[摘要]教學祕書是學校的基層教學管理人員，是高職院校教學質量監控的有力保障。本文淺析教學祕書在教學管理工作中存在的問題和麪臨的困難，結合自身工作實踐，淺談如何提高教學祕書對高職院校教學質量的監控作用。
[關鍵詞]教學祕書 高職院校 教學質量 監控作用
影響教學質量的因素很多，不僅限於人才培養質量，還包括與人才培養質量相關的所有工作的質量，如專業課程設置、教學任務落實、教材選用、管理人員水平等教學環節。教學質量監控是學校依據質量標準對教學環節進行的質量檢查或評估，主要通過及時反饋信息，調整工作計劃，確保工作目標的有效實現。可以説，教學質量監控是提高學校教學質量的重要手段。
教學祕書又稱教務員，是教務管理工作的具體執行者，也是教學質量管理的落實者。教學祕書在高校教學管理中具有助手參謀、溝通協調、管理育人和信息管理等作用。他們最容易發現教學管理中存在的問題，通過參與教學檢查和評估等工作，可以為學院領導提供信息反饋和決策參謀，有利於進一步監控學校的教學質量。
一、教學祕書在教學管理工作中存在的問題和麪臨的困難
1、工作定位低，不受重視
教學祕書作為行政人員，一般不參與課堂教學工作。部分領導對教學祕書工作不能給予足夠的重視，同時對教學祕書的工作職責瞭解不全面，簡易認為教學祕書就是打打字，接接電話，收發文件，服務廣大師生的，而忽略了其管理協調職能。當然還有基於傳統理念和習慣，部分老師把教學祕書定位為“保姆”，一些打印複印等事務都找教學祕書，在他們眼裏只有低層次和教學水平很差的老師才會當教學祕書。
2、臨時性、重複性工作太多
隨着高職院校二級教學管理的進一步深化，很多常規工作重心下移，二級學院教學祕書的工作量更大了。由於教學祕書工作本身就比較繁瑣，加上教務處和學院領導雙重管理，教學祕書的臨時性和重複性工作越來越多了。教學祕書疲於應付各類教學檢查和評價，如組織開展學生座談會，統計分析調查問卷等，這些以質量監控為初衷的工作並沒有得到廣大師生的認同，大家都敷衍了事，導致很多工作流於形式，意義甚微。
3、進修機會少，待遇相對偏低
教學祕書相對而言收入普遍偏低，即時同樣學歷、職稱和工作年限，教學祕書的收入比普通老師和學生輔導員低不少。教師可以通過課程建設、項目申報、科研等獲得額外的'報酬，教學祕書則只能每個月拿固定工資。同時教學祕書工作單一，不夠專業化，很難有進修的機會；每天做着繁瑣而機械的工作，個人的知識和能力很難有所提高和發揮，這也更加擴大了教學祕書與普通老師的差距。
4、易產生不良情緒，影響工作效率
教學祕書工作除重複性大，工作繁瑣又不受重視，碰上一些不講理的師生更加煩悶，加上收入低，教學祕書容易心裏失衡，容易產生厭倦和自卑等不良情緒，會對心理健康造成負面因素，影響教學管理工作的有序運行。
二、如何提高教學祕書對教學質量監控作用的幾點思考
1、明確角色定位，增強服務意識
在管理活動中，管理系統包括管理主體、管理對象、管理過程和管理目標者四個方面，管理的主體是管理者，是管理系統的核心要素，對管理的運行起着主導作用。教學祕書是教學管理隊伍中的基層人員，是教學管理活動的主體之一。在《浙江省高等學校教學管理基本要求（試行）》中明確指出：在院（系）級教學管理機構中，院長（系主任）全面負責院（系）的教學管理和教學研究等工作，是院（系）教學質量的第一責任人；分管教學的副院長（副主任）主持日常工作，是院（系）教學質量的直接負責人。院（系）應設專職教學祕書或教務員，在分管教學院長（系主任）的領導下，處理日常教學行政工作並做好教學運行狀態、質量信息的經常性調查瞭解工作。由此可見，教學祕書是從屬於教學管理部門，輔助教學院長實施教學管理工作的人員。
教學管理的最終目的是保證提高教學質量。一方面，教學祕書作為教學管理人員要樹立正確全面的質量觀，積極協助院領導進行教學質量檢查，加強教學信息反饋過程的管理，按時或不定時的抽查學生作業，召開師生座談會，瞭解教學方法與教學效果。另一方面，教學祕書在教務處的指導下，協助分院領導對教師教學質量和學生學習質量定期展開評價，開展教學工作評價，明確目標，抓好基礎，突出重點，堅持“以評促建，重在建設”的原則，堅持教學工作評價經常化與制度化，實現教學工作與日常教學管理相結合。
