數量、規格等必要時進行刪減和增補，並註明急需採購的原因。

3、臨時物品的採購實施：採購員根據部門所下的申購單直接採購，部門急用的物品採購必須當天完成；採購員將部門所採購物品購回後，需將申購單交給相關部門補籤手續。

2、臨時物品的採購驗證：採購購回物品後，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫後交與申請部門領用。

第四條採購物資驗貨流程

1、無論是供應商或是採購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。

2、對於不符合採購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，供應商或採購人員辦理入庫驗收手續後，倉管應開入庫單，並將入庫單客户聯交採購員或供應商辦理結算手續。

3、倉管在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或供應商辦理退貨手續，

5、購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作、共同做好工作，對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。

行政部門採購管理制度16

1 、目的

加強食品安全管理工作，嚴格控制餐廳成本構成中的可控成本，確保員工身體健康和食品安全

2、適用範圍

適用於原材料採購，主要包括大米、食用油、肉、蔬菜等大宗原材料採購.

3、 職責

3.1總部行政管理部門負責本規章的擬定和實施，各分支公司行政行政管理部門協助總部完成招投標工作，並嚴格執行招標結果

3.2餐廳考評機構履行監督和對執行力度的考核。

4、基本原則

4.1採購招標工作要遵循“公開、公平、公正”和“聯合採供、動態管理、貨比三家、擇優選購”的原則，選擇符合使用要求，質價比相對較高的原材料，為餐飲工作提供優質服務。

4.2參與採購招標工作人員，要以對企業餐飲工作高度負責的精神，力求節約，反對浪費，降低成本，廉潔、高效地履行職責。

4.3採購招標工作程序應積極引入市場競爭機制，實現動態管理。主要原材料必須進行招標採購。一般情況下，每類至少引入三家以上供應商參與競爭；除因市場情況突發漲、降價情況外，堅持每月進行一次報價競標。要從保證食品安全和維護員工利益出發，本着“誠實、信用、平等互利、協商一致”的原則處理各種商務關係。

4.4參與採購人員、評標小組成員及其它相關人員與供應商有利害關係的，必須迴避。供應商認為上述人員與其它供應商有利害關係的，可建議其迴避。

5、招標小組設立及招標企業的確定

5.1餐廳主要原材料的採購招標工作在行政管理部部長的領導下進行，堅持“統一領導、分級管理、管用結合和代表負責制”的原則，設立採購招標小組，成員包括：行政管理部物業室主管，各事業部行政管理部部長，行政管理部物業室餐飲組監理，各事業部行政管理部餐飲監理，各餐廳經理，財務餐廳專職會計，餐廳售賣會計，採購員。

5.2招標小組應在招標前對企業進行資質審查。合格供應商的資質證明一般應包括：營業執照、税務登記證、法人證明或法人委託書、特殊行業管理生產許可證明、產品質量證明書、年度審驗證明書、產品質量檢驗或鑑定報告等。

5.3對通過資質審查的供應商進行實地考察，實地考察過程中對供應商的生產環境、經營條件、企業規模、產品業績、配送能力等情況形成考察報告。

5.4與考察後並通過初步認可的供應商，簽訂年度《供貨合同》，《廉潔交易責任書》，《服務承諾書》，並向財務部門上交產品服務質量保證金。

5.5供應商如有以下行為的，應取消其參與招標的資格：以虛假資信材料，騙取合法供應資

格的；用不正當手段詆譭、排擠其它供應商的；向採購招標小組人員行賄或提供不正當利益的；偷樑換柱，供應假冒偽劣商品的；嚴重偏離市場價格報價的；採取其它不正當手段的。

5.6招標工作應在與中聯簽訂有供貨合同並通過資質審核的的企業中進行，每月應確保兩到 三家供貨商參與競標。工作人員不得私自接觸供應商。不得向供應商泄露有失公正或影響公 平競爭的信息。不得接受供應商任何形式的回扣、饋贈及有失公正執行公務的宴請。供應的 一切讓利性承諾均應反映在投標報價單中。

