道歉信是要向對方陳述無法答應的所請所託的原因，對不願為的事，可聲明自己的一貫主張，對不能為的請託，更應陳述理由，説明自己為什麼不能為。
一、格式內容
【稱謂】
收信人名字，有的`還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
【正文】
這是信的主體，可以分三個部分來書寫。
第一部分：簡單交代對何事進行道歉
第二部分：解釋事情發生的原因，消除誤會或矛盾。
第三部分：再次表示遺憾和歉意，表明願意補救的願望，提出建議或安排。
【署名】
最後寫上寫信人的姓名和日期。
二、注意事項
1、事情原委要解釋清楚。
2、説明情況與理由，實事求是，簡明扼要。
3、態度誠懇。
4、用詞委婉，語氣温和，得體。
三、道歉信範文
【範文】
尊敬的行管一班同學：
您們好!首先，對於這次院運會報名的事件，請允許我表示由衷的歉意!
由於工作疏忽，在這次院運會過程中做出了一些對您們不尊重的事情，給您們造成了十分不良的影響，這是我的失職。這次事件中，作為體委，我沒有做好自己的本分工作，做事不夠認真，以致於自己犯下了通知不到位等低級的錯誤，因此，在此，我向您們致歉!望見諒!並且我會認真檢討自己的行為，吸取教訓，往後，我會以身作則，做好以後的工作，不再犯類似的錯誤。
道歉人：
日期：
文萃咖
