书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1.称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
(1)给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
(4)给师长的信。通常只写其姓或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
(5)给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2.正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信，甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3.结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。
结尾的习惯写法有两种：
(1)在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
(2)不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4.署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
【书信格式范文一：给远方小学生的一封信】
远方的小学生：
你好!我是来自俗称“人间天堂”——杭州的小学生。我们杭州有这个美誉昌因为这里有优美的环境和著名的景点——西湖。传说西湖是从天上掉下来的一颗明珠。西湖边有婀娜多姿的'垂柳，有三三两两的摄影师;还有在西湖边玩耍的小朋友们，构成了一幅动人的画面。还有湖中成群结队的野天鹅在水中嬉戏;美丽的荷花在微风中翩翩起舞;水面随风轻轻波动。学了《草原》这篇课文，我想，你们那儿的环境也一定很美吧!
我还有一个温馨的家庭。它是一个为我遮风挡雨的地方。家里充满了生机：有欢天喜地的笑声;有严厉的教导声;还有钢琴的声音。
我来自我介绍一下吧，我是一个比较胆小又略微内向的小学生。我有很多爱好：弹钢琴、画画、写作、编故事、体育运动……弹钢琴是我的强项，还拿过浙江省一等奖呢。
我们将要开展“手拉手”的活动。到时候，我们成为了要好的朋友，就可以互帮互助，取长补短，我想了一些建议：可以常常通过寄信的方式进行交流，互相寄一些当地的特产。比如说，杭州有丝绸用品。还可以写信说说家乡的变化、学习方面，或者讨论讨论问题。我还想写邀请函邀请你到杭州来玩。如果你还有别的困难，我们会尽全力帮忙的!
祝你
学业进步，天天快乐，身体健康!
【书信格式范文二：致雷夫老师的一封信】
致雷夫老师的一封信：
雷夫老师，您好!很冒昧打扰您了，可能您还不知道我是谁吧?首先我做个自我介绍：我是来自中国浙江省杭州市的一位学生，我所在的学校是天长小学，我叫金颖。虽然我只是个四年级的学生，但是我通过蒋老师推荐的《第56号教室的奇迹》认识了您。我从书中了解到你们那儿的生活很充实很幸福，因为你们班的同学可以玩各种各样关于学习的游戏，如BUZZ或心算，他们还不会因为害怕而胆怯，永远那么阳光自信，他们还能在您的带领下游览各国的大好河山。既然您把你们班的奇闻趣事都告诉了我们，那我也向您做一些我们的分享，我们班有平易近人，亲切随和的老师，幽默风趣，活泼开朗的同学，还有一个温暖的大家庭。
不过我还是有一些小问题想问您：一、你们班上银行里的钱是真的吗?二、你们外出旅游真的住五星级酒店吗?三、您头发着火了，他们真的抡起胳膊使劲打您的头吗?
期待您的回信，祝您工作愉快!
中国小朋友：金颖敬上
20XX年2月21日
文萃咖