5.7招標過程中所形成的文件資料必須規範，各項內容要真實、準確完整。供應商入圍名單、投標報價單、市場價格調查單、招標類別供貨商評定表等均由採購招標小組專人整理保管，並按年度歸檔備查。

6定標

6.1在質量服務保證的前提下，以市場價格為依據，低價中標。在質量、價格、服務同等條件下，優先考慮有信譽有實力的一級供應商。

6.2在綜合考慮採購招標小組成員意見的基礎上，按照“少數服從多數”的原則形成小組決議。

6.3對最終確定的供貨商招標小組應口徑一致，並在原材料評定表上簽名。

6.4評標過程中公司督察部、營運部、公司財務核算部對招標情況有責任進行監督，採購 標工作按照“誰的職責，誰簽字，誰負責”的原則追究責任。凡只簽名未提出不同意見的 認定為“認同意見”。

6.5對在採購招標工作中，工作程序違反國家法規及公司規章制度，對公司造成損失的，應 根據法律及相關制度追究其責任。

7驗收入庫

7.1經招標後確定的供貨企業，各公司員工餐廳應按照招標結果使用該企業提供的產品。並根據《餐廳原材料驗收標準》對其公司提供產品進行檢驗。

7.2對質量不合格的原材料要立即停止供應，與供應商交涉並提出索賠報告，要求供應商承擔相應檢測費用，迅速完成原材料供應商更換工作，以免造成食品安全事故和經濟損失。

7.3採購招標小組應不定期對各餐廳原材料進行抽樣檢測，確保供貨質量。

8費用結算

8.1供應商辦理結算手續時，應提供增值税發票及公司驗收單據。

8.2財務部門負責對結算環節進行監督。

行政部門採購管理制度17

為加強原材料採購的管理，根據決議，結合本公司的實際情況，制定本制度：

一、材料科是原材料採購管理的第一責任部門，具體工作由材料科會同財務科完成。

二、對於大宗材料的採購，必須進行公開招標。通過考察綜合評選，採用相對價格較低、保證質量的材料和設備。公司各股東都可向市場詢價或介紹價格低廉的原材料，原材料價格採用階段浮動價。供貨商不得惡意競標已經發現取消其供貨資格，並永不合作。

三 、對生產所需的原材料應根據需要數量、規格、使用時間等作出採購計劃，周密佈署，確保生產需要。

確定材料採購供貨方後，應簽定詳細的供貨合同，內容包括產地、品牌、等級、數量、價格、型號、供貨時間等，按照合同規定，保證及時供貨。對緊缺原材料及時掌握信息，及時採購或積壓原材料。

四、生產用原材料設專人管理，原材料進場後及時辦理驗收、核實方量手續。對不合格的原材料嚴禁辦理入庫手續，材料收料單必須由門衞及專職人員二人簽字，並及時把材料出入庫手續送交財務部，保證帳物相符、帳帳相符。

五、供貨方應及時提供工程材料設備的證明和有關票據，以便結算入帳。

六、財務科嚴格對進場原材料進行監督和檢查核實，確保生產成本最小化。

行政部門採購管理制度18

為加強辦公設備和辦公用品管理，保障日常辦公運行，結合單位實際，制定本制度。

一、本制度所稱辦公設備和用品，是指辦公桌椅、沙發、茶几、飲水機、書櫥、檔案櫃、臉盆架、衣架、電腦、複印機、打印機、碎紙機、傳真機等辦公設備，以及計算器、筆、墨等文具，紙張、墨盒、硒鼓等耗材及其他辦公必需品。

二、辦公設備購置。辦公設備購置實行事前審批制度，由申請人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經相關科室主任、分管領導審核同意後，報鎮長審批，由財政所兩人以上負責聯繫、詢價、購置和結算；符合政府採購條件的，由財政所按政府採購程序運行。

