接待工作是辦公室日常事務中的一項常態化工作，要想做好這項日常工作，全面的接待準備工作是先決條件。可以從接待工作的環境、物質和心理三個方面進行準備。
（一）環境準備接待工作的環境主要是指單位的整體環境和接待室（會客室或辦公室）的局部環境。單位的整體環境要求安全、整齊、潔淨。接待室的局部環境一般可分為硬環境和軟環境。1．硬環境硬環境包括室內空氣、光線、顏色、辦公設備及會客室的佈置等外在客觀條件。
（1）空氣環境，包括空氣的温度、濕度、流通與味道四個因素，一般接待室温度控制在21～28℃，室內的相對濕度保持在40%～60%。接待室要注意通風和空氣調節，經常開窗透氣，保持空氣清新，也可適度噴灑氣味淡雅大方的空氣清新劑。空氣環境的好壞，對人的行為和心理都有影響，對提高接待工作效率也十分重要。接待室應適當綠化，擺放綠色植物不僅能美化環境，還能淨化空氣。植物的選擇最好為常綠植物，如龍血樹、金錢樹、萬年青、葉蘭、龜背竹等。如果接待室空間較小，也可以採用垂吊類植物，如吊蘭、常春藤等。
（2）光線環境，接待室要有適當的照明，應以自然光源為主，人造光源為輔。
（3）聲音環境，接待室要保持肅靜、安寧，使接待人員能聚精會神地從事接待工作。
（4）接待室佈置，注意辦公桌、文件櫃等大件物品要擺放合理，書報、文件等歸類擺放整齊，牆上可掛單位的宣傳圖片等。接待室清潔、明亮、整齊、美觀，會讓來訪者感受到這裏的工作有條不紊，生機盎然。如果沒有專門的`接待室，也應在辦公室中騰出一個比較安靜的角落來，讓來訪者可以從容就座、談話。2．軟環境軟環境包括接待室的工作氣氛、接待人員的個人素養等社會環境。良好的工作氛圍，接待人員熱情的接待態度、大方得體的禮儀、周到細緻的接待安排，都能讓來訪者感受到一種蓬勃向上的凝聚力，從而產生良好的印象。
（二）物質準備
1．茶水、飲料的準備接待所用的桌椅、沙發等要擺放整齊，保持桌面清潔。茶具應整齊擺放在桌面上，並保證熱水供應。
2．水果、點心的準備綜合考慮來訪者的身份、人數、性別、年齡等因素，適量準備口香糖、小點心、水果、糖果和零食等。
3．煙、打火機或火柴、煙灰缸的準備桌面上要擺放稍大點的煙灰缸，還要準備好紙巾、打火機、火柴等用品。
4．相關資料的準備為了排解來訪者等待時間的情緒，在接待室可以放置書報架，擺放一些書報雜誌或單位簡介等對外宣傳資料。
（三）心理準備接待工作的心理準備，是指接待人員要以誠心、耐心、熱心去面對每位來賓，熱情適度，和藹可親，用語禮貌，舉止大方。接待人員要有強烈的角色意識和服務意識。
（1）誠心，要能夠站在對方立場，以一顆真誠的心，幫助每一位來訪者解決問題。
（2）耐心，要不煩不燥，細心周到地對待每一位來訪者。
（3）熱心，要以自始至終親切的態度，為來訪者提供接待服務。
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