一、應該
應該給人不容置疑的強迫感。無論是對別人還是對自己提出要求，最好用緩和一些的詞彙去替代掉比較好。比如説“我建議”、“我覺得”等等。
二、一定
“我一定……”這樣的措辭不僅僅生硬，還會讓人覺得你是個自私且佔有慾強的人，從而產生牴觸的心理。最好是換成“你可以答應我嗎”等之類的商量語氣。
三、必須
必須是一個命令式的職責性詞語，這樣的口吻通常帶有命令的氣勢，會讓人難以接受。如果一定要用必須要在前面解釋理由，然後表達自己的意願，比如“我實在太累……”等。
四、需要
用“你需要什麼”來限制他人，不如換成建議的温和方式，比如“這件事我們最好是這樣安排”等。
五、不得不
這樣的表達讓人覺得很消極，一件事當你“不得不”做的時候，通常都是被強迫做的，最好提醒自己“我想做”或者“我可以做”。
六、不能
不能就是肯定的拒絕，這樣的.語言就像關上了一道門，把許多有可能的機會都擋在了外面。用“也許”、“可能”這樣的詞彙去代替它，會給自己提供更多的選擇。
七、不可能
這個世界沒有什麼事情是不可能的，這樣的詞彙要少説，如果那天不可能的事變成了可能，那麼你就是搬起石頭砸了自己的腳。少用避免很多尷尬。
八、絕不
“絕不”這個詞態度太過強硬，很容易傷害到別人的感情。即使心裏一百個不願意，口頭上最好也要找個委婉的理由拒絕。
九、閉嘴
閉嘴帶着暴力型，會體現出你的負面情緒，表達意見之前，最好先説出原因，然後加上“請”字，千萬不要直截了當的説。
十、你別管
別人好心幫你，你卻冰冷的拒絕他人的善意，會讓人覺得你是一個沒有人情味的人，在拒絕之前先謝謝或肯定一下對方。
辦公室用語禁忌都有哪些
幾位領導討論了哪些話是經理們絕對不能説的，以及哪些私人信息是最好不要在辦公室裏公開的，同時他們也提及了應當注意迴避哪些對業務不利的口頭禪。以下是他們的一些看法：
某公司首席執行官David KerpenKerpen説他記得有一次他在電話中讓一位員工的態度更加友好一點，但在那之後他卻感到十分鬱悶。他在一則題為《老闆決不可以説的17句話》的帖子中寫道：“我所説的話其實並不重，但我説話的方式才是問題的所在——我是當着其他同事的面對他那麼説的，”
他寫道：“作為一個領導，你必須要非常清楚且敏鋭地認識到一點，即整個團隊都在看着你。你所説的所有話都可能會被放大——只因為你是領導。”
Kerpen讓一些企業管理者列出領導絕不可説的幾句話，其中包括了：
“我是老闆。”：沒有人會願意為一家不尊重員工貢獻與人格的公司工作，如果你的員工只是想奉命行事，那他還不如去參軍——員工們的天職才不是服從。除非你是軍隊的領導，否則就請不要擺着一幅架子跟員工説話。
“你怎麼搞的？”：當員工犯錯誤時，老闆可能很容易會產生挫敗感，但是這句話卻是直接質疑了員工的能力。員工聽到這句話時，不單單隻認為他們存在一些嚴重的缺點，他們還可能認為你對他的能力已完全失去信任——這樣只會使他一錯再錯。
“這只是一個小客户/這只是一筆小生意。”：這暗中示意了員工要將大客户和小客户區別對待，而這顯然是一個嚴重的錯誤——這不僅會嚴重影響公司對客户的服務，你的員工還可能會因此爭搶一些重要客户。
“你做得還行。”：當員工要求得到反饋時，不要只是説他們做得還行、做得還可以。要求反饋證明了這個員工有着一定的潛力，他們希望成長，希望改變，希望提高……而你卻只是告訴他“你做得還行”但不給出任何改善的建議，就會讓你的員工錯
令人懼怕的三個詞語之一：不幸的是
“這個詞語太過吸引注意力，以至於一段信息中它會成為最顯眼的詞語。我們很清楚這意味着壞事要來了。對求職者來説，這意味着被企業冷酷地拒絕，不論你的履歷多麼完美，不論申請人數有多少。”莫蘭寫道。
這個詞彙還用在其他令人不快的語境。“當它出現在企業內部郵件中，這就意味着裁員，或者其他不好的變化。它也可能意味着卡布奇諾咖啡機壞了，或者公司的按摩師生病休假。這個詞總是意味着下面要講一個壞消息。”
他寫道，“但不幸的是，‘不幸的是’這個詞的使用頻率實在太高了。”
文萃咖