三、辦公用品購置。辦公用品原則每季度採購一次，由財政所根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，確定購置數量，填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經分管領導同意，報鎮長審批後統一購置。因特殊原因確需臨時購買的，由申請人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，按以上程序報批後，由財政所購置。

四、辦公設備的使用和維護。各科室工作人員負責本科辦公用品的保管維護。電腦、打印機等辦公設備應定期清理、檢查，避免非正常損壞。確需維修的，由使用人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經分管領導同意，報鎮長審批，由辦公室統一報修，並予以登記。

五、紙張、碳粉、墨粉等耗材購置。各種辦公用紙由財政所按辦公用品購置程序購置。打印機、複印機的碳粉、墨粉用完後，應重新灌裝再次使用，由申請人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經分管領導同意，報鎮長審批，由財政所聯繫更換；確不能重新使用的，按上述程序審籤後，由財政所聯繫購置。

六、辦公用品保管和領用。財政所指定專人(趙鵬瀚)負責辦公用品保管和發放，領用人按需領取，並在《辦公用品領用登記表》上簽字。

七、人事調動和工作調整時，辦公室(財政所)負責監督辦公設備及用品的交接和調配。

行政部門採購管理制度19

1、根據《中華人民共和國食品衞生法》和《國務院關於加強食品等產品安全監督管理的特別規定》，做好食品採購索證和驗收衞生管理工作。

2、把好食品採購關，採購的食品應符合國家有關衞生標準和規定的有關要求，不得采購《中華人民共和國食品衞生法》第九條規定禁止生產經營的食品。採購的食品及其原料應當無毒、無害，符合應當有的營養要求，具有相應的色、香、味等感官性狀。

3、採購食品及其原料應當按照國家有關規定索證。採購時應索取發票等購貨憑據，並做好採購記錄，便於溯源；向食品生產單位、批發市場等批量採購食品的，或向供貨商直接批發採購的食品還應索取食品衞生許可證、檢驗(檢疫)合格證明或者化驗單。

4、食品定點採購，蔬菜等食品防止受到農藥等有毒有害物質污染，肉類採購放心品牌並索取檢疫證明，確保食品原料新鮮衞生。各類定型包裝食品儘可能選用知名度高的大型企業的產品，保證安全衞生。

5、不採購質量不新鮮、腐敗變質、發黴、生蟲、蟲蛀、有毒有害、摻假摻雜、超過保持期限及其他不符合食品衞生標準和衞生要求的食品。

6、採購的定型包裝食品和食品添加劑，必須在包裝標識上按照規定標出品名、產地、廠名、生產日期、批號或者代號、規格、配方或者主要成份、保質期限、食用或者使用方法等。食品包裝標識必須清楚，容易辨識。在國內市場銷售的食品必須有中文標識。

7、採購食品添加劑必須選購國家允許使用、定點廠生產的食用級食品添加劑。

8、採購的食品容器、包裝材斜、食品用工具、沒備、用於清洗食品和食品用工具、設備的洗滌劑、消毒劑必須符合相應的衞生標準，對人體安全、無害。

9、建立食品索證、進貨驗收台帳並進行記錄，指定專(兼)職人員負責食品索證、驗收以及台帳記錄保管等工作。

10、負責食品索證、驗收和台帳記錄的人員應掌握餐飲業常用食品衞生法規規定和食品衞生基本知識及感官鑑別常識。

11、在採購食品時，應到證照齊全的生產經營單位或市場採購，採購時應現場查驗供貨單位的資質。

12、在採購食品時應按下列要求進行現場查驗和索證：

(1)從食品生產企業或批發市場批量採購食品時，應按照生產批次向供貨商索取符合法定條件的檢驗機構出具的檢驗報告複印件並經供貨商簽字或蓋章。非批量採購食品時，應索取購物憑證。