教學管理是以服務廣大師生為終旨，因此我們在管理工作中要增強服務意識。教學祕書工作接觸最多就是師生，所以提高工作效率的同時需要為廣大師生提供便利，端正態度，加強服務意識。比如排課時全面考慮老師的具體情況，儘量合理安排上課時間，做到公私分明同時協調好與教師的關係；此外與學生接觸中態度要親和，不要對學生趾高氣揚。良好的同事關係，和諧的工作氛圍，是順利開展教學工作的重要前提，便於促進學校教學活動有序、高效地運行。
2、轉變工作方法，優化工作流程
由於教學祕書工作繁雜，涉及的面較廣，因此教學祕書要理順工作思路，提高辦事效率。
零缺點管理，在工、衞製造界得到廣泛推廣和應用。它的基本思想是第一次就把事情做好，將追求質量作為一種管理藝術，可以避免那些浪費在補救工作上的時間、金錢和精力，不會每天出現層出不窮的質量問題。其理念是“第一次就把事情做對，永遠是比較便宜的”。零缺點管理的核心一是要有標準，二是強調執行標準的過程。教學祕書在工作中可以借鑑“零缺點管理”思想，根據教學工作安排，制定工作目標，優化工作流程，儘可能一次性完成工作，減少日後修補工作時間。
教學管理工作以學期為單位，因此具有一定的重複性和規律性，因此教學祕書在工作中要摸索規律，瞭解處理重複性工作的標準方法，規定各項管理活動的時間先後順序，優化工作流程，使各項工作有序進行。例如期末考試工作，教學祕書先將學期各門課程按考試課和考查課進行分類統計，結合考試改革課程，在考試的前兩週通知所有任課教師做好期末出卷和自查試卷難易程度工作；同時嚴格試卷審批手續，在專任教師將試卷交由教研室主任及分管教學領導簽字後，教學祕書在印刷試卷之前需協助檢查試卷的格式、難度和區分度，加強試題印製和分發、保密工作，保證考試的信度和效度。在統一調配期末考試老師監考時，應全面考慮老師的個人情況，在不影響考試工作順利進行的同時照顧個別家裏有事、年紀大、懷孕、哺乳期的老師，工作中應儘量做到人性化。關鍵的還有嚴格考試過程管理工作，考試前向每個監考老師傳達教務處和二級分院關於嚴格考風、考紀的宣傳，考試中檢查巡考領導、監考教師的到位情況，考後檢查教師的成績評定。
3、加強學習，提高專業化水平
知識結構單一，本科學歷層次，管理水平停留在“事務性”、“經驗性”階段，難以實現“專業化”是目前大多教學祕書普遍存在的問題。理想的教學祕書不但需要了解和掌握高等教育和高校管理的一些基本知識，還要了解所在院系的專業特點、課程體系和教學方法等，同時還要了解公共關係學，心理學，祕書學，管理學等相關知識。因此教學祕書在工作之餘，要加強學習，努力完善自己的知識結構。
除了理論知識以外，教學祕書還要在工作中培養自己的統籌能力、協調和溝通能力、寫作和表達能力。在工作中要要勤於總結和思考，開展自我批評，更加清楚地認識自己，瞭解自己的優缺點，揚長避短，提高工作效率。做到加強自身教學管理知識同時提高管理協調能力。
教學祕書要積極主動爭取各種進修和培訓機會，努力提高專業化水平，爭取像廣大教師一樣，持證上崗。如近兩年教育部高等教育司組織的《全國高等職業院校院系教學祕書高級培訓班》，有利於教學祕書更好地瞭解高職教學管理的內涵、規律、方式和方法等，提高其專業化水平，培訓結束還可以獲得國家“祕書職業資格”證書。
4、調整工作態度，改變不良心理
首先，轉變觀念，認識到工作不分貴賤，只是分工不同而已，明白自己從事的是一份平凡而高尚的職業。教學祕書對教學計劃管理，學籍管理和考務管理等工作起着承上啟下的紐帶作用，是學校教學工作正常運行的骨幹力量。
其次，要增強自律意識，提高工作責任心。教學祕書工作一定要耐心、細心，稍有疏忽，容易造成教學事故。如課表教室衝突，教材漏訂，考試時間衝突、考試教室衝突等。教學工作是學校工作的中心，教學管理水平直接影響教學質量。故而教學祕書要做好本職工作，服務廣大師生是責無旁貸的；即時面對工作中的委屈，把它當做對我們個性和能力的一次挑戰，儘快調整情緒投入工作。
最後，排除一些不合理的信念，如“所有人都應該喜歡我”、“問題只有一個正確的解決辦法”、“這項任務我不做自然也會有人做”等。不要太在意別人的看法，不要怨天尤人，機會也要靠自己去爭取，只有這樣才能輕鬆工作。
綜上所述，教學祕書要明確角色定位，有意識地培養樂觀、愉悦的心境，精神飽滿、熱情自信，在工作之餘加強學習，提高個人素養和工作專業化水平，改變不良心理，調整心態，這樣就能輕鬆地對待工作中出現的問題和麪臨的困難，進一步發揮自己對提高學校教學質量的作用。
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