檔案數字化涉及檔案館內部許多部門,因此，加強組織管理工作顯得十分重要。檔案數字化建設是一項複雜的系統工程,要經過實際的調研和論證，運用科學方法預測，制定科學配置各種資源進行檔案數字化的總體規劃和年度專項計劃。通過計劃謀求管理系統的外部環境、內部條件、決策目標三者在動態上的平衡，實現制定的各項目標。
實施是一個複雜的活動過程。檔
案數字化建設又是一項全新的工作，技術含量高，涉及到許多因素，在實施過程中會出現各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾。實施特別強調解決問題的及時性，通過創新行政管理與技術管理相互作用的新機制，實施有效的組織、指揮、協調、激勵工作，保證檔案數字化計劃目標的'順利實現。
一、檔案數字化的指導思想與原
則檔案數字化的指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度地發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏檔案原件完好，保證數字化檔案真實準確，更好地發揮檔案信息資源的作用。
檔案數字化的原則是：要遵循
重要檔案數字化的價值性、常用檔案數字化的實用性、開放檔案數字化的開放性、褪跡檔案數字化的搶救性、解密檔案數字化的及時性、目錄數字化與全文數字化分步的時效性、檔案數字化加工與利用同步的一致性等原則。
二、本級為主,分步實施
1、本級為主。根據檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數是本級機關形成的，這部分檔案自然是當地檔案館數字化的重點。同時，地方檔案館都保管着大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重複是必要的，這些紙質文件來源一般都是上級機關統一印製的。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據需要和可能適時、適量地進行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數字化，以滿足當前工作的急需，儘量減少檔案館多層的重複勞動。
2、分步實施。館藏檔案數字化
不可能一步到位，而且檔案室進館範圍檔案陸續進館，進館範圍檔案實施檔案數字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實施過程中，文件級目錄數據庫建設是最基礎性的工作，是第一位需要建全的。專題數據庫建設，是根據現實需要而適時建立。全文數據庫建設，是滿足信息檢索需要而必須加快建設的數據庫。
三、檔案數據庫的管理
1、在建數據庫的設立。在建數據庫是為了數字化加工所設立的動態庫，是數據不斷變化的數據庫，完成的文件級目錄數據庫則是成果庫。但是，在鑑定及全文數字化加工過程中，它又成為全文數字化加工在建數據庫。
2、成果數據庫的使用。成果數據庫只分配使用權限，只有特殊需要時經批准，才分配數據改變的操作權限。
3、數據的管理與監督。建立技術負責人、超級管理員、數據管理員連鎖責任制。實行審批者沒有數據操作權；超級管理員只允許分配權限，不允許使用數據操作權；數據管理員只有需要時經批准使用數據操作權；
用後即刻收回；給予單位領導和相關中層幹部全部數據的查看權。
四、數字化檔案利用服務
數字化檔案利用服務工程是以搞活數字化檔案利用為目的，以局域網、政務網、互聯網為平台，通過建立數據安全管理制度、網絡安全運行制度和具有法律責任的網管、數據管理員、數字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制，環環相扣，從措施上保證數字化檔案的準確。通過防火牆、CA認證、數字水印、電子簽章、權限控制等計算機新技術，從技術上保證數據的安全，利用網絡實現檔案的法律效力，實現遠程為利用者提供快捷、準確數字化檔案的目標。
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