從固定供貨基地或供貨商採購食品的，應索取並留存供貨基地或供貨商的資質證明，簽訂採購供貨合同，並按相關規定進行索證。

對於統一採購、統一配送的連鎖餐飲企業，可由連鎖區域總部統一索取並保存各類相關證件及檢驗報告，在需要時向其下屬連鎖店提供複印件或傳真件。

(2)採購食用農產品應索取銷售單位或市場出具的購物憑證。

(3)採購生豬肉的，應查驗確認為定點屠宰企業屠宰的產品並查驗其檢疫檢驗合格證明，並索取購物憑證。

(4)採購食品添加劑時，應查驗該產品是否獲得省級衞生行政部門的食品衞生許可及產品檢驗合格證明，並索取購物憑證。

13、食品在入庫或使用前應有專人驗收，查驗產品包裝、標識及一般衞生狀況是否符合相關規定的索證要求和其他相關要求，核查所購產品與索取的有效憑證是否一致，並建立台帳如實記錄食品名稱、規格、數量、供貨商及其聯繫方式、進貨時間等內容。

14、妥善保管索證的相關資料和驗收記錄，不得塗改、偽造，其保存期限不少於兩年。

行政部門採購管理制度20

為規範原材料的採購程序、節約採購成本、滿足經營的需求、提高經濟效益、特制定本制度。採貯管理流程分採購、驗收、倉管、發放四個環節，針對各餐飲企業的實際情況，具體切實做好採購工作。

第一條基本原則

1.廉潔自律，嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量，處理好與供應商的關係，不接受供應商禮金、禮品和宴請；

2.嚴格遵守採購規範流程，按流程辦事，能及時按質按量地採購到所需物品，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低採購成本；

3.加強採購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，做好採購相關文檔的存檔、備份工作，以有效地控制和降低採購成本並保證採購質量；

4.所有采購，必須事前獲得批准。未經計劃並報審核和批准，除急購外不得采購，急購需按《緊急採購管理流程》要求進行採購；

5.凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理採購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然後集中辦理採購；

6.採購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買，不得隨意變更供應商；

7.科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；

第二條供貨商的確定原則

1.初選供貨商：要深入細緻的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業化程度，貨物來源，價格、質量極其目前的供貨狀況。

2.試用供貨商：對於同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。

3.確定供貨商：在使用兩個月的基礎上、由財務人員、廚師長、採購人員提交效果報告，由公司審批確定。

4.簽定供貨合同：確定供貨商後，由總經理或物配經理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯：一份供應商；一份財務部；一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。

5.供貨商的更換與續用：在合作的過程中，如發現供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續用。

第三條市場調查原則

1.由財務人員、採購人員、廚師長每月不少於兩次進行市場調查。調查後需有調查記錄，寫明調查人員，調查時間、地點及調查結果，由全體人員簽字後交會計存檔。

2.調查時間、地點的選擇，每項15天調查一次，以批發市場早市開市期間為調查區間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況後的當日或次日調查。市場的調查以供貨商所在的市場為準。

3.調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、後幹雜調料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低於三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行採樣。對被調查的商品要詳細的瞭解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，切記只記錄買方一口價。

4.出實地調查外，當地的報刊、雜誌、電視等所刊出的價格，同行報價也是調查的手段和依據。

5.調查結果由調查小組結合實地調查結果和諮詢結果進行綜合討論通過。

6.零星物品的調查由總經理或委託其他人(採購人員除外)實施。

第四條採購的定價原則

1.設立尋價員：由廚師長、倉管員、質檢員組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價，在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的採購價格不定期進行。

2.定價程序：由財務人員同採購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價後予以確認，並由總經理、採購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行。

