賀信一般由標題、稱謂、正文、結尾和落款五部分構成。
(一)標題
賀信的標題通常由文種名構成。
如在第一行正中書寫“賀信”二字。有的還在“賀信”或“賀電”的前面加上誰寫給誰的內容，或者寫明祝賀事由等。個人之間的賀信、賀電也可以不寫標題。
(二)稱謂
頂格寫明被祝賀單位或個人的名稱或姓名。寫給個人的，要在姓名後加上相應的禮儀名稱如 “同志”。稱呼之後要用冒號。
(三)正文
賀信的正文要交待清楚以下幾項內容：
第一，結合當前的形勢狀況，説明對方取得成績的大背景，或者某個重要會議召開的歷史條件。
第二，概括説明對方都在哪些方面取得了成績，分析其成功的主觀、客觀原因。賀壽的賀信 ，要概括説明對方的貢獻及他的寶貴品質。總之這一部分是賀信的中心部分，一定要交待清楚祝賀的原因。
第三，表示熱烈的祝賀。要寫出自己祝賀的心情，由衷地表達自己真誠的慰問和祝福。要寫 些鼓勵的話，提出希望和共同理想。
(四)結尾
結尾要寫上祝願的`話。如“此致——敬禮”、“祝爭取更大的勝利”、“祝您健康長壽”等 。
(五)落款
寫明發文的單位或個人的姓名、名稱，並署上成文的時間。
賀信的分類
1.上級給下級的賀信、賀電。可以是節日祝賀;可以是對工作成績表示祝賀等。這類賀詞，最後都要提出希望和要求。
2.下級給上級的賀信、賀電。這類賀詞一般是對全局性的工作成績表示的祝賀，此外還要表明下級對完成有關任務的信心和決心。
3.平級單位之間的賀信、賀電。一般是就對方單位所取得的工作成就表示祝賀，同時還可以表明向對方學習的謙虛態度，以及保持和發展雙方關係的良好願望。
4.國家之間的賀信、賀電。當有外交關係的國家新首腦就職、或者友好國家有重大喜事時，一般要致賀詞，這既是禮節上的需要，同時也是謀求雙方共同發展、維護雙方共同利益的方式。
5.個人之間的賀信、賀電。用於親朋好友在重要節日、重大喜事中互相祝賀、慰勉、鼓勵;或者祝賀某人在工作、學習中取得了好成績，以分享快樂。
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