3.價格管理原則：對於供貨價格實行最高限價制，根據不同的貨品，其最高限價範圍如下：

(1)幹雜、調料、糧油、等執行價格不得高於市場批發價格的6%。

(2)低質易耗品的價格不得高於市場零售價的平均數。

(3)零星物品的價格不得高於市場零售價的3%。

(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高於市場批發價格的4%。

(5)蔬菜平均在一元以下者，其執行價格不得高於市場批發價格的15%。價格在一元以上者，其定價不得高於市場批發價的8%。

4.春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由於供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。

第五條審購程序

(一)耗用物品的審購程序

1、對於經常性項目的採購應由所需部門每月固定時間定期報計劃，申購單一式三聯(採購員、倉管員、財務部各一聯)。寫明所需物品的品種、數量、規格等，經總經理審批後，交由採購部門辦理。

2、需臨時採購的零星低值物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人同意後方可辦理。

3、零星物品的採購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明，限時購買。

(二)自購菜品的申購程序

1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單，申購單一式三聯(採購員、倉管員、財務部各一聯)，由部門負責人簽字後，交採購部門辦理。

2、庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知採購人員進貨。

第六條採購數量的確定原則

為提高經濟效益，降低成本，減少資金佔有，應根據勤進快銷的原則，按單採購的原則來確定日常的採購數量。

(一)鮮貨、蔬菜、水發貨的採購數量。

1、此類原料實行每日採購，一般要求供貨商送貨。

2、用上述原材料的部門每日營業結束前，根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的採購數量。

(二)庫存物品(幹雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的採購數量。

1、此類物品的採購數量應綜合考慮經濟批量、採購週期、資金週轉、儲存條件等因數，根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低於一天的用量。

2、庫存量上下限的計算公式：

最低庫存量=每日需用量×發貨天數最高庫存量=每日需用量×15天

第七條：貨物的驗收原則

(一)驗收的質量標準：

根據本公司制定的《原材料鑑別標準》進行驗收

(二)驗收的數量標準：

根據採購人員收取的當日採購申請單上寫明的數量據實進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。

(三)驗收人員：

庫房人員、領用部門負責人、監督員等最少2人共同驗收。

(四)驗收時間：

每日上午9：30---10：00下午4：30

(五)驗收程序：

1、由庫管人員填寫“入庫單”或“鮮貨食品驗收單”註明所收商品物資的數量。入庫單、驗收單填寫完後，由採購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。

2、對不符合《原材料鑑別標準》和數量超過“申購單”的商品物資(菜品)，使用部門有權拒絕收貨。

第八條倉庫管理

(一)、負責入庫貨物的驗收，保管及發放工作。

(二)、貨物入庫

1、認真驗收，查核貨物的數量、質量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。

2、開出入庫驗收單

3、及時登記帳卡，每天結出數量合計數，並錄入電腦。

(三)、庫存保管

1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。

2、做到先進先出、防止積壓變質。

3、設“慢流動表”，凡是庫存超過100天，都要上“黑名單”，上報部門負責人。

(四)、發放管理

1、直入廚房：以收貨驗收後直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等，憑經廚師長簽字的“收貨單”數量標準直拔。

2、倉庫發放，廚房各班組必須填寫領貨單，經廚師長簽字認可後出貨，店面大堂經店長簽字同意後出貨。

第九條採購事項

1、採購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資(菜品)的數量和《原材料鑑別標準》以及有關定價原則進行採購。在採購過程中，因市場行情發生變化，而影響採購數量和質量的，要及時與所購商品物資的使用部門聯繫，徵得同意後方可購買。

2、在採購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額，(預製已列明菜品的一式二聯的採購清單，採購人員自留一份，財務結賬一份)。菜品要分別堆放裝運，以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放，嚴禁擠壓，以免影響菜品質量。冷藏肉品注意保鮮。

3、對商品物資(菜品)的退貨和積壓商品的處理，採購部門有積極協助處理的義務。

4、對採購過程中發生的非正常損失(採購數量與收貨數量差異過大)，須單獨列明並説明原因。